En finir avec les factures impayées - La Semaine Vétérinaire n° 2033 du 03/05/2024
La Semaine Vétérinaire n° 2033 du 03/05/2024

Finances

ENTREPRISE

Auteur(s) : Par Françoise Sigot

Le traitement des factures est une question à aborder de front pour une clinique vétérinaire. Notamment par la mise en place de bonnes pratiques comprenant à la fois des mesures préventives et une phase de recouvrement amiable.

Avec les difficultés économiques, les retards de paiement sont de plus en plus fréquents. Et les cliniques vétérinaires n’y échappent pas quelle que soit leur spécialisation. Élément nouveau, si jusque-là les retards étaient habituels et finissaient par se résoudre, désormais ce sont les recouvrements de factures qui se multiplient. Douces ou plus coercitives, les méthodes existent, mais force est de constater qu’elles sont souvent coûteuses et longues à mettre en place. Pour autant, certaines méritent d’être étudiées. Pour autant, certaines méritent d’être étudiées.

Analyser le risque client

Comme toujours en matière d’impayés, mieux vaut prévenir que guérir. Autrement dit, avant d’engager une relation commerciale soutenue avec un nouveau client, il peut s’avérer utile de se renseigner sur sa situation financière. Lorsqu’il s’agit de particuliers, la tâche est impossible et souvent inutile, car la majorité des factures aux particuliers est réglée à la fin de la visite. Pour les professionnels en revanche, elle est souvent plus simple qu’il n’y parait. En effet, de plus en plus de structures agricoles sont organisées en sociétés ce qui facilite la veille financière. Pour ce faire, il suffit de consulter les comptes de la société auprès du greffe du tribunal de commerce où est domiciliée la société ou auprès de sites spécialisés sur Internet. Il ne faut pas négliger non plus le bouche-à-oreille qui en dit parfois long sur la solvabilité d’un client et là, cela vaut pour les particuliers comme pour les professionnels. Ainsi armée, la clinique pourra prévenir le risque d’impayés et agir en conséquence.

Mettre en place un scénario 

C’est bien connu, ce que l'on conçoit bien s’énonce clairement. Partant de ce principe, pour remédier aux impayés, il convient en premier lieu de fixer des délais de paiement en précisant à ses clients les règles que l’on applique en la matière. D’abord, en verbalisant ce point lorsqu’on est en visite. Ensuite, en l’indiquant clairement sur la facture. Enfin, il s'agit aussi de préciser au client que passé le délai de paiement, la procédure de recouvrement se mettra en place. Et là encore, il est important de définir avec précision les étapes de ce processus. Ainsi, chacune des parties aura connaissance de ses droits et devoirs et, en cas de litige, il sera bien plus aisé d’obtenir gain de cause auprès d’un mauvais payeur si les règles figurent en toutes lettres sur les documents comptables échangés avec celui-ci.

Relancer dès le terme du délai

La gestion des impayés exige un suivi quasi quotidien. Simplement parce que si un réglement est exigé au terme du délai de paiement, cela servira de rappel au client récalcitrant ou distrait. Sous pression, il aura alors tendance à s’acquitter de son dû ou à prendre contact avec la clinique pour expliquer son retard de paiement et solliciter un échéancier. À l’inverse, si la relance arrive des semaines ou des mois après l’expiration du délai de paiement, le mauvais payeur pourrait interpréter que le traitement des factures, et par conséquent les encaissements, ne constituent pas une priorité pour la clinique. Ce faisant, il pourrait retarder encore davantage son paiement, en espérant que sa créance passe par pertes et profits et que la prochaine relance ne vienne jamais…

Une première relance amiable

Parfois, l’impayé ne résulte pas d'une mauvaise volonté mais d'une impossibilité de payer. Pour cette raison, la première relance ne doit pas prendre la forme d’une injonction définitive. Elle doit, au contraire, se placer sous le signe de l’ouverture et de la discussion. Certes, il s’agit bien de rappeler au client le réglement de sa facture, mais il s’agit plus encore de comprendre les raisons pour lesquelles il n'a pu l'honorer. Cette démarche donne de meilleurs résultats si elle est effectuée par le vétérinaire qui intervient régulièrement chez le client débiteur. Et elle aboutit ainsi souvent à un accord qui passe en général par un délai de paiement un peu plus long. Mais elle permet d’établir une relation de confiance. Passé cette première relance, si le réglement n'a toujours pas eu lieu malgré l’accord, la négociation devra être plus ferme. Il convient à cemoment-là de faire intervenir la comptabilité si toutefois la clinique dispose d'un tel service. Et à la négociation, il faudra privilégier le rappel des règles en matière d’impayés. Une dernière étape avant d’entamer une procédure plus coercitive.

Faire appel à un prestataire externe

La traque des impayés est une tâche difficile à laquelle le soignant ne peut se permettre d'accorder trop de temps. Dans les cliniques où un service comptable existe, cette mission sera la sienne. Lorsqu'un associé est chargé de la gestion, il en assumera la tâche. En revanche, certaines structures préfèrent externaliser la gestion des impayés. Il n’existe pas de bonne ou de mauvais formule. La solution est de prendre en compte les compétences et les appétences dont on dispose en interne. Si aucun des associés ne se sent à l’aise dans cette fonction, mieux vaut faire appel à un prestataire externe. Un service payant : qui représente en moyenne 5 à 20 % du montant des créances récupérées. Un coût non négligeable qui peut être contenu si les deux premières relances sont gérées en interne, celles-ci étant généralement moins conflictuelles. Au-delà, la situation devient complexe pour les non aguerris, et les professionnels disposent de méthodes souvent plus efficaces. Si malgré ces actions, les impayés s’accumulent, la justice est encore le dernier recours. Il s’agit alors de se rapprocher du tribunal où est domicilié le défendeur pour formuler une demande d’injonction de payer. La médiation est à regarder en première intention, car une procédure juridique engendre des frais, notamment ceux relatifs aux services d’un avocat, quasi indispensable pour parvenir à une solution. Et elle est souvent longue et incertaine. Autant dire que le montant des créances à recouvrir doit être suffisamment important pour que la procédure ne soit pas à perte. En matière d’impayé comme dans tout conflit, il ne faut jamais perdre de vue qu’un mauvais accord vaut toujours mieux qu’un bon procès.

L’assurance contre les impayés

Beaucoup de compagnies d’assurance proposent leur couverture contre les impayés. Mais comme pour l’action en justice, avant de s’engager, il convient au préalable de procéder à l'analyse coût/bénéfice. Pour cela, un examen de la situation financière des clients est indispensable pour évaluer le degré de risque d’impayé et le mettre en rapport avec le coût de l’assurance. Enfin, si l’on est confronté à cette situation, il est conseillé de consulter attentivement ses contrats d’assurance. Certains prévoient en effet une assistance juridique qui peut prendre en charge les frais de procédure en cas de litige, et notamment d’impayé.

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