La prévention des impayés - La Semaine Vétérinaire n° 2005 du 06/10/2023
La Semaine Vétérinaire n° 2005 du 06/10/2023

Finances

ENTREPRISE

Auteur(s) : Par Holly Jessopp

La problématique des impayés et du recouvrement fait, incontestablement, partie intégrante de l’exercice vétérinaire. Non seulement les impayés obèrent la trésorerie des cliniques, mais ils génèrent aussi des difficultés supplémentaires de gestion de l’entreprise (relances, mises en demeure, suivi des échéanciers de paiement, etc.). La prévention est donc de mise.

Au cœur de ce sujet : le tiraillement des vétérinaires entre leurs obligations et devoirs qui relèvent du droit de la consommation d’informer et de recueillir le consentement du client et ceux qui relèvent du Code de déontologie des vétérinaires en matière de continuité de soins. Cet état de fait entraîne un terrain propice au développement d’impayés.  

L’importance d'une gestion active de la trésorerie

Avant tout, il est pertinent de rappeler que la conduite saine de toute entreprise et notamment de sa trésorerie passe par une gestion active de la facturation. Aussi, la prévention des impayés implique une facturation rapide, efficace et pédagogue des actes réalisés.

Or, de nombreuses cliniques vétérinaires tardent à facturer les interventions et prestations de services, laissant s’écouler plusieurs mois entre leur date de réalisation et celle de la facturation, ce qui a pour conséquence de déconnecter, dans l’esprit du client, l’intervention de la réalité financière des soins demandés.

Il existe pourtant une forte corrélation entre la facturation tardive et le risque d’impayé : plus la première se fait attendre, plus le second augmente. Le client prend ainsi l’habitude de faire appel au vétérinaire sans aucune responsabilité financière allant même parfois jusqu'à oublier l’acte réalisé pour son animal et les raisons pour lesquelles il a sollicité son vétérinaire.

À la gestion saine de la facturation s’ajoute également la pédagogie auprès du client, impliquant de lui rappeler qu'une intervention s’inscrit nécessairement dans un cadre professionnel avec des obligations financières.

La facturation face aux exigences des tribunaux judiciaires

Dans le cadre des litiges de recouvrement, force est de constater que les tribunaux ne sont pas tendres avec les vétérinaires. En effet, ces derniers sont quasi systématiquement sanctionnés dès lors qu’ils ne sont pas en mesure de prouver, par écrit, avoir obtenu le consentement éclairé du client relatif à la prestation exécutée.

Ainsi, selon un arrêt de la cour d’appel de Limoges1 du 9 janvier 2020, une clinique vétérinaire rurale avait assigné un client en paiement de 13 factures pour un montant total de 9 955,09 euros TTC, et 3 570,13 euros au titre des intérêts de retard, soit un total de 13 613,77 euros avec les frais. La demande de paiement a été rejetée sur le fondement de l’article 1315 du Code civil, au motif que la clinique ne rapportait pas la preuve de la conclusion d’un contrat de soins. Elle avait cependant produit les factures litigieuses, les mises en demeure et les ordonnances (lesquelles ne comportaient pas toutefois le nom des animaux) en lien avec la demande de paiement.

Dans un arrêt encore plus récent, rendu par la cour d’appel de Rennes2 le 14 février 2023, la demande de paiement de frais d’échographie ainsi que des vermifuges a été rejetée au motif que l’acte vétérinaire était décrit de façon opaque et que la nécessité même de celui-ci n’était pas établie.  

Le vétérinaire doit toujours pouvoir prouver l’existence du contrat de soins conclu entre les parties, en se procurant systématiquement l’accord écrit préalable du client sur, d’une part, la nature de son intervention et le prix pratiqué et d’autre part, la nécessité et la réalité même de l’intervention.

Les moyens de prévention

Tout d’abord, l’Ordre met à la disposition des vétérinaires un modèle de contrat de soins pouvant être utilisé, mais dont le refus de signature par le client ne peut les exonérer de prodiguer les soins requis. Ce document reprend l’ensemble des obligations du vétérinaire en matière d’information sur le prix et les prestations réalisées et permet de matérialiser le consentement éclairé du client et en conséquence son obligation de paiement.

Il peut se matérialiser de différentes manières selon la pratique vétérinaire concernée et les modalités matériellement disponibles permettant d’obtenir la preuve écrite du client. C’est notamment le cas des échanges par SMS ou WhatsApp qui restent des preuves admissibles en justice, sous réserve qu’ils soient non équivoques. 

En deuxième lieu, l’arrêté du 13 mars 2015 relatif aux catégories d’établissements de soins vétérinaires impose la rédaction de conditions générales de fonctionnements aux termes desquelles sont décrites les exigences minimales de fonctionnement d’une clinique vétérinaire. 

En troisième lieu, la rédaction de conditions générales de vente de services qui reprennent les éléments du contrat de soins reste un outil essentiel, surtout pour les activités rurales et ambulantes.

Pour rappel, les conditions générales de vente ne sont opposables au client qu’à la seule condition qu’elles aient été connues, transmises et acceptées préalablement par celui-ci. Tous les moyens sont bons pour en démontrer la transmission : apposition au dos des devis et des factures, page dédiée sur un site internet.

En revanche, la démonstration de l’acceptation du client nécessitera, s’il s’agit d’une signature en ligne, une case à cocher ou s’il s’agit d’un devis ou d’une facture, une mention type « La signature du présent devis/facture emporte acceptation des conditions générales de vente disponibles au verso du présent document ».

Lorsque l’interlocuteur principal du vétérinaire n’est pas le propriétaire de l’animal mais le gestionnaire de l’animal (gérant d’une écurie de chevaux, entraîneur, etc.), il faut s’assurer de l’accord du propriétaire final sur les soins prodigués ou alors de l’existence d’un mandat entre le propriétaire de l’animal et le gestionnaire autorisant ce dernier à faire appel au vétérinaire (par exemple, une clause d’autorisation dans un contrat de pension).

Enfin, il ne faut pas hésiter à trouver un accord amiable avec le client litigieux par la rédaction et signature d’un protocole transactionnel prévoyant un échéancier de paiement entre les parties en contrepartie d’une renonciation à recours. Par la suite, il est recommandé de demander l’homologation du protocole transactionnel, sur simple requête et en principe sans débats, ce qui aura pour conséquence de le doter de la même valeur qu’un jugement et donc de pouvoir le faire exécuter. 

La prévention des impayés a pour objectif de réduire le nombre d’impayés et de débiteurs au strict minimum par l’établissement de procès préventifs efficaces et la résolution rapide des litiges résiduels. À titre de conclusion, il est également recommandé d’être vigilants quant aux clients qui présenteraient des difficultés de paiement et des signes de cessations de paiements. Pour rappel, l’ouverture d’une procédure collective entraîne la suspension de toute poursuite visant à obtenir le paiement d’une somme d’argent. En outre, il faut déclarer sa créance dans un délai de deux mois à compter de la date de publication de l’ouverture de la procédure collective au Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales), sous peine d’inopposabilité de la créance à la procédure.

  • Dans un prochain article, nous aborderons le recouvrement des impayés et les contentieux.
  • 1. Arrêt de la cour d'appel de Limoges du 9 janvier 2020 n° 19/00551. urlz.fr/nMfW
  • 2 Arrêt de la cour d'appel de Rennes du 14 avril 2023, n° 20/02471. urlz.fr/nMgl
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