Fiche de poste : mode d’emploi

C’est souvent au moment de recruter un nouveau collaborateur que la question arrive : faut-il rédiger une fiche de poste ? Pour beaucoup, un petit descriptif très succinct des attentes que l’on a vis-à-vis du futur collaborateur et des missions que l’on souhaite lui confier suffit. Pour d’autres, la fiche de poste s’impose. « Lors d’un recrutement, c’est un moyen de communiquer avec les candidats sur ce que l’on attend d’eux », estime Armelle Guimon, consultante au sein de Taolia, un cabinet conseil en RH. La fiche de poste permet ainsi de cadrer les missions d’un collaborateur, de décrire les compétences nécessaires pour le poste et de préciser le cas échéant les moyens sur lesquels peut compter le salarié. De fait, il s’agit d’un descriptif de la réalité d’un poste à un instant « T » qui détaille les missions assignées à la personne qui occupe cette fonction. « La fiche de poste n’est pas réservée aux collaborateurs ; les associés d’une clinique ont tout intérêt à rédiger leur fiche de poste, notamment si chacun prend en charge des missions différentes », conseille la spécialiste des RH.

La fiche de poste est souvent rédigée à l’occasion d’un recrutement. « C’est la base. Ce formalisme permet de poser les idées et de les partager avec les candidats. Sans cette fiche de poste, l’incompréhension peut s’installer », note la consultante. La fiche de poste servira ainsi de cadre pour cibler un profil de candidat. Mais elle peut aussi permettre d’identifier un besoin de formation chez le candidat que l’on pense embaucher. C’est également un document auquel le salarié peut se référer pour connaître précisément le périmètre de son champ d’action. « L’intérêt d’une fiche de poste est d’être clair sur ce que l’on attend du collaborateur », explique Armelle Guimon. Cet outil est aussi très utile tout au long de la carrière d’un collaborateur, notamment en matière de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. En effet, puisqu’elle décrit les compétences attendues, elle permet d’évaluer le travail accompli et de repérer les éventuels besoins de formation pour remplir les missions demandées. « Elle sert de référence lors de l’entretien annuel », précise la consultante.

Si la fiche de poste est rédigée par le manager, il est important que son contenu soit discuté en amont avec les associés et pourquoi pas l’équipe, puisqu’il est le reflet de ce que l’on attend d’une nouvelle recrue. À défaut d’associer les collaborateurs, principalement ceux qui seront en lien direct avec le tenant du poste décrit, on peut leur proposer de valider le descriptif une fois la rédaction terminée. En tout état de cause, inventorier les différentes tâches que l’on souhaite confier au futur collaborateur est une étape cruciale, notamment s’il s’agit d’une création de poste.

Aucun texte n’impose le contenu d’une fiche de poste. « Elle peut être très détaillée avec une liste précise de toutes les tâches à accomplir ou comporter une description plus succincte des missions que le collaborateur devra assumer », indique Armelle Guimon. Cependant, la fiche de poste doit à tout le moins comporter une description détaillée du poste et des missions qui y sont rattachées ainsi qu’une définition du profil et des compétences recherchés. « Les personnes avec qui l’on sera amené à travailler et les moyens dont on disposera peuvent également être des éléments précisés dans une fiche de poste », note la consultante. L’objectif étant d’être complet, sans tomber dans l’excès d’un inventaire à la Prévert. Les tâches occasionnelles n’ont ainsi pas leur place dans une fiche de poste. « Elle ne doit pas être trop enfermante pour le manager », conseille Armelle Guimon. Un autre point important réside dans les mots employés pour décrire le poste. Mieux vaut être simple et précis, utiliser le moins de jargon possible, surtout s’il est réservé à un usage interne au sein de la clinique. Par ailleurs, il est bon de privilégier les verbes d’action afin de donner du dynamisme au document.

La fiche de poste ne doit surtout pas être un document figé. Elle doit au contraire suivre l’évolution des missions qui composent le poste. Ainsi, si celui-ci intègre de nouvelles missions ou de nouvelles responsabilités par exemple, il est bon de porter ces changements sur la fiche de poste concernée. « Modifier une fiche de poste ne va pas systématiquement de pair avec une modification du salaire ou du coefficient », précise toutefois Armelle Guimon. Par ailleurs, là aussi les modifications à la marge ne sont pas indispensables.

Se doter de fiches de poste est un moyen fiable de permettre à chacun de se situer dans l’organisation et de savoir ce que l’on attend de lui. Même si elle n’est pas un outil du quotidien, elle reste un outil de gestion performant, notamment pour repérer si certaines missions sont soit mal couvertes soit pas couvertes du tout. C’est aussi un bon support pour les entretiens individuels car elle donne une base de dialogue et un moyen de rapprocher les attentes du collaborateur et du dirigeant.