Réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur - La Semaine Vétérinaire n° 1906 du 02/07/2021
La Semaine Vétérinaire n° 1906 du 02/07/2021

Management

ENTREPRISE

Auteur(s) : Par Françoise Sigot

Alors que les processus d’embauche se montrent de plus en plus poussés, l’intégration d’un nouvel arrivant est souvent bien moins soignée. C’est pourtant là que tout se joue.

Crier victoire après avoir paraphé le contrat de travail serait se méprendre. En effet, un recrutement est loin de prendre fin lorsque le nouvel arrivant franchit la porte de la clinique. C’est au contraire les premières heures et les premiers jours qui s’avèrent décisifs pour le nouveau collaborateur comme pour l’équipe en place. Il convient d’apporter le même soin au processus de recrutement qu’à celui de l’intégration de la nouvelle recrue. « Un recrutement s’arrête à la fin de la phase d’intégration », estime Hélène Villarroya, vétérinaire fondatrice du cabinet conseil Adévet. Une phase qui peut durer d’un petit mois, si le nouveau salarié prend rapidement ses marques, jusqu’à 3 à 4 mois, s’il a besoin d’être accompagné un peu plus longtemps. Cela implique de travailler cette phase bien en amont avec l’ensemble de l’équipe afin de créer les meilleures conditions possibles pour les collaborateurs en place comme pour celui ou celle qui arrive. En interne, l’arrivée d’un nouveau membre dans l’équipe peut soulager au regard de la charge de travail, mais elle est toujours accompagnée d’interrogations.

Anticiper

C’est pourquoi, il est indispensable de réunir les salariés pour les informer de la prise de fonction de leur nouveau collègue et de leur donner quelques informations sur son profil, sur les missions qui lui seront confiées, les moyens mis à disposition. L’occasion peut d’ailleurs être mise à profit pour demander à l’équipe si elle a des suggestions de nature à créer des conditions favorables à l’intégration du nouveau venu. En anticipant ainsi l’organisation du jour J et des suivants, on se laisse le temps de mettre en place un véritable parcours d’intégration. « La phase d’intégration permet au nouveau recruté d’avoir de la visibilité sur ce qu’il doit faire, avec quels moyens et dans quels délais, tout en lui laissant le temps d’acquérir les savoir-faire propres à la clinique », résume Hélène Villarroya. Un temps d’apprentissage en quelque sorte au cours duquel le nouvel embauché comme son employeur vont pouvoir confirmer les choix faits dans la phase de recrutement. « Pour le manager, cela permet de valider les compétences. Pour le nouvel embauché, c’est un temps durant lequel il va pouvoir poser des questions, et se familiariser avec son nouvel environnement de travail sans pression puisqu’il est là pour apprendre », explique la consultante.

Écouter

Pour être optimale, la phase d’intégration doit s’accompagner de quelques outils. D’abord une feuille de route afin que l’arrivant sache ce que l’on attend de lui. Laquelle reprend bien évidemment les promesses faites durant le recrutement. Formaliser la liste des procédures en place au sein de la clinique dans un document est déjà une bonne base de départ. Mettre à disposition les moyens pour mener à bien le travail demandé est également indispensable. Mais la liste est loin d’être exhaustive. « Un processus d’intégration n’est pas normé, il doit être construit en fonction de la réalité de la clinique », insiste la fondatrice d’Adévet. « Pour trouver les bons outils à mobiliser pour bien intégrer un nouveau collaborateur, il faut déjà simplement se demander ce que l’on aurait aimé trouver lors de son arrivée dans la clinique », conseille Hélène Villarroya. Certaines cliniques commencent même l’intégration avant le jour J en adressant au recruté environ une semaine avant son arrivée un livret d’accueil répertoriant les procédures et l’organisation en place dans la clinique. Au-delà des outils, la clé d’une bonne intégration réside avant tout dans le dialogue et la disponibilité. « Il faut planifier des temps d’échanges privilégiés avec le manager comme avec l’ensemble de l’équipe », note la consultante. En partant de son ressenti et de celui de son nouveau recruté, il sera ainsi possible de faire évoluer certaines choses ou d’en confirmer d’autres et ce faisant de s’assurer que ce que l’on propose correspond aux attentes du nouvel entrant et aux engagements pris lors du recrutement. L’objectif étant que les deux parties se livrent sans tabou sur leurs attentes et sur les résultats attendus et obtenus afin de rectifier si besoin le tir au plus vite. Tout malentendu étant en effet propice à créer une spirale totalement défavorable à l’intégration d’un nouveau membre au sein de l’équipe.

Des attentions qui font la différence

En matière d’intégration, il ne faut pas non plus oublier les petits signes qui en disent souvent bien plus que les grands discours. Trouver le jour de son arrivée une tenue de travail à son nom est ainsi un geste souvent fort apprécié. Il en va de même pour le vestiaire. Il est également indispensable de prendre le temps de présenter le petit nouveau ou la petite nouvelle à l’ensemble de l’équipe en expliquant qui est qui et qui fait quoi. Le premier jour, un déjeuner ou un petit-déjeuner en tête à tête avec le manager et un autre avec l’équipe durant la première semaine sont aussi des moments privilégiés au cours desquels chacun se découvre et commence à tisser des liens. Enfin, comme on présente son nouveau collègue à son équipe, il est aussi essentiel de la présenter à ses clients – du moins les plus fidèles – avant une consultation, histoire de mettre en confiance les uns et les autres. La recette toute faite de l’intégration est difficile à trouver, mais inutile de se mettre la pression, il s’agit simplement de créer les conditions pour que chacun se sente bien et à sa place pour donner le meilleur de lui-même.

Mathieu Lamant,

vétérinaire associé chez Vétonimo Vandoeuvre : 13 vétérinaires ; 21 ASV

« Au-delà du temps d’accueil d’un nouvel arrivant, l’un de nos principaux objectifs quotidiens est de parvenir à préserver l’esprit de famille que nous avons réussi à installer au sein de nos cliniques. La procédure d’intégration d’un nouveau collaborateur ne fait donc pas exception. D’autant plus qu’il est difficile de recruter et de fidéliser les collaborateurs. C’est pourquoi, nous confions toujours l’accueil d’un nouvel arrivant à un vétérinaire sénior qui lui accorde au moins une demi-journée. De plus, le collaborateur peut solliciter en permanence et sur tous les sujets un vétérinaire de l’équipe. Nous mettons en place dès l’arrivée des nouveaux recrutés un entretien hebdomadaire d’une trentaine de minutes entre le recruté et son senior durant lequel il est libre d’aborder l’ensemble des sujets qu’il souhaite. Cet entretien s’ancre ensuite dans le temps et reste en place pour tous nos collaborateurs. Nous avons par ailleurs regroupé l’ensemble des procédures en vigueur au sein de la clinique dans un manuel, afin que les nouveaux entrants puissent se concentrer sur la relation avec leurs clients. Enfin, ces process d’intégration un peu formels sont prolongés par des temps plus festifs qui font partie intégrante de la vie au sein de nos cliniques. Avec le recul, il apparaît clairement que le fait de se savoir encadré et épaulé par ces outils, mais aussi surtout à travers un dialogue permanent aide à réussir l’intégration au sein de notre équipe. »

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