FRAIS PROFESSIONNELS DÉDUCTIBLES : FORFAIT OU FRAIS RÉELS ?

Les règles applicables pour la déduction des frais professionnels suivent celles des salariés. Elles sont prises en compte pour le calcul de l’impôt, soit de façon forfaitaire, soit pour leur montant réel. Sauf option pour la déduction des frais réels, la déduction forfaitaire s’applique de plein droit. Pour chaque contribuable, le montant de la déduction de 10 % s’élève en 2021 au minimum à 442 euros et au maximum à 12 652 euros. Cette déduction forfaitaire correspond aux frais professionnels courants (frais de déplacement du domicile au lieu de travail, frais de repas sur le lieu de travail, frais de documentation professionnelle, etc.).

Il arrive cependant que les frais engagés pour l’exercice de l’activité soient d’un montant supérieur à ce que peut représenter 10 % du salaire imposable. Le dirigeant peut alors avoir intérêt à opter pour la déduction de ses frais réels. Cette option, une fois exercée, permet de tenir compte du montant réel des frais professionnels engagés.

Parmi les « frais réels » déductibles figurent ainsi les frais de déplacement domicile/lieu de travail. Lorsque la distance entre le domicile et le lieu de travail n’excède pas 40 km, les frais sont déductibles en intégralité. Au-delà, il faut justifier de circonstances particulières qui conduisent à choisir une résidence éloignée du lieu de travail. De même, si le dirigeant travaille et habite dans une commune différente de celle où réside habituellement sa famille, et s’il est contraint d’avoir une seconde résidence, ses frais de double résidence, pour autant qu’il ne s’agisse pas d’une simple convenance personnelle, pourront être pris en compte au titre des frais réels. Par exemple, des frais de logement, des intérêts d’emprunt en cas d’acquisition d’une seconde résidence, des frais supplémentaires de nourriture, etc., et, dans une certaine mesure, des dépenses de mobilier, de matériel informatique, d’outillage, etc. en rapport direct avec la profession peuvent aussi être déduits du revenu imposable.

Conserver les justificatifs

Prudence toutefois, car, dans ce cas, les remboursements de frais réels (de même nature que les frais déduits) deviennent imposables quel que soit leur objet. Pour tout salarié, dirigeant ou non, le remboursement des frais professionnels qui prend la forme d’une allocation pour frais d’emploi échappe à l’impôt, mais cette exonération ne vaut toutefois que si le dirigeant n’opte pas pour la déduction de ses frais réels – sauf si les remboursements couvrent d’autres dépenses – ou si les frais remboursés n’ont pas la nature de ceux couverts par la déduction de 10 %. En conséquence, s’il opte pour les frais réels, il doit ajouter à sa rémunération imposable les éventuels remboursements de frais et autres allocations pour frais que lui octroie l’entreprise. Le calcul doit donc être fait en tenant compte de cette augmentation de revenu imposable. Toutes les preuves matérielles utiles doivent alors être soigneusement conservées. Plus la différence entre leur montant total et celui de la déduction forfaitaire de 10 % est importante, plus il y a de chances de recevoir une demande de justificatifs.

Conseil pour bien choisir

Si le montant des frais réels est nettement supérieur à la déduction forfaitaire de 10 %, formulez votre option en inscrivant leur montant dans la case prévue à cet effet sur votre déclaration de revenus. Et détaillez-les en annexe précisément.

Si la différence est négligeable par rapport aux 10 %, préférez la déduction forfaitaire. Car si vous n’avez pas à joindre de justificatifs dans un premier temps, vous seriez susceptible de recevoir une demande de renseignements plus tard.