LE CASSE-TÊTE DES ABSENCES

Avant il y avait la grippe, les gastros et quelques affections autres qui obligeaient, surtout en période d’épidémie, à avoir une gestion stricte des absences et des remplacements, mais désormais le Covid-19 installe cette situation sur un temps long. Les cliniques vétérinaires, comme les autres entreprises, tentent de s’adapter à ce qui paraît parti pour durer encore quelque temps. Parfois non sans mal. « Les équipes RH ont subi un vrai tsunami d’absences pendant ce confinement. Les arrêts de travail n’ont jamais été aussi nombreux, et la gestion RH des va-et-vient des salariés n’a jamais été aussi intense. Pour certaines entreprises, les confinements ont généré autant d’arrêts de travail que sur une année normale », observe Julien Vernay, directeur conseil et service en performance opérationnelle chez Leyton. Parfois, même les logiciels de paie s’essoufflent et, en marge de la gestion administrative, les absences obligent à prévoir des solutions de remplacement afin de garantir la continuité des services. Même les plus aguerris et les plus astucieux s’y perdent. D’autant qu’en marge des absences, certaines cliniques ont également activé des dispositifs de chômage partiel qu’il faut gérer. La solution passe comme toujours par l’anticipation, difficile face à cette crise soudaine, par un dialogue constant avec ses conseils (avocats, expert-comptable) mais aussi avec l’administration, afin de se renseigner sur des règles qui bougent souvent, et parfois par l’externalisation.

Les règles administratives inchangées

Même avec la crise, il est des choses qui ne changent pas. Ainsi, pour un malade du Covid-19 comme pour un autre, les procédures de déclaration des arrêts maladie et des absences restent les mêmes. Ainsi, un salarié malade doit notifier son arrêt maladie dans les 48 heures auprès de son employeur et de la CPAM. Cette déclaration permet à l’employeur d’établir sous 5 jours au plus une attestation de salaire adressée à la CPAM pour le calcul du montant indemnisé. En cas de prolongation de l’arrêt maladie, il ne sera pas nécessaire d’établir une nouvelle attestation de salaire sous réserve toutefois que la prolongation d’arrêt de travail soit établie pour le même motif que l’arrêt initial, que la durée totale de l’arrêt n’excède pas 6 mois et qu’il n’y ait aucune interruption entre les arrêts de travail. Lors de la reprise du travail du salarié en arrêt maladie, pas d’adaptation non plus à prévoir pour les absences liées à la pandémie. Si l’employeur adhère à la déclaration sociale nominative (DSN) et que le salarié arrêté revient à la fin de son arrêt de travail, l’employeur n’a rien à faire. Mais si le salarié reprend le travail plus tôt que prévu, l’employeur doit déclarer son retour dans un délai de 5 jours suivant son retour. Face à l’afflux de dossiers à gérer, il est possible de s’appuyer sur un cabinet d’expertise comptable ou sur des structures qui se chargent de réaliser ces démarches. Externaliser peut permettre sur cette période singulière « anticipation et maîtrise des coûts », selon l’expression de Julien Vernay. D’autant que les acteurs de ce type de prestations proposent des formules de plus en plus souples et de mieux en mieux paramétrées aux besoins des donneurs d’ordres.

La gestion des remplacements

Les arrêts maladie s’accompagnent généralement de la nécessité de remplacer les absents. Là aussi l’externalisation à travers les sociétés d’intérim est une solution qui peut permettre de traverser la crise du mieux possible, sans avoir trop de démarches à accomplir, mais à un coût souvent plus élevé qu’une gestion en interne. À défaut d’intérim, il est possible d’avoir recours au CDD à condition de faire le bon choix entre un CDD à terme précis et un CDD sans terme précis : le premier comporte une date de début et de fin de contrat et ne peut être renouvelé que deux fois dans la limite globale de 18 mois ; le second laisse plus de souplesse et prévoit simplement une durée minimale (librement fixée) qui constitue une période d’emploi garantie, même en cas de retour anticipé du salarié remplacé. Pour l’heure, les autorités n’ont pas été très regardantes sur la gestion des remplacements qui s’est souvent organisée à la hâte, mais la menace de contrôles reste présente. Au-delà des retours de bâton pouvant venir de l’administration, la crise et les conséquences sur les équipes des cliniques vétérinaires comme des autres entreprises font planer un autre risque. Celui de voir la quête de sens prendre encore plus de vigueur. Et ce faisant, les organisations vont devoir évoluer, en particulier sur la gestion administrative pour se concentrer sur leur cœur de métier. « Il faudra alléger les organisations et mener des projets de digitalisation et d’externalisation de tâches administratives non prioritaires, comme l’absence, pour se laisser plus de temps et de souplesse dans la gestion du climat social, une des clés d’un avenir plus radieux », estime Julien Vernay. En attendant, l’urgence prend encore le dessus, d’autant plus que dans une grande majorité de cliniques, un surcroît de travail va de pair avec la pandémie.