Comment gérez-vous les tâches administratives ? - La Semaine Vétérinaire n° 1803 du 23/03/2019
La Semaine Vétérinaire n° 1803 du 23/03/2019

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Auteur(s) : MICHAELLA IGOHO-MORADEL 

ELLES M’ÉLOIGNAIENT DU CŒUR DE MON MÉTIER

Lorsque j’avais mon cabinet vétérinaire mixte à prédominance rurale, certaines tâches représentaient une partie importante de mon activité, telles que la gestion du personnel et de la clientèle en période de crise sanitaire. Elles m’éloignaient du cœur de mon métier. Une partie était effectuée par des auxiliaires spécialisées vétérinaires (ASV). Elles géraient notamment les stocks, les rendez-vous et la facturation. Désormais, mon activité d’ostéopathe exclusif me permet de m’organiser autrement. Contrairement à un cabinet vétérinaire “classique”, je n’ai plus de stock de médicaments ou d’aliments à gérer. Je m’attribue certaines tâches et en délègue d’autres, comme la comptabilité de mon entreprise, qui est confiée à un prestataire extérieur. Je me charge de tout ce qui a trait à la gestion de ma clientèle, telles que l’émission de factures, la prise de rendez-vous ou encore la gestion des appels. En général, j’ai opté pour la dématérialisation et privilégie l’envoi d’e-mails, pour les factures, par exemple. Je n’ai pas d’assistant ni d’ASV qui pourrait gérer toutes ces activités. Finalement, mon organisation aujourd’hui est plus proche de celle d’un médecin. Et j’essaye de m’organiser de façon à ce que les tâches administratives ne me prennent pas trop de temps.


Fabrice PÉCAULT

TOUT CELA REPRÉSENTE BEAUCOUP DE TRAVAIL

Il m’est difficile de quantifier le temps que j’y consacre, mais la gestion de l’ensemble des tâches administratives liées au fonctionnement de notre clinique de sept vétérinaires sur deux sites pourrait assurément correspondre à un travail à temps plein. Elles sont très variées. Pour ma part, je m’occupe des ressources humaines, de la relation avec les fournisseurs, ainsi que de la gestion de la facturation et des impayés. Le “social” prend beaucoup de temps. La relation avec les fournisseurs (centrale d’achat et laboratoires) m’a toujours plu et ne m’apparaît donc pas comme une contrainte. Chaque mois, je vérifie les factures adressées à nos clients ruraux pour repérer les éventuels oublis ou erreurs. La gestion des impayés est une activité également extrêmement chronophage et pénible, elle ne doit pas être négligée sous peine d’être rapidement dépassé. En revanche, une grande partie de la comptabilité est déléguée à un prestataire extérieur. Globalement, tout cela représente beaucoup de travail. Je considère que cet aspect fait partie de mon métier de vétérinaire et de gérant d’entreprise. Il faut le prévoir, s’organiser, savoir déléguer ce qui peut l’être et intégrer ces tâches dans le planning hebdomadaire de la clinique. Malgré tout, j’y consacre encore trop de mon temps personnel.

Simon BONLIEU

UNE ACTIVITÉ PEUT-ÊTRE CHRONOPHAGE, MAIS NÉCESSAIRE

Au sein de notre équipe, je suis le moins hermétique à la gestion des tâches administratives. Je m’organise pour les effectuer pendant mon temps de travail, afin de ne pas les gérer en dehors des horaires classiques. Dans notre structure, nous avons choisi d’en déléguer un maximum aux ASV. Un comptable extérieur et une assistante s’occupent de la comptabilité de l’entreprise et nous nous limitons au contrôle. En revanche, nous gardons complètement la main sur la gestion commerciale. Il y a aussi ce qui est propre au métier de vétérinaire et à l’activité rurale en particulier, comme la tenue de bilan sanitaire d’élevage ou la gestion de la prophylaxie. Cet aspect de notre activité peut être chronophage. Mais l’accomplissement de ces tâches est nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise. Nous sommes obligés de les réaliser, sinon d’autres personnes le feront. Toutefois, cela deviendrait pesant si ces obligations devaient m’éloigner du cœur de mon métier.


Christophe GERMAIN
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