Logiciels de caisse : la certification obligatoire - La Semaine Vétérinaire n° 1750 du 03/02/2018
La Semaine Vétérinaire n° 1750 du 03/02/2018

ÉQUIPEMENT

ÉCO GESTION

Auteur(s) : CLARISSE BURGER  

Depuis le 1 er janvier, les entreprises vétérinaires doivent s’équiper d’un logiciel de caisse certifié. Le point avec Laurence Lajou.

Cette année, les logiciels de caisse doivent être certifiés pour toutes les entreprises soumises à la TVA. Cette mesure (inscrite dans la loi de finances pour 2016), qui est censée lutter contre la fraude à la TVA, est applicable depuis le 1er janvier 2018. Pour les structures vétérinaires qui disposaient jusqu’à présent d’un logiciel maison, le coût de la mise en conformité risque d’être élevé. Comment appliquer cette mesure ? Il existe deux organismes certificateurs en France : l’Association française de normalisation (Afnor) et le Laboratoire national de métrologie et d’essais (LNE), qui certifient ces nouveaux logiciels de caisse sécurisés (via un certificat). Pour leur part, les éditeurs de logiciels de gestion d’encaissement peuvent délivrer une attestation individuelle. Encore faut-il le savoir. Les experts-comptables ont en principe prévenu par courrier leurs clients de cette réglementation.

Faire appel à un organisme demande du temps : « Nous avons eu l’audit de certification la semaine dernière, je dois intégrer les quelques modifications demandées, la version certifiée de notre logiciel sera livrée dans le courant du premier semestre… J’ai pour cela averti mes clients, dit Laurence Lajou, éditeur du logiciel vétérinaire Epivet et directeur associé de la société de conseil en stratégie et marketing Something Else. Toutefois, l’éditeur subit en quelque sorte les délais de l’organisme certificateur. »

Le coût de la conformité

Certaines structures vétérinaires ont développé leurs propres outils aujourd’hui non conformes : n’ayant plus le droit de les utiliser depuis janvier, ils pourront soit faire appel à un des deux certificateurs – ce qui représente plusieurs milliers d’euros –, soit acheter un nouveau logiciel de caisse conforme à la nouvelle mesure.

La loi a encadré la procédure de validation de la facture, mais cela peut poser problème en cas d’erreurs : « Auparavant, quand il y avait une erreur dans une facture, nous faisions une correction. La loi ne nous le permet plus dès lors que nous avons saisi un encaissement. Il faudra libeller cette première facture “brouillon”. Dans le cas contraire, des écritures comptables supplémentaires seront alors à prévoir. » Cette loi apporte des contraintes supplémentaires, ce qui peut alourdir les tâches administratives de la clinique. Toutefois, l’éditrice considère que cette certification est intéressante, même si le texte de loi n’est pas si clair pour les néophytes, « car nous avons des auditeurs qui nous poussent dans nos retranchements le cas échéant », complète-t-elle. L’éditeur est responsable et « il peut donc être sanctionné en cas de non-respect des règles, s’il dit qu’il est conforme à tort. C’est tout l’intérêt d’un organisme tiers et de l’existence d’une norme », ajoute Laurence Lajou. Prévenir le client, être de bonne foi, établir les démarches en vue de cette nouvelle conformité.

D’autres points liés à cette procédure sont soulevés par Laurence Lajou, comme celui de la confidentialité des données : « Que l’État veuille contrôler la TVA, c’est normal, mais quid de la confidentialité des données pour un vétérinaire en exercice, lors d’une prise de sang dans un cas de fièvre aphteuse, par exemple ? »

LA CERTIFICATION D’UN SYSTÈME DE CAISSE PAR LE LABORATOIRE NATIONAL DE MÉTROLOGIE ET D’ESSAIS

Les principales étapes à suivre pour l’entreprise soumise à la TVA sont :
- l’instruction de dossier de l’entreprise,
- l’évaluation de la conformité du système de caisse,
- l’audit du système de management de la qualité,
- la synthèse de l’évaluation.
Encadrée par le Code de la consommation, la certification donnera une assurance écrite que le système ou le service apporté est conforme aux exigences de la loi.
L’article de la loi 2015-1785 édicte les quatre conditions auxquelles doit être soumis un système de caisse conforme : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.

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