TPE : un système d’information piloté “à vue” L’équipement informatique des très petites structures (TPE) vétérinaires TPE : un système d’information piloté “à vue” L’équipement informatique des très petites structures (TPE) vétérinaires

Les entreprises de petite taille n’ont pas le budget pour investir dans un poste de responsable informatique ou dans des prestations externes coûteuses. Celles qui souhaitent rester centrées sur leur cœur de métier délèguent en général leur maintenance informatique, avec quelques interventions et des conseils ponctuels. Selon l’enquête réalisée en septembre dernier par La Semaine Vétérinaire et l’annuaire Roy, les décisions relatives au système informatique de ces structures vétérinaires reviennent plutôt au chef d’entreprise ou à ses associés, dotés ou non d’une compétence informatique. Or, les questions de pilotage et d’optimisation du système d’information – auxquelles sont liées la performance et l’évolution du cabinet ou de la clinique – vont se poser dans les années à venir. À l’ère numérique et du développement de l’e-santé, les praticiens vétérinaires ont tout intérêt à être accompagnés pour gérer le volume croissant de leurs données numériques stratégiques, issues notamment des objets connectés, et pour faire évoluer leur système informatique. Les grands défis qui les attendent, comme la télémédecine, la communication en ligne, l’e-learning, mais aussi la gestion de la cybersécurité, de la numérisation des documents médicaux et administratifs, l’informatique décisionnelle (big data, cloud privé, etc.), vont demander à ces décideurs, dans les années à venir, d’importants investissements : en nouvelles technologies, en expertise informatique et, par conséquent, en réorganisation de l’entreprise tout entière.

Le pilotage du système d’information

Les très petites entreprises vétérinaires (TPE) interrogées n’en sont pas encore là. Pour autant, elles sont toutes connectées à la Toile, pour communiquer avec leur clientèle et la fidéliser, pour se former en ligne (36,8 % du panel sondé utilisent l’e-learning), pour s’informer sur l’actualité de la profession (77 % lisent l’actualité en ligne, dont le site Lepointveterinaire.fr), enfin, pour optimiser leur organisation (planning des rendez-vous et comptabilité en ligne, par exemple).

La majorité (61,9 %) des chefs d’entreprise vétérinaire (79 % ont entre un à trois associés) déclarent s’occuper eux-mêmes de leur informatique, mais moins d’un quart se disent formés pour cette mission. C’est du “fait maison”, de la débrouille, avec peu de moyens mis en œuvre : « Je pourvois à mes besoins, qui sont de faible ampleur, comme un particulier. Donc je me suffis » ; « On se débrouille » ; « Parce que nous n’avons jamais eu de problèmes majeurs, ne travaillant pas en réseau » ; « Un coût pour risque faible grâce aux sauvegardes quotidiennes » ; « Notre logiciel de gestion est de fabrication maison, évolutif par nos soins » ; « Je m’occupe moi-même du montage, de l’installation et de la maintenance de l’informatique » ; « Ce sont des interventions ponctuelles » ; « On se forme comme on peut » ; « C’est de l’autoformation interne, sur le tas ».

Parmi ceux (65,8 %) déclarant ne pas avoir besoin aujourd’hui d’un responsable informatique sont inclus 14,33 % de praticiens qui ont déjà fait appel à un expert informatique, le plus souvent pour un service de maintenance. La demande en conseil informatique est ici peu mentionnée.

La sécurité du système informatique, une priorité

Pour autant, l’enquête montre que ceux qui ont choisi d’être accompagnés dans la gestion de leur informatique sont sensibles aux conséquences d’un système défaillant, surtout si celui-ci atteint la performance de la clinique ou du cabinet. Les experts en informatique et en nouvelles technologies sont apparemment bienvenus pour ces avertis : « C’est un gain de temps pour les vétérinaires » ; « À chacun son métier » ; « Trop compliqué, chronophage et trop important pour risquer une attaque ou “planter” le système... » ; « Une panne informatique est insupportable » ; « Pour simplifier les débogages et optimiser la protection et les mises à jour » ; « Pour résoudre les problèmes divers et variés de l’informatique » ; « Nous assurons simplement la maintenance quotidienne, de plus en plus compliquée, du fait de l’évolution de la téléphonie » ; « Notre réseau conséquent, donc complexe, est géré par un informaticien » ; « À la fois le logiciel de gestion et les sites professionnels ». Peu des répondants déclarent être formés à ce domaine, leurs équipes étant dans la même situation. Le poste de responsable informatique ou de directeur de système d’information est devenu nécessaire pour les entreprises, quelle que soit leur taille. Si elles veulent réussir leur transformation numérique. À l’instar des directeurs des ressources humaines et des responsables administratifs et financiers, cette fonction pourrait bien, à moyen terme, s’imposer dans les structures vétérinaires. Du chemin reste encore à faire, car 66 % des sondés considèrent qu’ils n’en ont pas besoin.
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- Le matériel PC préféré

Selon l’enquête, les structures mixtes disposent de davantage d’ordinateurs (neuf ou plus). Avec une préférence pour l’univers PC, 81 % du panel total en possédant. 9,7 % seulement se sont équipées de systèmes Mac.

- La gestion informatisée

Une forte majorité des sondés disposent d’un logiciel de gestion, mis en place pour la plupart dès 1995. La date la plus citée est l’an 2000, qui correspond aux nouvelles versions de logiciels pour pouvoir « passer » dans le nouveau siècle.

- Les échanges de données entre sites vétérinaires

La mise en place d’un ou de plusieurs réseaux sert, selon les praticiens interrogés, à récupérer des images numériques, à utiliser le logiciel de gestion, à accéder aux fiches des animaux, à la messagerie interne, à mettre en commun, entre plusieurs sites, des dossiers client et la comptabilité, à accéder en temps réel à l’administration de plusieurs sites et synchroniser les données.

- Les périphériques et la sécurité des données

Sensibles à la sécurité et à la sauvegarde de leurs données, 57,2 % des sondés disposent de disques durs externes et 71,6 % de clés USB.

92,2 % assurent avoir adopté une politique de sécurité des données, qui se traduit par des sauvegardes fréquentes, la présence d’antivirus sur leurs machines et de disques durs externes. Du coup, la majorité (75,2 %) affirme ne pas avoir subi une attaque ou un problème informatique.

- Des structures connectées à la Toile… avec l’ADSL

La présence des structures vétérinaires sur Internet s’est développée ces dernières années (99 % du panel interrogé déclare être connecté à Internet), toutefois seuls 16,5 % bénéficient de la fibre optique (très haut débit). L’usage d’un réseau local privé n’est pas courant, seul un tiers des sondés dotés de plusieurs sites utilisent une telle architecture. Aussi, 46,7 % emploient des tablettes ou des smartphones pour leur activité professionnelle.

- La communication en ligne

Les sites internet et les pages Facebook dédiées à la clinique se sont développés récemment pour ces structures. 2015 est l’année de création la plus citée ; celle-ci correspond à la sortie du nouveau Code de déontologie, ouvrant la communication des vétérinaires à davantage de liberté. Leur objectif principal est de donner une meilleure visibilité à leur structure, de soigner leur image sur la Toile, de promouvoir leurs offres de prestations, de peaufiner la relation avec les clients, afin de les fidéliser. Ils veulent « donner des informations pratiques à [leurs] clients » ou encore « présenter la structure aux clients et faciliter le recrutement de stagiaires et de salariés », « communiquer aux clients et aux référés ».
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