Déménager sa clinique : mettre en place le bon rétroplanning

Un déménagement d’entreprise ne s’improvise pas. Et plus le nombre de collaborateurs est important, plus il va nécessiter de l’anticipation. En effet, même si dans la majorité des cas déménager une clinique ou un cabinet rime avec proximité, cet acte n’est pas anodin. Bien évidemment, il sera synonyme de meilleures conditions de travail pour les équipes et d’accueil pour les clients, mais avant d’en arriver là, un déménagement est toujours vécu comme un petit traumatisme par beaucoup. Sans compter les désagréments et les imprévus qui jalonnent toujours un tel événement. Par ailleurs, le choix de nouveaux locaux peut lui aussi être délicat. C’est pourquoi déménager doit être préparé longtemps à l’avance. Anticiper permet en effet de mieux prendre en compte les besoins de chaque partie prenante.

J-10 mois

Prévenir les équipes du projet de déménagement et rechercher activement un nouveau site

Pour réussir son déménagement, remporter l’adhésion des salariés est un aspect essentiel. Il convient donc de ne pas négliger le travail de management inhérent à cet acte, qui doit permettre de dialoguer avec eux et de prendre en compte si possible leurs remarques. « Nous avons associé nos équipes au projet de déménagement très tôt. De fait, chaque service a pu faire part de ses besoins et de ses attentes, afin que nous puissions les prendre en compte dans la conception de notre nouveau bâtiment », explique Olivier Balland, vétérinaire à la clinique LorraineVet à Ludres (Meurthe-et-Moselle). Cette étape passe d’abord par une présentation claire des raisons qui motivent le déménagement et elle implique également d’avoir déjà une idée du lieu où sera implantée la nouvelle clinique. Ainsi, les salariés peuvent se projeter dans leur futur univers de travail. « Nous avons vécu deux déménagements en deux ans. Chaque fois, nous avons associé les collaborateurs bien en amont en les réunissant et en échangeant de façon informelle. Ces étapes ont été faciles à gérer parce que nous sommes habitués à travailler sur deux sites et les deux déménagements se sont faits sur des sites très proches des anciens », témoigne Nicolas Desombre, vétérinaire à la clinique Ducs de Bourgogne à Chenôve (Côte-d’Or).

J-6 mois

Tenir compte des divers contrats liés à la structure

À ce stade, le site de la nouvelle clinique doit être parfaitement identifié et audité par un spécialiste immobilier, afin d’éviter les mauvaises surprises, notamment pour vérifier que les installations techniques pourront bien être implantées. Il convient aussi de penser au départ. Par exemple, les baux commerciaux de neuf ans impliquent de donner un préavis exactement six mois avant le départ et à la fin d’une période triennale pour limiter les frais. Il est donc impératif d’anticiper. Six mois avant de quitter les locaux est aussi le bon timing pour commencer à définir qui réalise le déménagement, quand et comment. Conserve-t-on le mobilier, ou est-ce l’occasion d’en changer ? Id em pour le matériel ? Quels sont les contrats (énergies, fluides, etc.) à transférer ? L’opération est-elle effectuée en une fois pour l’ensemble de la clinique ou séquence-t-on le déménagement ? « Nous avons organisé des réunions et défini une date de déménagement six mois avant, afin notamment de vérifier que l’ensemble des équipes seraient bien présentes le jour J », commente Olivier Balland. Établir un cahier des charges à soumettre aux sociétés de déménagement permet de bien circonscrire les besoins et donc de limiter les frais.

J-3 mois

Informer les clients

Voici venu le temps d’arbitrer entre les différents devis des déménageurs et d’organiser le jour du déménagement entre les membres de l’équipe, si l’on souhaite les associer à cette ou ces journées. « Nous avons choisi de faire participer tout le monde. Ainsi, chaque service déménage et réinstalle son service et son matériel », précise Olivier Balland. Dans les structures importantes, il convient, à ce stade, de penser à informer formellement les représentants du personnel s’il y en a. Lorsque les nouveaux locaux nécessitent des aménagements, il est temps de les lancer. Dans le neuf, de suivre et si besoin de faire accélérer les artisans… Enfin, il est bon de commencer à informer la clientèle. Une affichette dans la salle d’attente et l’espace d’accueil est, à ce stade, suffisant, d’autant qu’elle permettra de nouer le dialogue et d’apporter les précisions nécessaires. « Nous avons choisi de prévenir nos clients environ un an avant le déménagement. En effet, quelques clients classiques viennent environ une fois par an, il était donc important de les informer bien en amont. En revanche, pour les référés, qui constituent la grande majorité de notre clientèle, les confrères ont été prévenus environ un mois avant le départ », témoigne Olivier Balland, qui a choisi de beaucoup communiquer sur Internet autour du projet en postant régulièrement les photos du chantier. À la clinique Les Grands Crus à Chenôve, une affiche a été installée dans la salle d’attente un mois avant la date du transfert et chaque client a reçu un e-mail.

J-1 mois

Trier les documents et avertir l’Administration

À un mois du déménagement, les cartons doivent s’inviter dans le quotidien des équipes. L’occasion de faire du tri d’étiqueter les pièces à déménager et de ne conserver que l’indispensable sous la main pour ne pas avoir à tout empaqueter la veille du transfert. Les changements d’adresse pour la Sécurité sociale, l’Urssaf¹, la caisse de retraite et les abonnements à la presse doivent aussi se faire durant ce dernier mois. Ceux pour le courrier et le téléphone sont un peu moins urgents (dix jours avant le départ suffisent), mais autant les faire dans la foulée pour ne pas les oublier. Il est également important de prévenir la préfecture concernant l’immatriculation de la société pour la modification du Kbis. Enfin, fournisseurs et prestataires doivent être informés, afin que les différents abonnements soient transférés le jour J.

J-10 jours

Si les équipes participent au déménagement, chacun doit recevoir sa feuille de route afin d’être efficace le jour J. Bien évidemment, tous auront visité les nouveaux locaux au moins une fois durant le mois précédant le déménagement.

Jour J

Des imprévus techniques

Chacun est en général sur le pont très tôt pour effectuer le transfert au plus vite, car pour une clinique vétérinaire l’enjeu est de parvenir à réaliser l’opération sans avoir à fermer la clinique. « Nous avons déménagé pendant le week-end et nous sommes ainsi parvenus à ne fermer la clinique que le samedi matin », retrace Nicolas Desombre. Pour la clinique LorraineVet, le déménagement s’est fait sur une après-midi, une nuit et une matinée, et comme la nouvelle clinique a été presque en totalité équipée de nouveaux matériels opérationnels avant le jour J, en jonglant entre les deux sites, aucune rupture de service n’a eu lieu.

Pour réussir un déménagement, anticiper et communiquer auprès de ses clients et de ses partenaires est donc indispensable. Reste que parfois, même en anticipant, il y a des surprises. « Un déménagement ne s’improvise pas et même en prenant soin de tout anticiper, les imprévus ne manquent pas. Lorsque nous nous sommes installés sur ce site, nous n’avons pas eu d’accès internet pendant dix jours, heureusement que le pharmacien voisin nous a permis de nous connecter sur son wifi ! », se souvient Nicolas Desombre.
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¹ Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales.