Les gains de la dématérialisation des documents pour l’entreprise vétérinaire

Simple et rapide, la dématérialisation des factures gagne du terrain dans les entreprises, et pas seulement parce qu’elle devient progressivement une obligation. Ses avantages sont indiscutables, même pour les structures qui émettent ou reçoivent peu de factures. Et en plus du “bureau sans papier”, leur transmission sur un site sécurisé d’échange et de partage de données permet de créer certaines synergies avec son cabinet d’expertise-comptable.

Les atouts de la dématérialisation

La facture électronique offre de nombreux avantages : c’est un gain d’argent (plus d’impression sur papier ni de frais d’affranchissement du courrier), de temps, de place, en plus d’être une solution écoresponsable. La dématérialisation permet aussi de valoriser l’image de marque de l’entreprise, de gagner en exemplarité et en notoriété auprès de ses clients, partenaires ou fournisseurs. Mais opter pour ce mode de facturation impose au préalable de mettre en place un processus (ou une piste) d’audit fiable, afin d’en garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité. Par ailleurs, la transmission et la mise à disposition des factures électroniques doivent être soumises à l’acceptation du destinataire. L’acceptation préalable du recours à la transmission des factures par voie électronique peut être matérialisée dans un document formel tel que les conditions générales de vente (CGV). L’acceptation peut également se faire de manière tacite.

Les règles de la facture électronique

Une facture électronique peut être transmise en pièce jointe d’un courriel, par le biais d’un réseau sécurisé, dans le cadre d’un site internet sécurisé ou par l’utilisation d’un système d’échange de données informatisé (EDI). Par tolérance à l’égard des petites et moyennes entreprises, l’administration admet qu’une facture créée sur papier, puis numérisée pour être envoyée et reçue de façon électronique (par courriel ou via un réseau sécurisé), soit considérée comme une facture électronique, sous réserve du respect des conditions cumulatives suivantes :

- la facture numérisée est à sécuriser au moyen d’une signature électronique, quelles que soient les caractéristiques de cette dernière ;

- l’émetteur de la facture doit la conserver dans les deux formats, papier et électronique.

Cette tolérance, déjà prorogée une fois, prendra normalement fin le 1^er janvier 2019.

L’échange en ligne avec son expert-comptable

La dématérialisation ne se limite pas à l’émission ou à la réception de factures. Elle trouve un prolongement naturel dans le cadre des échanges entre l’entreprise et son expert-comptable. Elle a pour objet de gérer par voie électronique des documents (correspondances, contrats, factures, supports administratifs, etc.) qui transitent régulièrement entre eux. La transmission de l’information est ainsi accélérée et permet à l’expert-comptable de la traiter de façon réactive, en favorisant les missions de conseil et de suivi (situations intermédiaires, gestion de tableau de bord et indicateurs clés), pour permettre éventuellement au dirigeant d’anticiper sur des décisions.

La dématérialisation a aussi pour objectif d’apporter de la souplesse là où le papier est au contraire extrêmement figé : circulation de l’information quasi instantanée, quelle que soit la distance, possibilité d’effectuer des recherches sur des documents à l’aide de mots clés (numéro de facture, montant, date d’échéance, nom d’une spécialité vétérinaire, etc.), sécurisation de l’accès à un document (tel qu’un avoir) ou un groupe de documents (contrats des fournisseurs, par exemple), etc.

Les pièces comptables via une plateforme collaborative

La dématérialisation des factures d’achats et de ventes permet également d’aider à la mise à jour constante de la comptabilité de sa structure.

La solution est de mettre en place un processus qui consiste à scanner des factures d’achats et à les transmettre sur un site partagé et sécurisé, le lieu de rendez-vous numérique du cabinet et de son client.

Le cabinet d’expertise-comptable reçoit alors une alerte et peut traiter les factures pour ensuite les importer dans la comptabilité et les imputer. Grâce à cette technologie, la comptabilité peut être à jour au plus proche de la date réelle. Cette plateforme collaborative fonctionne à distance, en mode SaaS (Software as a Service), un concept qui ne nécessite aucune installation d’application sur son poste de travail ni aucun investissement lourd en serveur. L’entreprise loue un logiciel en ligne et paie en fonction de ses usages.

Les deux plateformes les plus couramment utilisées pour le dépôt des factures, avoirs et autres pièces comptables sont Dropbox et Google Drive, ce dernier serveur distant offrant d’autres fonctionnalités. Google Drive est étroitement lié à la suite bureautique de Google, qui permet de créer et d’éditer des documents directement en ligne et de réaliser un travail collaboratif simultané sur un document.

Le cabinet d’expertise-comptable peut aussi créer un portail d’accueil sur mesure et personnalisé, avec un espace privé pour chacun de ses clients, intégrant de nouveaux services pour faciliter sa relation client (encadré).

Les services en ligne et partagés

Jusqu’à ces dernières années, peu de cabinets d’expertise-comptable ont proposé à leurs clients de disposer d’une solution de travail partagé et en ligne : ce service à distance permet de consulter les informations clés de l’entreprise, reposant sur des données comptables fiables puisque issues de l’outil de production du cabinet. Cette méthode permet aussi de partager des documents de l’entreprise avec le cabinet, tels que les comptes annuels, les contrats de travail, les fiches de paie, les lettres, les statuts.

C’est aussi un mode de communication performant qui sécurise les échanges de données, à savoir les éléments variables de paie, les mémos, les alertes, les tableaux de bord, les actualités issues des différents flux (RSS ou Twitter) que le cabinet a paramétrés de manière personnalisée pour l’utilisateur, la messagerie interne, et autres fichiers divers.
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