Le registre unique du personnel : quelles obligations pour l’employeur ?

De manière générale, tout employeur, sauf s’il s’agit d’un particulier ou d’une association ayant recours au chèque emploi associatif, doit obligatoirement détenir un registre unique du personnel (RUP). Celui-ci concerne donc les établissements industriels, agricoles ou commerciaux, les offices publics et ministériels, les professions libérales, les sociétés civiles, les syndicats professionnels et les associations, ainsi que les établissements où ne sont employés que les membres d’une même famille. Établi par l’employeur, quel que soit l’effectif de l’entreprise, le RUP permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise.

Aucune exception

Le RUP concerne tous les salariés de l’entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire et les travailleurs à domicile. Il est destiné également aux stagiaires accueillis dans l’entreprise, ainsi que, dans des conditions qui seront précisées par décret, aux personnes volontaires en service civique au sens de l’article L.120-1 du Code du service national (modifié par la loi n° 2017-86 du 27 janvier 2017 relative à l’égalité et à la citoyenneté).

Comme tout salarié, le travailleur étranger doit également figurer dans le RUP. Par ailleurs, l’employeur qui détache un ou plusieurs salariés, dans les conditions prévues aux articles L.1262-1 et L.1262-2 du Code du travail, adresse préalablement une déclaration à l’inspection du travail du lieu où débute la prestation. Cette déclaration est annexée au RUP de l’entreprise qui accueille les salariés détachés.

Des mentions obligatoires

L’obligation de la tenue de ce registre concerne l’établissement. En conséquence, si l’entreprise en comporte plusieurs, l’employeur doit en tenir un dans chacun d’eux. Ce RUP permet de réunir dans le même document l’ensemble des informations concernant chaque salarié : identification, dates d’embauche et de départ, contrats de travail.

Plus précisément, l’employeur doit obligatoirement inscrire dans l’ordre chronologique des embauches, depuis la première, quel que soit l’effectif de l’établissement :

- l’identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité ;

- la carrière : emplois, qualifications, dates d’entrée et de sortie de l’établissement ; lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise : la date de cette autorisation ou, à défaut, de la demande d’autorisation ;

- le type de contrat. Pour les cas particuliers, on ajoutera les mentions : “apprenti” ; “salarié sous contrat aidé” ; “contrat à durée déterminée” ; “salarié à temps partiel” ; “mise à disposition d’un groupement d’employeurs”, ainsi que la dénomination et l’adresse de ce dernier ; “travailleur temporaire”, ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire.

Ne pas oublier les stagiaires

Les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement sont inscrits dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du RUP (pour ne pas les confondre avec les salariés). Pour chaque stagiaire concerné, les indications complémentaires, portées sur le RUP, sont les suivantes :

- ses nom et prénoms ;

- les dates de début et de fin du stage (ou de la période de formation en milieu professionnel) ;

- les nom et prénoms du tuteur, ainsi que le lieu de présence du stagiaire.

Cas des travailleurs étrangers et des travailleurs détachés

Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, l’employeur doit inscrire le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail. Une copie de ce titre et une autre de la déclaration de détachement mentionnée aux articles R.1263-3, R.1263-4 et R.1263-6 du Code du travail pour les travailleurs détachés sont annexées au RUP et rendues accessibles aux délégués du personnel et aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du Code du travail et de celui de la sécurité sociale. Elles sont tenues à leur disposition, soit dans l’établissement, soit sur chaque lieu de travail distinct de l’établissement, pour ceux des travailleurs étrangers ou détachés qui y sont employés.

Des informations identifiables, vérifiables et indélébiles

Aucune forme spécifique n’est imposée à l’employeur pour la tenue de ce registre. S’il choisit un support numérique, il doit offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier. Sa seule obligation en la matière est de fournir des informations facilement identifiables, vérifiables et indélébiles. Si une même personne est embauchée avec des contrats successifs, il est nécessaire, pour chaque contrat ou vacation, d’indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, les dates d’entrée et de sortie correspondantes. Un extrait individuel du RUP peut être remis au salarié immédiatement, lors de son embauche, à titre d’attestation d’embauche.

Des contraintes et des sanctions…

Ce registre doit pouvoir être présenté à chaque contrôle de l’Inspection du travail ou de l’Urssaf¹, sous peine de sanction pénale, et être tenu à la disposition des délégués du personnel. L’absence de registre ou des mentions incomplètes ou erronées sont sanctionnées de manière identique : l’employeur aura à s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de 4^e classe (750 € au plus pour les personnes physiques, 3 750 € au plus pour les personnes morales), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

… mais aussi un aspect pratique

Si le RUP est obligatoire pour l’employeur, il peut aussi présenter un intérêt pour lui. Notamment pour répondre à la problématique de reclassement, dans le cas d’un licenciement pour motif économique ou inaptitude. L’employeur a en effet pour obligation, préalablement à ces types de licenciement, de rechercher des solutions de reclassement, ce qui donne souvent l’occasion d’un abondant contentieux. Mais cette obligation ne lui impose pas de créer de nouveaux postes. Il est alors très utile de montrer qu’il n’y avait pas de poste vacant pendant la période de recherche : le RUP en constitue la preuve, et elle est très appréciée par les conseils de prud’hommes.

Des données à conserver précieusement

Les mentions relatives à des événements postérieurs à l’embauche sont inscrites sur le RUP au moment où ceux-ci surviennent. Toutes les mentions portées sur ce registre doivent être conservées pendant la durée de présence dans l’établissement du salarié ou du stagiaire, jusqu’à cinq ans après leur départ.
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¹ Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales.