Un tableau de bord de gestion : quelle création de valeur retenir ? - La Semaine Vétérinaire n° 1688 du 20/09/2016
La Semaine Vétérinaire n° 1688 du 20/09/2016

ORGANISATION

ÉCO GESTION

Auteur(s) : FRANÇOISE SIGOT 

Outil de gestion et de pilotage, le tableau de bord permet de mesurer les performances d’une organisation. Il incite à se poser les bonnes questions pour maintenir, voire redresser, la barre de sa structure vétérinaire.

Bon nombre d’entreprises, grandes et petites, ne jurent que par lui ! Le tableau de bord serait l’outil indispensable pour piloter efficacement son organisation. L’affirmation se vérifie, mais à condition de bien paramétrer celui-ci, en fonction des besoins de sa structure, et de ne pas céder à la tentation de compiler des chiffres pour avoir… des chiffres. Si tel est le cas, la valeur ajoutée de l’outil sera nulle, sans oublier le temps perdu pour alimenter de nombreux tableaux sans grande utilité. En revanche, si le ou les tableaux de bord sont pensés et construits dans un objectif précis, ils seront un guide fort appréciable.

Cibler ses objectifs

Un tableau de bord efficace est celui qui permet aux utilisateurs d’afficher visuellement les tâches et les projets importants en cours, les performances de compte, les coûts de gestion et toute autre information ayant un impact sur les objectifs de l’organisation. Autant dire qu’il doit être construit pour répondre à un objectif. « Avant de se lancer dans la sélection des données du tableau de bord, il faut se demander ce que l’on cherche à travers cet outil. Ce n’est qu’une fois que l’on aura défini son objectif que l’on saura quelles sont les données dont on a besoin », explique Laurence Mignard, formatrice consultante chez CSP Formation, une des entités du groupe Éditions Lefebvre Sarrut. Avant de se lancer dans la compilation de données, il convient donc de se demander ce que l’on veut suivre : par exemple, le turnover, les prix ou les volumes de vente, ou encore les charges variables. Et lorsque cet aspect est clair, il devient aisé de passer à l’étape proprement dite de la construction du tableau de bord. Plus l’objectif est précis, plus il est facile de trouver les éléments à incorporer et, ainsi, de disposer des bons indicateurs pour faire de cet outil une vraie valeur ajoutée. « Comme le tableau de bord d’un véhicule, celui de l’entreprise sert à piloter en donnant une visibilité de l’existant et non pas à l’aveugle », note la formatrice. C’est donc à partir de l’analyse de l’évolution de l’ensemble des données que l’on peut définir une stratégie. D’où l’importance de bien cibler ce que l’on recherche, de ne pas multiplier le nombre d’indicateurs et de sélectionner sans concession les informations à intégrer.

Se doter de données mesurables

Pour sélectionner les éléments utiles, une question prévaut : ce chiffre présente-t-il un intérêt par rapport à mon objectif ? Mais cela ne veut pas dire pour autant qu’il faille inclure toutes les données qui auront passé avec succès ce premier cap. Encore faut-il que celles à compiler soient facilement mesurables et que les chiffres permettant de les mesurer soient tout autant facilement et régulièrement accessibles. « La valeur ajoutée des informations doit être cohérente avec le temps passé à les obtenir », insiste Laurence Mignard. Car, pour remplir son rôle, un tableau de bord doit être alimenté en permanence. Les données retenues peuvent donc être celles du trimestre, de la semaine, du mois. Elles doivent être fiables, car des données obsolètes pourraient conduire à prendre des décisions fondées sur des faits inexacts. Par ailleurs, en marge des chiffres internes à l’organisation, il est possible d’intégrer des données externes à des fins de comparaison. « Un tableau de bord comporte en général des informations chiffrées souvent internes, mais pas seulement. Par exemple, il peut être intéressant d’y inclure des données relatives à la concurrence, si l’on exploite cet outil pour travailler sur ses prix de vente », précise Laurence Mignard. Sur le plan pratique, un bon tableur vaut largement certains logiciels a priori paramétrés pour réaliser rapidement un tableau de bord ! Quel que soit le modèle choisi, il est important de pouvoir modifier et de mettre à jour en un clic les mesures incluses dans le tableau. Enfin, ajouter une fonction permettant de transformer les données chiffrées en graphique apporte plus de lisibilité et placer un seuil d’alerte permet de bien visualiser les moments où il convient d’agir.

Penser aux indicateurs de création de valeur

La valeur ajoutée du tableau de bord est de donner une vue instantanée des performances réalisées et de celles que l’on souhaite atteindre. Aussi est-il nécessaire de comparer régulièrement le “réalisé” au but visé pour la période en cours. Les éléments visuels (graphique, seuil d’alerte) facilitent la tâche, mais ils ne dictent pas les décisions à prendre si les objectifs sont à la traîne ou bien en avance… « Un tableau de bord n’est pas un rétroviseur, mais bien un assistant de pilotage pour atteindre un objectif. Il faut donc le regarder régulièrement afin de vérifier si celui-ci est atteint ou en passe de l’être et ainsi prendre les décisions qui s’imposent », note la formatrice de CSP Formation. Pour agir, il est conseillé de le consulter « au moins une fois par mois », mais il ne faut pas paniquer au premier écart. En effet, il convient de s’assurer que les tendances observées sont durables (au moins sur trois mois) et qu’elles ne sont pas dues à un événement exceptionnel, avant de mettre en place des actions visant à les inverser. Une fois ces actions en place, le tableau de bord ne perd pas de son utilité puisqu’il permet de vérifier si elles portent leurs fruits. Pourtant, une organisation ne doit pas multiplier les tableaux de bord. Si tel est le cas, beaucoup sont redondants et on perd donc du temps à les alimenter. De fait, autant en finir avec un tableau de bord lorsqu’un objectif est atteint et, le cas échéant, le reparamétrer au regard de nouveaux objectifs. Reste une ultime fonction que cet outil remplit à merveille, celle de la communication. Ainsi, en communiquant en interne tout ou partie des données constatées dans le tableau de bord, il sera plus aisé d’imposer une décision au sein de sa clinique ou de son cabinet. D’ou la nécessité d’avoir un outil clair et facilement lisible par tous.

LES CINQ ERREURS À ÉVITER

- Se lancer dans un projet trop ambitieux en voulant réaliser des tableaux de bord extrêmement détaillés en temps réel, qui prennent en compte tous les enjeux de l’organisation. Mieux vaut s’en tenir à “un objectif égale un tableau de bord”.
- Utiliser des mesures sans rapport avec les objectifs. Dans une entreprise, les chiffres ne manquent pas, d’où la nécessité de bien faire le tri de ceux qui sont vraiment utiles.
- Compiler des mesures que personne ne comprend. Mieux vaut privilégier des données que tout le monde connaît.
- Avoir recours à des éléments visuels gadget : de nombreux logiciels spécialisés proposent des fonctions visuelles, et parfois sonores, destinées a priori à visualiser “vite et bien” les sorties de route. En réalité, elles perdent souvent le lecteur, donc autant miser sur un tableau sobre, assorti d’un graphique par exemple.
- Sous-estimer le temps ou les ressources nécessaires pour créer et tenir à jour le tableau de bord. En effet, les données doivent être mises à jour régulièrement, ce qui demande du temps et de la rigueur.
« La valeur ajoutée des informations doit être cohérente avec le temps passé à les obtenir. »
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