Quelle stratégie d’achat adopter - La Semaine Vétérinaire n° 1669 du 08/04/2016
La Semaine Vétérinaire n° 1669 du 08/04/2016

MARKETING

Éco

GESTION

Auteur(s) : Françoise Sigot

Dans les démarches d’achat, le vétérinaire gardera à l’esprit qu’il doit optimiser sa négociation commerciale et former ses équipes aux objectifs fixés. Explications.

Alors que la loi d’avenir encadre l’usage des antibiotiques en médecine vétérinaire et les pratiques commerciales associées, les négociations sont toujours de mise sur les autres produits et services. De plus en plus de praticiens optent pour une organisation collective permettant aux plus désemparés de s’en affranchir plus facilement. Pour autant, bien acheter reste un passage obligé. Comme pour tous les actes de gestion, une bonne organisation en amont fait toujours la différence lorsque vous êtes face aux fournisseurs. Une négociation commerciale se prépare. Pour mettre tous les atouts de son côté, il convient de l’aborder avec l’aide d’un tableau où figurent les différents points à traiter, les objectifs fixés, ainsi que les concessions maximales.

Une meilleure gestion des ruptures de production

Disposition phare de la loi d’avenir, l’interdiction des “3R” (remises, rabais et ristournes) est désormais parfaitement passée dans les mœurs. « Il n’y a plus du tout de négociation sur les antibiotiques », assure Xavier Guilbert, directeur général de la centrale d’achat vétérinaire Coveto. « On peut dire que personne ne se risque à enfreindre la loi. Il n’est plus question de discuter avec les laboratoires sur les antibiotiques. C’est à prendre ou à laisser », abonde un vétérinaire rural qui gère ses achats en interne à l’échelle de sa clinique. Un bouleversement qui a eu des conséquences sur d’autres pratiques. « Nous agissons sur la seule marge de manœuvre qu’il nous reste, c’est-à-dire les marges avant, analyse Xavier Guilbert. Nous les avons adaptées de 2 à 3 % sur les produits courants et jusqu’à 8 à 9 % sur les produits les moins bataillés. Nous avons aussi renégocié quelques services, en matière d’information sur les stocks ou de statistiques de vente. Nous avons ainsi transmis ces dernières aux laboratoires, afin de leur permettre d’ajuster leurs stocks. En contrepartie, il ressort que les ruptures de production des laboratoires sont mieux gérées et équilibrées entre tous les distributeurs. »

Le prix, l’unique variable

Même si les remises, rabais et ristournes ne sont plus de mise pour les antibiotiques, cela ne signifie pas qu’il faut se résigner. « Pour les produits sur lesquels il existe plusieurs offres, le mot d’ordre est de ne pas s’engager », conseille Philippe Baralon, dirigeant fondateur de Phylum, conseil en stratégie, organisation et systèmes d’information. Autrement dit, il est désormais bien fondé d’opter pour une réflexion sur le court terme. « La seule variable à prendre en compte est désormais le prix. Il importe donc de décider en fonction de ses besoins immédiats et de faire évoluer ses achats au regard des tarifs, car il est fort probable qu’ils vont beaucoup bouger », analyse Philippe Baralon. Terminés donc les contrats annuels sur les antibiotiques, aujourd’hui il convient de scruter très régulièrement à la loupe les tarifs et de saisir le bon moment pour passer commande. Pour autant, il est nécessaire de voir plus souvent ses fournisseurs. Les listes des prix communiqués par les laboratoires ou les centrales d’achat suffisent pour adopter ces nouveaux réflexes.

L’anticipation des achats

Pour modifier des pratiques bien ancrées, mais aussi pour négocier tous les produits non soumis à la loi d’avenir, il est nécessaire d’anticiper l’analyse de ses besoins. Et ce n’est pas la veille de passer commande qu’il faut y penser. « La première chose à faire est de savoir ce dont on a besoin et d’avoir en tête une liste courte de propositions possibles, estime le dirigeant de Phylum. Ce qui offre une marge de manœuvre bien plus importante, car, chaque fois que l’équipe arrive à la conclusion qu’il lui faut un produit et seulement celui-là, elle perd de la liberté puisqu’elle n’a aucune alternative. Par conséquent, en amont des commandes, l’équipe doit se mettre d’accord sur cette liste des possibilités. » De quoi être mieux armé pour optimiser les achats, puisque si l’on juge un tarif trop élevé, il sera facile de regarder le prix d’un autre produit, que l’on peut lui substituer.

La formation des équipes

Si le prix est un élément à prendre en compte dans sa stratégie d’achat, il est loin d’être le seul. Ainsi, une négociation commerciale ne doit pas uniquement se focaliser sur les tarifs. Les services associés, comme l’aide à la prescription, doivent également beaucoup influencer un acte d’achat. D’autant plus si l’on modifie son offre en optant pour un nouveau produit. « Il faut aborder une négociation commerciale avec l’objectif de construire de la valeur ajoutée ensemble », résume Philippe Baralon. Il convient tout autant de le faire dans un esprit d’apaisement, car les revirements hâtifs ont toujours des conséquences difficiles à gérer. « Une référence majeure ne se change pas sur un coup de tête », prévient le spécialiste du conseil en stratégie, organisation et systèmes d’information. Dès lors, en abordant une négociation commerciale calme et bien préparée, il sera bien plus facile de négocier des prix, mais aussi des services. Enfin, il est impératif de ne pas négliger la conséquence de l’acte d’achat sur l’organisation interne de la clinique. Changer une référence parmi les produits courants vendus au comptoir, tels que les pet foods ou les antiparasitaires, signifie qu’il va falloir motiver et expliquer cette décision aux clients, donc informer et former les équipes. Rappelons qu’être capable de négocier avec son fournisseur un accompagnement pour former les équipes et disposer d’arguments solides à faire valoir auprès des clients susceptibles d’aller chercher ailleurs leur référence favorite est parfois bien plus rentable qu’un prix…

La délégation des négociations

Plus on achète de gros volumes, plus les remises et les ristournes sont importantes. Donc mieux vaut focaliser ses négociations sur les produits qui font les plus gros volumes, sans toutefois céder aveuglément à l’attrait de la remise en achetant plus que de besoin. « Il y a un intérêt majeur à se regrouper pour acheter, même pour les cliniques qui traitent seules des volumes importants. Mais la contrainte d’un regroupement est, en amont, d’être capable d’harmoniser ses achats », fait remarquer Philippe Baralon, qui suggère une question clé avant d’envisager tout regroupement : « Sommes-nous capables de nous mettre d’accord techniquement et donc suffisamment cohérents pour rester fiables et négocier 800 ou 1 000 références ? » Vient ensuite le temps de la négociation, où il est préférable de déléguer une seule personne pour les mener avec l’ensemble des fournisseurs. Il reviendra à celle-ci de mettre en concurrence les fournisseurs et, tout au long des négociations, d’être vigilante sur la façon dont sont exprimées les potentielles remises ou ristournes. En effet, les forts pourcentages cachent parfois de bien petites valeurs. C’est pourquoi le pourcentage de remise doit toujours être recalculé en valeur absolue.

Enfin, pour conclure une négociation, il est préférable de toujours reformuler clairement chacun des acquis de la négociation, confirmé et verrouillé par un engagement franc du vendeur.

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