Choisir sa méthode pour structurer ses achats - La Semaine Vétérinaire n° 1616 du 06/02/2015
La Semaine Vétérinaire n° 1616 du 06/02/2015

Entreprise

Auteur(s) : Françoise Sigot

Une gestion raisonnée des stocks est le gage d’une trésorerie mieux maîtrisée. Elle passe d’abord par des achats bien négociés et paramétrés au plus près des besoins de sa structure.

Lorsqu’une clinique est confrontée à des difficultés de rentabilité, la réduction des coûts peut passer par la structuration des achats. En effet, le gain de quel­ques points de marge puise souvent sa source dans une négociation fine avec les fournisseurs. Encore faut-il savoir réduire les frais de manière à ne pas pénaliser la productivité de la clinique ou la qualité des biens et des services vendus. Ce casse-tête est relativement facile à résoudre, à condition d’adopter quelques règles de méthodologie éprouvées.

LES MEILLEURS TARIFS

Une analyse fine et méthodique des besoins de la clinique ou du cabinet précède toute négociation. « Mieux vaut focaliser ses négociations sur les produits qui représentent les plus gros volumes », recommande ainsi Thierry Habran, dirigeant fondateur du réseau de cabinets VetOne. Cette évidence est toutefois à manier avec précaution, afin de ne pas céder à l’attrait de la remise en achetant plus que nécessaire. Il convient donc de procéder à un juste chiffrage des besoins réalisé à partir des statistiques d’achat de l’année N-1. Cela permettra ainsi d’éviter soit une immobilisation financière importante et inutile, soit un risque de ne pouvoir exercer son métier dans de bonnes conditions.

En outre, il n’est pas vain de se renseigner sur l’origine des médicaments et des consommables. « Il n’est pas rare de voir trois ou quatre produits identiques venir de trois ou quatre laboratoires différents », souligne Thierry Habran. Dès lors, réduire le nombre de fournisseurs et acquérir des volumes plus importants chez un ou deux d’entre eux peut représenter une source d’économies significatives. Les mettre en concurrence et se renseigner sur les conditions d’achats de quantités plus élevées se révèle également intéressant.

BIEN MAÎTRISER LES REMISES

L’examen des tarifs est un autre point à ne pas négliger. Il ne suffit pas d’obtenir de belles remises pour réaliser une affaire. Un pourcentage élevé dissimule parfois une piètre importance. C’est pourquoi il est à recalculer en valeur absolue. « Le vétérinaire ne vit pas de pourcentages, mais d’euros sonnants et trébuchants, commente le dirigeant du réseau Vet­One. Une remise de 20 % sur un prix de 100 €, par exemple, fera toujours moins que 10 % sur 500 €. » De même, les offres commerciales qui font florès à certaines périodes de l’année et souvent exprimées en unités gratuites sont à rapporter en euros.

Ensuite, il convient d’évaluer les services consentis par les laboratoires, ainsi que certains éléments plus subjectifs (mode d’administration de tel ou tel produit, qualité selon leur propre expérience, disponibilité des produits, etc.). Chaque acte d’achat comporte, bien entendu, une part de subjectivité non négligeable, même si celle-ci ne doit intervenir dans la décision (la signature d’un bon de commande) qu’après avoir pesé les éléments rationnels, tels que les prix et les remises.

LES CENTRALES D’ACHAT

Aussi, il est préférable de s’organiser pour négocier au mieux les prix, car la différence varie parfois de 10 points (de 15 à 25 % de remise) selon le négociateur. Il est difficile de repérer la méthode infaillible, même s’il existe un postulat de base : plus les quantités achetées sont importantes, plus les tarifs sont attractifs. Les formes d’organisation restent multiples. Certains praticiens optent sans hésiter pour les centrales d’achats. Aujourd’hui, il est possible de considérer que 60 % de la distribution des médicaments vétérinaires passent par ces dernières et que 95 % des vétérinaires s’approvisionnent principalement auprès de ces structures. Grâce à leur puissance de frappe, ces centrales permettent aux praticiens d’avoir accès à une large gamme de médicaments issus de différents laboratoires. Il s’agit d’un avantage du point de vue de la liberté de prescription et si le vétérinaire ne souhaite pas surstocker. En effet, ces centrales d’achats livrent très rapidement les produits quelle que soit la localisation des cliniques.

Ce mode d’organisation présente, de plus, l’avantage de ne pas avoir à mobiliser des compétences pour la négociation avec les laboratoires et la gestion des achats. « Notre métier consiste à stocker et distribuer des médicaments et des matériels pour les vétérinaires, en prenant soin de leur proposer en permanence le stock le plus large aux meilleurs tarifs, détaille Xavier Guilbert, directeur général de Coveto, centrale vétérinaire active sur 38 départements du Grand Ouest qui regroupe plus de 2 000 adhérents dans les structures de Montaigu et de Limoges. Pour bénéficier de nos services, les vétérinaires doivent, d’une part, être installés en libéral, d’autre part, adhérer à notre coopérative. Dès lors, ils ont accès à l’ensemble de notre offre produits et à certains services, tels que l’actualité des spécialités ou leurs statistiques d’achats et leurs encours de paiement. »

LES CENTRALES DE RÉFÉRENCEMENT

En marge des centrales d’achat, celles de référencement font également désormais partie de l’arsenal à disposition des vétérinaires pour mieux négocier leurs achats. « Nous avons lancé notre centrale de référencement il y a neuf ans, témoigne Vincent Pouillaude, vétérinaire et fondateur de la société par actions simplifiées (SAS) Bourgelat. Notre objectif était d’abord de négocier des contrats de groupe avec les laboratoires. Avec cet outil, nous avons retrouvé du pouvoir face à ces derniers, notamment sur des produits très concurrencés. »

Aujourd’hui, une soixantaine de cliniques implantées partout en France adhèrent à cette structure qui fonctionne sur la base de “sur-ristournes” accordées aux adhérents, tout en laissant la liberté à ces derniers de passer par une centrale d’achat pour s’approvisionner ou de commander en direct auprès des laboratoires. « Nous sélectionnons chaque année de façon collégiale les produits que nous négocions auprès des fournisseurs et qui sont “sur-ristournés” à nos adhérents. Ceux-ci nous reversent un pourcentage de ces montants pour nous permettre de faire fonctionner la SAS. L’an dernier, nous avons fait gagner 600 000 € environ à l’ensemble des cliniques qui sont membres de notre GIE », estime Vincent Pouillaude.

LES MODES DE NÉGOCIATION

D’autres, enfin, préfèrent traiter directement avec les laboratoires. « Nous avons testé la centrale d’achat et, finalement, pour les gros postes, nous parvenons aussi bien à négocier seuls », commente un vétérinaire, qui souhaite rester anonyme.

Quel que soit le mode d’organisation retenu pour passer commande, en interne, la gestion des achats obéit également à quelques règles simples pour optimiser cette tâche. La principale est de déléguer cette fonction à une seule personne. « Il est primordial de bien préparer les entretiens avec les laboratoires, d’une part avec les chiffres pour évaluer les besoins, mais aussi avec des faits, notamment pour vérifier que les promesses ont été tenues ou que les services annoncés ou la disponibilité des produits ont bien été au rendez-vous », explique Thierry Habran. Comme toute négociation, celle des prix requiert de l’organisation et du temps.

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