Laurence Lajou : « Bâtir une véritable stratégie de développement durable » - La Semaine Vétérinaire n° 1580 du 11/04/2014
La Semaine Vétérinaire n° 1580 du 11/04/2014

Entreprise

Auteur(s) : Marc Pouiol

Quelle est la bonne démarche pour améliorer sa productivité ?

L’essentiel est d’identifier le point de départ, afin de fixer ensuite des objectifs réalistes et pertinents. Cela implique un diagnostic des paramètres financier, organisationnel et humain existants. Cette étape, parfois négligée, est incontournable car les praticiens pensent connaître parfaitement le fonctionnement de leur structure. Or, c’est d’abord en analysant les dysfonctionnements qu’il est possible de définir les priorités destinées à améliorer la productivité. Cependant, quand nous avons “le nez dans le guidon”, souvent nous ne les voyons plus.

Par où faut-il commencer ?

Le premier indicateur à prendre en compte est la marge brute par équivalent temps plein. Nous pouvons considérer qu’aux alentours de 100 000 €, la structure se situe dans une bonne moyenne. À partir de cette jauge, il est possible de commencer à identifier des marges de progression. Bien entendu, les indicateurs chiffrés varieront selon le type d’activité et de structure.

Concrètement, comment procéder ?

Il convient en premier lieu d’identifier les bonnes pratiques, ainsi que les moins bonnes, et de s’interroger sur les causes des pertes de temps. Une solution consiste, par exemple, à chiffrer le nombre de visites par praticien et à analyser pourquoi il existe des différences. Un autre point est à considérer : quels sont le nombre et l’impact des consultations non facturées ? Pourquoi trois associés se sont occupés du même problème ? Mettre tout cela à plat permet déjà d’avoir une nouvelle vision de son activité.

Ce diagnostic doit-il déboucher sur une nouvelle organisation ?

Une fois le diagnostic établi, il reste à mettre en place des procédures pour sortir du “tout le monde s’occupe de tout”, un phénomène qui concerne souvent les praticiens et les auxiliaires. Il est nécessaire de (re) définir les tâches et les responsabilités de chacun. Toutefois, il importe également de centraliser l’information, de la partager et de communiquer. Je constate que l’organisation régulière de réunions relatives à la vie de la structure n’est pas suffisamment ancrée dans les habitudes. Ce n’est jamais une perte de temps. Au contraire, elles permettent de repérer les problèmes et de ne pas les laisser perdurer.

Ces orientations engendrent-elles un coût ?

Il est possible d’entreprendre des actions efficaces, sans dépenser beaucoup d’argent : revoir l’ergonomie des postes de travail, les flux de clients, éviter les erreurs dans la facturation, mettre en place un agenda partagé, repenser la disposition et l’utilisation du matériel, etc. Il importe aussi d’analyser la “productivité négative”, comme le nombre de litiges, de réclamations ou de consultations gratuites qui entraînent une perte de temps et d’argent. Une fois que tout cela est instauré, on peut aller plus loin. Mais avant de redessiner le cabinet et de miser beaucoup pour (peut-être) gagner peu, il est préférable d’investir peu et de réorganiser en vue d’un gain de productivité susceptible de devenir sensible.

Cependant, les gisements de croissance ne sont pas seulement internes…

Bien entendu, il ne faut pas se contenter de rester centré sur la vie interne de la structure. L’activité est liée aux évolutions concurrentielles, réglementaires ou commerciales, voire environnementales. Ce sont autant de données qu’il convient d’identifier en temps réel. Il est donc indispensable d’anticiper pour identifier tous les gisements de croissance, tels que l’optimisation de la vente de produits et d’aliments ou le développement de nouveaux services. Cela implique, en outre, d’adapter les outils, les modes de fonctionnement et de management, et d’accompagner les équipes et les clients dans ces mutations. Il s’agit de bâtir une véritable stratégie de développement durable, en passant d’une gestion au fil de l’eau à un pilotage proactif de l’activité.

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