Vols internes : comment y mettre fin - La Semaine Vétérinaire n° 1567 du 10/01/2014
La Semaine Vétérinaire n° 1567 du 10/01/2014

Entreprise

Auteur(s) : Jacques Nadel

Les fraudes effectuées au sein d’une structure vétérinaire peuvent coûter cher. Si elles sont difficiles à détecter, des solutions de prévention et des dispositifs de surveillance existent pour les éradiquer.

La fraude par les employés (coulage de marchandises, détournement d’espèces, vols de produits exposés en salle d’attente, etc.) représente un fléau pour une entreprise. Plus sournoises, les sommes dérobées régulièrement au sein d’une clinique ou d’un cabinet peuvent être considérables. Parmi les actes malveillants, il faut distinguer le vol des marchandises par le personnel ou les clients et le détournement d’espèces par les salariés des vols par effraction, commis en dehors des heures d’ouverture de la structure.

En principe, le vol des collaborateurs concerne davantage les produits vétérinaires que la caisse, les paiements des clients en liquide (en général des sommes modiques) n’étant pas fréquents. La lecture des vieux classiques d’Agatha Christie peut être instructive. Elle a au moins le mérite de nous rappeler que le coupable est parfois le personnage que l’on soupçonne le moins. Toutefois, la fraude interne est difficile à détecter et surtout à prouver. Pour inculper un salarié de vol, il doit être pris en flagrant délit. Et pour obtenir réparation, cela peut devenir un véritable parcours du combattant. Le temps du dépôt de plainte, de la désignation d’un juge d’instruction, d’un expert judiciaire, etc., l’affaire risque de ne pas passer devant le tribunal compétent avant deux ou trois ans.

LES TECHNIQUES DE VOL

Certes, la plupart des employés sont intègres. Mais dans le cas contraire, comment déceler les techniques de soustraction utilisées par les collaborateurs déloyaux ou malhonnêtes ? Par exemple, la fraude classique consiste à ne pas enregistrer, ou partiellement, le montant de la vente. Autres malversations pratiquées : utiliser des touches de caisse qui diminuent la recette et subtiliser des chèques. Il suffit tout simplement de ne pas les enregistrer. La balance en fin de journée tombe juste au centime près. Elle présente l’avantage de simplifier la tâche du salarié indélicat qui n’a pas besoin, pour tenter de dissimuler son larcin, d’accorder les totaux. En général, il est plus simple de mettre dans sa poche un chèque que du liquide, car le fraudeur est alors obligé d’ajuster la caisse informatique pour que le total réellement en caisse en fin de journée soit conforme au montant théorique. Plus sournoise, une technique consiste à se servir dans le stock de médicaments (un usage toléré) et, in fine, à ne pas rembourser l’employeur.

LES MOYENS DE PRÉVENTION

La vigilance est de mise. Pour remédier au vol interne, il convient d’abord de ne pas multiplier les endroits de dépôt d’argent dans la clinique. Les collaborateurs ne devraient pas avoir besoin de se déplacer dans les réserves, avec des billets ou des rouleaux de pièces, dans les mains ou dans les poches. Et au comptoir, il est préférable de remplir les chèques sur-le-champ et de ne pas laisser un hall d’accueil sans surveillance. Enfin, prévenir dès l’entretien d’embauche un futur salarié n’est pas dénué de sens : un entretien bien conduit, au cours duquel le dirigeant montre discrètement qu’il n’est pas prêt à se laisser flouer, a toutes les chances de dissuader un éventuel malfaiteur de travailler chez lui. Ce dernier préférera, en principe, une place où il a le champ libre. Sans tomber dans la paranoïa, il n’est pas évident de déceler un fraudeur lors d’un recrutement, et les employeurs précédents du candidat sont astreints à la plus grande retenue dans leurs propos.

LA LÉGISLATION EN VIGUEUR

Une autre méthode frauduleuse consiste à envoyer un comparse faire des achats dans la clinique. Il règle avec des billets, dont on a préalablement relevé les numéros, et qui se retrouveront, non dans la caisse, mais dans le sac ou la poche du suspect. Il est possible, en présence de la police, de réussir un flagrant délit, surtout si le faux client est assermenté.

La vidéosurveillance peut fournir des preuves suffisamment irréfutables pour amener l’aigrefin à avouer, à donner sa démission et à rembourser au moins une partie de ce qu’il a dérobé. Cependant, il faut veiller à respecter la législation en vigueur (interdiction de mettre des caméras dans les vestiaires, par exemple) et à placarder un écriteau adéquat annonçant une surveillance filmée. Par ailleurs, un écran d’affichage des prix au-dessus d’un tiroir-caisse informatique rend la malversation plus difficile. Il faut veiller à ce qu’un présentoir de comptoir ne le cache pas, pour que les clients puissent connaître les tarifs.

UNE SURVEILLANCE ADAPTÉE

Le contrôle du stock doit également permettre de déceler le vol interne. La méthode consiste à surveiller de façon rigoureuse une partie du stock. Avec une gestion informatisée, le vétérinaire y a facilement recours. Dès lors que tous les articles sont codés, les entrées de marchandises et les ventes enregistrées sur l’ordinateur, il est en mesure de suivre la démarque inconnue sur certains produits placés à des endroits à risque. Il suffit d’effectuer un inventaire physique et de dresser une liste de ces produits sur l’ordinateur à une certaine date. Puis, après avoir recoupé les chiffres, et éventuellement ajusté les stocks, il procède à la même opération ultérieurement. La différence entre le stock indiqué par l’informatique et le stock physi­que donne la démarque inconnue. Enfin, si l’employeur suspecte un vol important, il est toujours possible de faire effectuer, à n’importe quel moment de l’année, un inventaire complet. Le comptable peut alors calculer la marge brute.

REPÉRER LES ANOMALIES COMPTABLES

Une baisse significative du taux de marge, si elle est hors norme par rapport aux moyennes professionnelles, devrait mettre la puce à l’oreille, à plus forte raison en l’absence d’explications rationnelles (facteurs de commercialité, concurrence accrue, par exemple). Les causes pourront alors être recherchées du côté de l’équipe, à condition d’avoir éliminé au préalable les autres raisons de baisse inexpliquée et significative des marges. Dans l’élaboration des comptes, il peut y avoir des anomalies, telles qu’un chiffrage du stock erroné, des factures d’achats non comptabilisées (ou comptabilisées deux fois), des recettes non prises en compte, une évaluation erronée des “dus clients” à la clôture des comptes, des remises mal enregistrées (normalement en diminution des achats) ou encore des escomptes financiers non-inscrits en produits financiers.

CE QUI DOIT ÉVEILLER LES SOUPÇONS

→ Des erreurs récurrentes de caisse (déficitaires et/ou excédentaires, si le voleur prélève moins que la vente qu’il a annulée).

→ Des corrections anormales de l’état des stocks par rapport à la présence journalière des équipes.

→ Un mauvais calcul, quand le stock et les ventes ne correspondent pas aux quantités achetées.

→ Des annulations de ventes : il convient d’en connaître les causes.

→ Des anomalies après la validation de la marge en valeur et en pourcentage par l’expert-comptable, à l’occasion de l’arrêté des comptes, annuellement ou sur une période déterminée.

DES MESURES DE PROTECTION CONTRE LE VOL INTERNE

→ La technique du jeu Master Mind (si le turnover de la clinique est important) : à chaque mouvement suspect des stocks, regarder quelle équipe était présente, ce qui permet, par élimination, de resserrer l’étau sur le voleur.

→ Opérer des relevés de caisse plusieurs fois par jour (par huissier si une inculpation devient nécessaire).

→ Mettre en place périodiquement des inventaires tournants.

→ Ne pas conserver trop de liquidités à la clinique, ou à son domicile quand celui-ci communique avec la clinique. En cas de vol d’espèces à domicile, la perte d’exploitation ne sera pas forcément reconnue.

→ Optimiser le contrôle interne : séparer les tâches informatiques facilitant les contrôles des salariés, analyser par sondage les causes des annulations de stocks, mettre en place des codes collaborateurs, contrôler des caisses par sondage (ventilation des paiements en espèces, par carte bleue et chèques pour chaque code vendeur par exemple), limiter les accès aux corrections de stocks par mot de passe, tracer chaque correction avec l’heure et le nom de l’auteur.

→ Garder le ticket de caisse, à la suite d’un remboursement client (en déduction de la recette journalière).

Formations e-Learning

Nouveau : Découvrez le premier module
e-Learning du PointVétérinaire.fr sur le thème « L’Épanchement thoracique dans tous ses états »

En savoir plus

Boutique

L’ouvrage ECG du chien et du chat - Diagnostic des arythmies s’engage à fournir à l’étudiant débutant ou au spécialiste en cardiologie une approche pratique du diagnostic électrocardiographique, ainsi que des connaissances approfondies, afin de leur permettre un réel apprentissage dans ce domaine qui a intrigué les praticiens pendant plus d’un siècle. L’association des différentes expériences des auteurs donne de la consistance à l’abord de l’interprétation des tracés ECG effectués chez le chien et le chat.

En savoir plus sur cette nouveauté
Découvrir la boutique du Point Vétérinaire

Agenda des formations

Calendrier des formations pour les vétérinaires et auxiliaires vétérinaires

Retrouvez les différentes formations, évènements, congrès qui seront organisés dans les mois à venir. Vous pouvez cibler votre recherche par date, domaine d'activité, ou situation géographique.

En savoir plus


Inscrivez-vous gratuitement à nos Newsletters

Recevez tous les jours nos actualités, comme plus de 170 000 acteurs du monde vétérinaire.

Vidéo : Comment s'inscrire aux lettres d'informations du Point Vétérinaire

Retrouvez-nous sur
Abonné à La Semaine Vétérinaire, retrouvez
votre revue dans l'application Le Point Vétérinaire.fr