Bienvenu dans l’espace unique de paiement en euros

A partir du 1^er février 2014, seuls les nouveaux moyens de paiement unifiés au sein du single euro payments area (Sepa) seront acceptés pour émettre des virements et des prélèvements bancaires. Mis en œuvre au plus tard à la fin de l’année, le Sepa représente l’espace unique de paiement en euros regroupant les 28 pays membres de l’Union européenne, auxquels s’ajoutent la Norvège, l’Islande, le Liechtenstein, la Suisse et Monaco.

Pour les entreprises, le 1^er février 2014 est la date butoir, fixée par les instances européennes, à partir de laquelle les virements et les prélèvements nationaux ne pourront plus être émis. Tous les acteurs (banques, entreprises, professionnels, particuliers, etc.) devront impérativement abandonner les actuels virements et prélèvements avant la fin 2013 et les remplacer par les nouveaux moyens de paiement Sepa.

FONCTIONNEMENT DE LA NORME SEPA

Pour les virements, le changement réside essentiellement dans une manipulation informatique. Pour les prélèvements, l’opération est plus complexe. Le prélèvement Sepa est un paiement à l’initiative du créancier, sur la base d’une autorisation préalable donnée par le débiteur (mandat) qui peut être générale pour des paiements récurrents, ou unitaire pour des paiements ponctuels. La responsabilité de la détention et de l’archivage du mandat (sous forme papier ou électronique) relèvera dorénavant du créancier. À chaque opération, une référence unique de mandat (RUM) devra être établie. L’émetteur du prélèvement doit en outre posséder un identifiant créancier Sepa (ICS).

Une notification est à adresser par le créancier au débiteur pour l’avertir d’un prélèvement, au moins quatorze jours calendaires avant son échéance. Elle doit contenir au minimum la date d’échéance du prélèvement et son montant, le numéro ICS du créancier et la RUM rattachée à l’opération.

Chaque prélèvement Sepa émis doit contenir les informations relatives au mandat (ICS, RUM, date de signature de mandat). Il sera caractérisé selon des séquences distinctes : first (premier prélèvement), recurrent (prélèvements suivants), final (dernier prélèvement) ou one off (prélèvement ponctuel).

Les virements et les prélèvements nécessitent obligatoirement l’usage de coordonnées bancaires à l’échelle européenne : l’international bank account number (Iban) et le bank identifier code (BIC) qui figurent sur les relevés d’identité bancaire depuis 2001. Les télérèglements sont également concernés.

PROTOCOLE DE MISE EN CONFORMITÉ

La migration des moyens de paiement Sepa nécessite de profonds ajustements et suit plusieurs étapes.

→ Contacter votre expert-comptable (ou le centre de gestion agréé) pour mettre en œuvre ces travaux de mise en conformité et vérifier avec le prestataire informatique la compatibilité de vos outils de gestion (référentiel client, logiciel de gestion, logiciel de paie, etc.) avec les moyens de paiement Sepa.

→ Rencontrer votre banquier pour convenir du format des échanges informatiques Sepa avec sa banque et demander votre identifiant ICS (attribué par la Banque de France). Pour la France, l’ICS comporte treize caractères, dont six reprennent le numéro national d’émetteur (NNE) actuel du créancier. Pour obtenir un ICS, ce dernier doit faire une demande à sa banque (une seule s’il est client dans plusieurs établissements bancaires) pour chacune des entités juridiques concernées. La banque se chargera de faire la demande à la Banque de France. Si le créancier possède déjà un NNE, il sera repris. S’il en a plusieurs, le créancier devra en choisir un.

→ Définir la RUM (35 caractères latins au maximum) pour chacun des mandats de prélèvement actuels et qui se poursuivront au-delà de la migration, et préparer leur gestion (récupération des mandats signés et régie de leur cycle de vie). La RUM doit être inscrite sur le mandat avant son envoi au débiteur et figurer dans l’information préalable à l’émission du prélèvement Sepa.

→ S’assurer que les coordonnées bancaires de tous ses clients sont sous le format européen (normes Iban et BIC) et penser à actualiser, le cas échéant, vos conditions de paiement (documents commerciaux, factures, etc.).