Le tableau de bord, un levier managérial pour la clinique - La Semaine Vétérinaire n° 1548 du 12/07/2013
La Semaine Vétérinaire n° 1548 du 12/07/2013

Entreprise

Auteur(s) : CLARISSE BURGER

Plus encore en période de crise, un tableau de bord est indispensable au dirigeant de clinique. Vétérinaire et fondatrice du cabinet de conseil Something Else, Laurence Lajou nous éclaire sur cet outil de pilotage.

Selon les experts-comptables, peu de dirigeants de petites et moyennes entreprises (PME) disposent d’un véritable tableau de bord. Pour la plupart, ils conservent un bilan comptable, un compte de résultat annuel et quelques fichiers de données utiles, mais pas forcément utilisées à bon escient. « Sur un panel de plus de 30 000 entreprises interrogées, seules 8 % disposent de véritables indicateurs pour gérer leur structure, pendant que 92 % naviguent à vue. C’est dramatique pour la profession de dirigeant d’entreprise », constate Antoine Perez, président du réseau de cabinets Cabex, dans une interview aux Échos Entrepreneurs1. Pour cet expert-comptable, il est indispensable de passer d’une logique de compte de résultats à celle d’indicateurs de pilotage et, par conséquent, d’adapter les informations comptables à l’activité de l’entreprise et à celui qui prend les décisions. « Les dirigeants n’aiment généralement pas les chiffres dans la façon dont ils sont présentés. Mais ils vont servir de base à des informations légales. Néanmoins, le chef d’entreprise aimerait aussi détenir des données utiles, c’est-à-dire fiables, pertinentes, claires et rapides. Ce qui demande toute une organisation dans l’entreprise », précise-t-il.

ANALYSER LE PASSÉ POUR PILOTER LE PRÉSENT

Les règles sont les mêmes pour les très petites entreprises (TPE) et les PME vétérinaires. Un point de vue que partage Laurence Lajou, dirigeante de Something Else, une société de conseil en management, en marketing et en gestion. « Quel pilote entrerait dans l’avion sans connaître son cap, la vitesse du vent et le nombre de litres de carburant dans le réservoir ? », interroge-t-elle. Selon elle, la problématique est identique pour le dirigeant d’une clinique vétérinaire. « Par conséquent, il n’existe pas de pilotage ni d’évaluation des résultats sans indicateurs et mesures appropriés », a-t-elle notamment expliqué lors du congrès France Vet, les 21 et 22 juin derniers à Paris. D’autant que la tendance actuelle au regroupement de structures vétérinaires géographiquement distantes implique, d’après elle, un pilotage beaucoup plus fin de l’entreprise. Il existe pour cela plusieurs méthodologies afin de concevoir et de mettre en place son tableau de bord.

Selon Laurence Lajou, également diplômée d’HEC et titulaire du diplôme supérieur de comptabilité et de gestion, il est important, pour comprendre l’existant, de réaliser une analyse du passé de l’entreprise. Ainsi, il faut procéder sur une base d’au moins deux ou trois exercices (soit en année pleine), ou bien en cumul fixe (ou mobile) sur 12 mois glissants. Pour un praticien libéral, il convient de quantifier le nombre de visites de ses clients et le montant perçu, de calculer le chiffre d’affaires par personne (par vétérinaire, par auxiliaire, etc.), ainsi que celui par client et/ou par transaction.

CONSTRUIRE ET MESURER LE FUTUR

Des actions sont possibles pour augmenter le chiffre d’affaires, notamment via la hausse du nombre de clients ou de transactions, la baisse du coût de production des services, etc. Pour avoir une vision plus fine de son activité, il est intéressant de décomposer le chiffre d’affaires par espèces, par familles de clients, par vétérinaires de la clinique, par zone d’activité (site, zone géographique, etc.). « L’analyse doit s’effectuer sous plusieurs angles : via le portefeuille de clients professionnels (éleveurs, association, mairie, etc.) et de particuliers, via la médecine (chirurgie, vaccins, examens complémentaires, expertises, etc.). Le seul chiffre d’affaires ne montrera pas, par exemple, la baisse de factures sur telle activité », analyse-t-elle.

D’autres questions se poseront au dirigeant de la clinique : quelle est l’évolution de ses soldes intermédiaires de gestion (SIG) ? Comment identifier les points à améliorer de sa structure ? Comment déterminer le ratio entre le chiffre d’affaires des actes et des ventes ou entre la prévention et les bilans préopératoires ? Comment évaluer le panier moyen de ses clients, les impayés, le niveau de trésorerie ?, etc.

Si le chiffre d’affaires de la structure augmente et non les bénéfices, il convient d’observer l’état de la marge brute. Cette baisse est-elle due à la prise de congés des vétérinaires ou à celle des clients ?

Puis, l’analyse du chiffre d’affaires global et par activité de la clinique (types d’actes, ventes de médicaments et d’alimentation) sert à déterminer les causes d’éventuels écarts. « Un tableau de bord et ses données doivent être utiles au dirigeant, donc utilisés. C’est un levier managérial, un outil d’organisation et d’aide à la délégation. Il offre aussi le suivi des responsabilités déléguées et la possibilité de construire le “futur” de la clinique et de le mesurer », conclut Laurence Lajou.

D’autres outils d’intelligence économique et d’analyse financière, ainsi que des applications de traitement analytique en ligne tels que les outils Olap (Online analytical processing) utilisés en informatique décisionnelle, peuvent être utiles à la bonne marche de la structure. À titre d’exemple, Laurence Lajou a démontré qu’avec un tableau de bord qui offre une vue transversale de son activité, une clinique équine, où les encours clients représentent 20 % du chiffre d’affaires (celui-ci étant évalué stable), pourrait améliorer le niveau de sa trésorerie en réduisant les délais de paiement des clients professionnels à 60 jours (auparavant fixés à 90 jours) et ceux des particuliers à 30 jours (au lieu de 52 jours).

CE QUE CONTIENT UN TABLEAU DE BORD

Un tableau de bord est un document de synthèse réalisé de préférence par mois ou par trimestre pour les très petites entreprises. Il contient des informations financières ou non (notamment les commandes clients, les demandes de devis, les ventes, les achats de produits, le fonds de roulement, l’état de la trésorerie, etc.) pour pouvoir suivre l’activité et prendre les décisions nécessaires. Destiné au dirigeant et aux autres responsables de l’entreprise tels que les associés, il les informe du cap à tenir. Généralement, cinq grandes familles d’indicateurs utiles se rapportent aux coûts, aux résultats, à l’activité, à la performance et à la stratégie de la structure. Ils doivent être déterminés pour mesurer non seulement la valeur des produits consommés, mais aussi celle des actes de soins, afin d’évaluer quantitativement et qualitativement les résultats de la clinique, de déceler les coûts cachés et de décliner ses objectifs.

Pour une structure vétérinaire, plusieurs points sont à distinguer dans le tableau de bord pour suivre attentivement l’évolution des résultats :

– le chiffre d’affaires global mensuel ;

– les chiffres d’affaires mensuels par actes, par médicaments, par produits (alimentation) ;

– les charges fixes (salaires, taxes, impôts, loyers, etc.) ;

– les charges variables (selon l’activité).

LES OUTILS DE GESTION UTILISÉS PAR LES PRATICIENS

Dans une enquête menée auprès de 499 praticiens libéraux en juin dernier2, la gestion dans son ensemble semble mieux apprivoisée par les chefs d’entreprise vétérinaires. Concernant les outils indispensables à la bonne marche de leur structure, 35,9 % (sans tenir compte des non-réponses) utilisent un tableau de bord, mais seuls 28,7 % effectuent un suivi de la trésorerie et 23,9 % un suivi de la marge.

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