Suites bureautiques en ligne : des solutions de plus en plus crédibles - La Semaine Vétérinaire n° 1545 du 21/06/2013
La Semaine Vétérinaire n° 1545 du 21/06/2013

Entreprise

Auteur(s) : FRANÇOIS-HENRI MÉDARD

Microsoft Office est certainement la suite bureautique la plus complète. Cependant, d’autres solutions existent. En équivalent libre et gratuit, LibreOffice est une alternative crédible. Plus récentes, les suites bureautiques en ligne s’imposent, au fil des ans, comme des offres sérieuses. Focus sur les deux principaux produits : Google Docs et les Office Web Apps.

DES LOGICIELS AUX NOMBREUX AVANTAGES

Les suites bureautiques en ligne (Web Apps) comportent principalement un traitement de texte, un tableur et un logiciel de présentation. Directement accessibles depuis le navigateur web, sans installation sur le disque dur, elles présentent des avantages spécifiques :

→ la certitude de disposer en permanence des versions actualisées des logiciels, puisque rien n’est installé sur l’ordinateur ou la tablette ;

→ la facilité d’usage et la légèreté (navigateur internet) ;

→ des documents accessibles partout et à jour (Cloud), qui ne nécessitent plus d’envoi par courriel ou via une clé USB ;

→ un travail collaboratif ;

→ une compatibilité sur toutes les plates-formes (Windows, MacOs, Linux, iPhone/iPad, Android), et notamment avec les ordinateurs non équipés d’une suite bureautique ;

→ le partage entre des utilisateurs qui ne disposent pas des mêmes suites bureautiques, ou dont les versions sont différentes.

DEUX PRINCIPAUX PRODUITS SUR LE MARCHÉ

Premier sur le marché, dès 2006, Google Documents est remplacé, depuis l’an passé, par Google Drive (5 Go de stockage offerts), accessible gratuitement ou intégré à la suite Google Apps for Business, destinée aux entreprises et dotée d’outils supplémentaires. Quant aux Microsoft Office Web Apps, qui existent depuis 2010, elles sont incluses dans Windows Live Skydrive, le service de stoc­kage gratuit (7 Go), ou proposées avec Office 365, la version d’Office 2013 disponible sur abonnement.

Pour accéder à tous ces éléments, il suffit de créer un compte sur Windows Live ID (Microsoft Web Apps) ou Google (Google Drive).

DES FONCTIONS BUREAUTIQUES ADAPTÉES AUX USAGES COURANTS…

De nombreux utilisateurs se con­tentent des fonctions les plus simples des tableurs et des traitements de texte pour leur usage quotidien (courrier, tableur de base avec graphique, etc.). Ils ne seront ni déçus ni dépaysés par l’interface des Web Apps, très voisine des suites bureautiques classiques.

→ L’ergonomie est au rendez-vous : les raccourcis clavier standard sont spontanément reconnus, et la quasi-totalité des réflexes habituels sont transposés (menu contextuel avec clic droit, double-clic entre les colonnes pour le dimensionnement automatique des cellules du tableau, poignées pour recopier les formules, etc.).

→ La réactivité est excellente sur Google Apps comme sur Office Web Apps. Les feuilles de calcul Google et Excel Web App reconnaissent parfaitement les formules, cette dernière proposant même une assistance contextuelle pour la syntaxe.

→ La compatibilité des Word Web Apps et de Google Drive avec la plupart des formats des traitements de textes ou des feuilles de calcul permet d’importer et de travailler sur n’importe quel document.

Un autre point positif concerne les Office Web Apps : l’interface moderne, qui reprend le ruban et un style en phase avec Windows 8, fait baigner l’utilisateur dans un univers familier.

… MAIS DES DÉFAUTS PRESQUE RÉDHIBITOIRES

Ce tableau idyllique est toutefois à modérer. Pour un usage plus avancé (macros, documents complexes, liens externes, etc.), il faut reconnaître que les suites bureautiques en ligne sont très incomplètes par comparaison avec leurs équivalents hors ligne.

Les Google Docs sont les plus complets actuellement, en termes de fonctionnalités de base, malgré une interface moins familière pour les habitués de Microsoft Office, une compatibilité moins bien assumée à l’importation de documents externes, et une gestion des tableaux parfois chaotique avec le traitement de texte.

Parmi les nombreux points sur lesquels la suite de Microsoft est encore à la traîne, signalons par exemple :

– l’interlignage des paragraphes, qui n’est pas modulable sur Word Web App ;

– l’impossibilité de figer des lignes, ou encore de trier directement des cellules sous Excel Web App sans passer par des tableaux ;

– Word Web App ne permet pas l’insertion de graphiques, il faut d’abord les convertir en images ;

– l’impression avec les Word Web Apps passe par le visionnage intermédiaire d’un pdf, alors qu’elle est directe avec les Google Docs ;

– de même, les Office Web Apps proposent pour seul format d’export leur format propriétaire, à la différence des Google Docs.

Certaines inconsistances dans le fonctionnement témoignent de ce manque de maturité : difficile de comprendre pourquoi Excel et Powerpoint Web App enregistrent automatiquement les modifications au fil de l’eau (tout comme toutes les applications de Google Drive), alors que celle-ci est manuelle dans Word Web App ! Dans les cas les plus bloquants, un bouton permet de poursuivre l’édition du document en cours dans la version locale de Word ou d’Excel, ce qui confirme Microsoft Web Apps dans son statut de suite allégée.

LES FONCTIONS SPÉCIFIQUES DU CLOUD

Dans le domaine des fonctions de partage et de travail collaboratif, les Web Apps prennent évidemment l’avantage sur les suites bureautiques classiques. Plusieurs internautes peuvent travailler spontanément sur le même document et constater, à la volée, les modifications apportées par chacun des contributeurs. Avec la sauvegarde automatique au fil de l’eau et le travail hors ligne, les ruptures de connexions n’entraînent, dans la plupart des cas, aucune perte de données.

LA SÉCURITÉ ET LA CONFIDENTIALITÉ

Les utilisateurs qui seraient tentés par un usage intensif (voire exclusif) de ces services doivent être sensibilisés aux problématiques de la sécurité et de la confidentialité, qui ne sont pas vraiment spécifiques aux Web Apps, mais au Cloud en général. Il ne faut pas s’attendre à un service infaillible, a fortiori s’il est gratuit. Il est donc nécessaire de conserver une copie de sauvegarde de ses données sur le disque dur. Microsoft et Google proposent des programmes de synchronisation permanente des données avec l’ordinateur de l’utilisateur, à compléter avec des sauvegardes locales régulières.

Avec des données hébergées sur un serveur situé à l’étranger, la confidentialité est un problème. La première source de danger est le piratage, du compte ou des serveurs de l’hébergeur. La prudence est le premier réflexe à adopter : le mot de passe doit être complexe, mélangeant majuscules, minuscules, chiffres et caractères diacritiques. Une seconde précaution relève du bon sens : les services d’hébergement en ligne ne doivent pas être utilisés pour stocker un tableau de mots de passe ou toute donnée qui pourrait faciliter une usurpation d’identité (impôts, assurance maladie, etc.). Sans tomber dans la paranoïa, il convient de se méfier de l’hébergeur lui-même. Le récent scandale Prism – du nom du programme de surveillance de la National Security Agency (NSA) qui permet de fouiller dans les données privées gérées par Facebook, Yahoo, Google ou Microsoft – ou encore la procédure engagée depuis avril dernier par plusieurs commissions de l’informatique et des libertés européennes (la Cnil en France) à l’encontre de Google pour la mise aux normes de ses conditions de confidentialité, sont là pour nous le rappeler.

Pratiques, peu coûteuses et de plus en plus performantes, les suites bureautiques en ligne valent le détour. Pour des besoins basiques, elles peuvent aisément supplanter les versions hors ligne. Les utilisateurs plus exigeants se tourneront vers les moutures classiques (Microsoft Office, LibreOffice) et utiliseront les Webs Apps en complément ponctuel ou pour un travail collaboratif.

Pour en savoir plus

→ Microsoft Web Apps : http://office.microsoft.com/fr-fr/web-apps/

→ https://skydrive.live.com

→ Google drive : https://drive.google.com

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