Pourquoi procéder à l’inventaire de votre stock ? - La Semaine Vétérinaire n° 1453 du 03/06/2011
La Semaine Vétérinaire n° 1453 du 03/06/2011

Code de commerce

Gestion

QUESTIONS/RÉPONSES

Auteur(s) : Nicolas Fontenelle

La réalisation de l’inventaire physique des marchandises est impérative pour la bonne gestion de sa structure.

Pour tenir correctement sa comptabilité et gérer sa trésorerie, sa fiscalité – la valeur du stock entre dans la détermination de l’impôt sur les sociétés – ainsi que ses approvisionnements, il est fondamental de mesurer, en termes de quantité et de valeur, le stock de son entreprise.

1 QU’EST-CE QU’UN INVENTAIRE ?

Cette opération consiste à répertorier toutes les marchandises existantes dans l’entreprise : les médicaments, les aliments et les produits diététiques, le petit matériel (bistouri, bandes, etc.), les laisses, les colliers, les matières premières éventuelles, etc. En résumé, tous les biens destinés à être vendus en l’état ou après transformation, et dont la commercialisation génère un bénéfice d’exploitation. Attention, les produits détenus dans d’autres lieux (cabinets annexes, etc.) font aussi partie du stock. Il importe également de ne pas en soustraire des éléments que vous considéreriez comme négligeables (l’inventaire doit être exhaustif), ainsi que des encours : par exemple, une commande payée, mais pas encore livrée car, juridiquement, l’entreprise en est propriétaire. Cela revêt aussi une importance au niveau de la comptabilité, car cette commande doit être passée en charge dans le bilan.

En cas de contrôle, le vétérinaire doit être en mesure d’attester l’origine des produits présents dans le stock. Par conséquent, toutes les traces d’entrée et de sortie, ainsi que les inventaires, sont à conserver. Les pièces justificatives doivent être gardées pendant les dix ans qui suivent l’exercice auquel se rapporte l’inventaire. La valeur du stock ne peut pas faire l’objet d’une estimation forfaitaire. Sa valorisation se calcule à partir du prix de revient des marchandises hors taxes, c’est-à-dire de leur prix d’achat majoré des frais accessoires (transport, douane).

2 QUAND FAUT-IL RÉALISER L’INVENTAIRE ?

Ce n’est pas une question de date, mais de périodicité. Le Code de commerce (L. 123-12) impose aux entreprises de « contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise ». Cette opération est obligatoire pour les sociétés commerciales, d’exercice libéral, civiles professionnelles, etc., soumises à l’impôt sur les sociétés (« toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant », précise le Code de commerce). Bien entendu, on ne saurait trop recommander à toutes les structures vétérinaires d’y recourir, au moins une fois par an, pour faire le point sur les achats et les ventes. L’inventaire doit normalement être effectué à la date de clôture de l’exercice comptable annuel (en général, le dernier jour ou quelques jours avant).

3 QUEL EST L’INTÉRÊT DE L’INVENTAIRE ?

L’inventaire permet de calculer la valeur du stock. Or, celle-ci entre dans la détermination de l’actif de l’entreprise, donc de ses bénéfices s’il y en a, sur lesquels sont calculés ses impôts. Outre l’obligation légale, la réalisation de l’inventaire permet aussi d’affiner la gestion des stocks, qui a un impact direct sur la marge et les bénéfices. Logiquement, à la date d’inventaire, les stocks doivent correspondre à la différence entre les entrées et les sorties (achats et ventes) de marchandises depuis le dernier inventaire. L’intérêt est évident : s’il manque des articles, il conviendra de s’interroger sur l’origine des disparitions (vols ou erreurs de gestion ?). Cela permet également d’apprécier les pertes de valeur marchande des produits, de détecter d’éventuelles marchandises périmées, d’affiner les commandes à venir de tel ou tel article et d’éviter le surstockage. Des réserves trop lourdes proviennent soit d’une baisse, soit d’un pic d’activité (constitution de stocks). Autant d’argent qui ne circule pas et une précieuse trésorerie en moins.

4 QUEL TYPES D’INVENTAIRE UTILISER ?

Si le stock est faible, les produits sont comptés en une seule fois et assez rapidement. S’il est plus consistant et si sa réalisation nécessite une fermeture importante de la clinique, il est possible de procéder à un inventaire tournant qui ne perturbe pas le fonctionnement de la structure. Une catégorie de produits est ainsi choisie et comptée plusieurs fois dans l’année, à tour de rôle (tous les mois, par exemple). « Nous écoulons 120 t de pet food par an pour environ cinq cents références. Nous travaillons donc avec deux centrales, qui nous livrent quasi quotidiennement pour l’alimentation, et trois à quatre fois par semaine pour les médicaments. Avec une telle organisation, nous avons choisi de réaliser trois inventaires annuels pour chacune de nos trois structures, ce qui est beaucoup », témoigne un praticien, qui envisage de passer à l’inventaire permanent. Réalisé avec l’appui de l’informatique (douchette et code datamatrix), celui-ci est évidemment le plus intéressant, puisqu’il permet de connaître en permanence le contenu et la valeur des stocks grâce à l’enregistrement des entrées et des sorties au fil de l’eau. Ce type d’inventaire est réalisable manuellement sur de petits stocks (à l’aide de fiches), mais requiert du temps et une grande rigueur.

Dans tous les cas, ces deux méthodes ne peuvent se substituer à l’inventaire général annuel, mais elles le facilitent grandement en réduisant les anomalies. Mieux vaut un inventaire (même partiel) qu’une gestion du stock “à vue”, qui se pratique encore beaucoup et peut faire perdre beaucoup d’argent.

Pour ne pas se tromper

Afin d’être certain de ne rien oublier et de gagner du temps, tous les articles à inventorier sur une fiche d’inventaire sont listés.

Chaque article en stock est recensé une seule et unique fois. Il est donc préférable d’arrêter l’activité au cours de l’inventaire. Les articles à inventorier sont regroupés par types de produits. Les marchandises déjà comptées sont marquées ou séparées.

N. F.
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