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Obligations légales
Gestion
QUESTIONS/RÉPONSES
Auteur(s) : Sophie Czuwak
Les registres qui contiennent des informations relatives aux clients ou aux salariés sont à déclarer à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil).
Tous les fichiers qui contiennent des données à caractère personnel, c’est-à-dire qui permettent d’identifier directement ou non des personnes physiques (des clients ou les salariés, par exemple), doivent faire l’objet d’une déclaration préalable à leur constitution auprès de la Cnil.
Par ailleurs, cette obligation concerne les informations collectées en vue d’établir un traitement automatisé de données. Par cela, il faut entendre, selon la définition donnée par la loi dite “informatique et libertés”, toute opération (ou ensemble d’opérations) qui porte sur de tels renseignements, quel que soit le procédé utilisé, et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction.
Par conséquent, cette large définition implique de procéder à des déclarations de fichiers dans de nombreux cas. La Cnil admet toutefois certaines dispenses, pour les traitements de données relatifs à la paie, par exemple, ou ceux qui se limitent à assurer la conservation à long terme de documents d’archives. Il n’est pas obligatoire de déclarer la constitution de fichiers manuels, élaborés sur support papier, tant que ceux-ci ne contiennent pas d’informations dites “sensibles” (telles que les opinions politiques, religieuses, ou qui touchent à la santé, etc.).
Toutes les données relatives à une personne physique ne peuvent pas être récoltées. La loi “informatique et liberté” a posé des limites en ce sens afin de garantir la protection et le respect de la vie privée. Ainsi, il n’est pas possible de rassembler et d’enregistrer les informations sur les origines raciales d’une personne, ses opinions politiques, religieuses ou philosophiques, sur ses appartenances syndicales, sa santé ou sa vie sexuelle. La collecte de ces renseignements est pénalement sanctionnée. La Cnil est également susceptible de prononcer des sanctions administratives d’ordre pécuniaire.
La personne physique ou morale qui met en place le traitement de données pour son usage procède à sa déclaration. S’il s’agit d’une entité morale, la déclaration s’effectue par l’intermédiaire de la personne physique qui dispose de la capacité de la représenter. La Cnil propose un service de télédéclaration du traitement via son site Internet institutionnel(1). Le déclarant est responsable des informations qu’il fournit et du maintien de leur véracité lors de la mise en œuvre du traitement. La déclaration de fichiers auprès de la commission est gratuite.
La déclaration préalable est destinée à informer la Cnil de la finalité des traitements qui feront l’objet d’une déclaration simplifiée (gestion de clientèle, tenue de fiches clients et suivi des dossiers administratifs, etc.), de la nature des données à caractère personnel qui seront collectées et enregistrées (ou catégories d’informations à caractère personnel traitées). Le but de cette déclaration est d’éclairer sur la ou les catégories de personnes concernées, dont les informations feront l’objet du traitement de données, et sur leur durée de conservation. Celle-ci doit être raisonnable et ne pas excéder le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées. Le cas échéant, la notification doit mentionner les destinataires (ou la catégorie de destinataires) auxquels les éléments seront communiqués.
Une fois cette formalité effectuée, sur support papier (les documents sont à envoyer en recommandé avec accusé de réception ou à déposer directement au secrétariat de la commission contre la remise d’un reçu) ou électronique par télédéclaration, la Cnil adresse au déclarant un récépissé qui comporte le numéro d’enregistrement de sa déclaration. La réception de ce document permet à celui-ci de mettre en œuvre le traitement de données. En cas de modification des informations déclarées (finalité du fichier, nature des données collectées, etc.), une nouvelle notification doit être effectuée auprès de la commission.
• Combien de temps faut-il conserver des données à caractère personnel ?
Ces informations ne doivent pas être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée qui excède celle des finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées, à moins que leur conservation ne soit autorisée par la Cnil (loi “informatique et liberté”). Il a ainsi été jugé par les tribunaux que le traitement automatisé de données à caractère personnel sans règle relative à la durée de conservation de ces informations doit être considéré comme irrégulier.
Le plus souvent, la durée de conservation des éléments est recommandée dans les normes simplifiées. En d’autres termes, dans le cadre de fichier de gestion de clientèle, par exemple, les données nominatives sur des clients qui n’ont plus de raisons de se présenter auprès du vétérinaire doivent être supprimées.
• Dois-je informer les personnes concernées que j’ai constitué un traitement de données ?
La mise en place d’un traitement de données implique l’obligation d’informer les personnes, dont les renseignements à caractère personnel figureront dans la base, de la collecte, de l’enregistrement et des raisons de celle-ci. Cette obligation légale (elle figure dans la loi “informatique et libertés”) porte sur la finalité du traitement des données, éventuellement sur les identités des personnes physiques ou morales destinataires des données et du droit d’accès et de rectification dont elles disposent.
Les mineurs ne peuvent pas communiquer des informations à caractère personnel les concernant sans le consentement de leurs parents. Autrement dit, la récolte d’informations directement auprès des mineurs n’est pas possible.
S. C.• Quelques précisions à apporter dans sa déclaration. La déclaration doit contenir des indications sur les fonctions que remplira le traitement (suivi des dossiers clients, par exemple). Elle précise aussi quelles informations à caractère personnel sont recueillies et conservées (nom et prénom, adresse et numéro de téléphone, prestations, produits vendus, factures). Elle indique éventuellement selon quelles modalités les personnes concernées seront informées du traitement de données.
• Sécuriser le traitement. La Cnil est également attentive aux conditions et aux modalités d’accès aux éléments enregistrés. La déclaration doit mentionner les personnes qui, du fait de leur fonction, accéderont aux données à caractère personnel et les raisons pour lesquelles elles ont besoin de cet accès.
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