Un tableau de bord bien construit doit permettre de “voir venir”

Lorsque l’on parle de tableau de bord, la première image qui vient à l’esprit est souvent celle du cockpit d’un avion. Selon la définition du site Wikipédia, « le tableau de bord ou combiné d’instruments est constitué d’un ensemble d’indicateurs et de témoins qui renseignent le conducteur d’un véhicule (avion, voiture, camion, moto, bateau, etc.) sur le fonctionnementdumoteuretsurles paramètres de conduite (vitesse instantanée, température extérieure) ». Notre consœur Laurence Lajou (Something Else) et l’Association vétérinaire équine française (Avef) ont décortiqué cet outil de gestion, le 2 avril dernier, à Maisons-Alfort.

Un tableau de bord, c’est quoi ?

En 2010, quand on tape « tableau de bord » sur l’Internet, les premières définitions sélectionnées concernent la gestion de l’entreprise : c’est dire si l’expression est à la mode. Il est donc important de savoir de quoi il retourne. Pour la définition du tableau de bord en gestion, c’est pareil : « Un tableau de bord de gestion est un échantillon réduit d’indicateurs permettant à un gestionnaire de suivre l’évolution des résultats, les écarts par rapport à des valeurs de référence (objectifs fixés, normes internes ou externes, références statistiques), etc., le plus possible en temps réel, en se concentrant sur ceux qu’il considère comme les plus significatifs. Un indicateur est un paramètre ou une combinaison de paramètres qui représente l’état ou l’évolution d’un système, il est choisi en fonction des leviers d’action qui seront utilisés pour prendre d’éventuelles mesures correctives et donc selon les décisions à prendre dans le futur. »

Au final, le tableau de bord doit faire ressortir des indications et des mesures pour agir, vérifier, organiser, informer et réagir. Tout un programme… Un sujet d’autant plus sensible que, dans la situation économique actuelle, la “navigation à vue” tient plutôt du plein brouillard : les instruments de navigation sont obligatoires pour éviter les récifs et l’échouage !

Un point essentiel, souligné par Laurence Lajou dans la définition du tableau de bord, est que celui-ci ne doit pas être uniquement financier. Ainsi, certains paramètres tels que le nombre de réclamations et de litiges sur factures, ou les délais de prise de rendez-vous, d’émission des factures, de paiement, ou encore l’appréciation des clients par le personnel et la liste des dix premiers clients (top ten) sont de vrais indicateurs de l’évolution vers les objectifs fixés.

Un tableau de bord, pour quoi faire ?

Tout comme le tableau de bord d’un avion permet de faire le point de la situation à tout moment, pour redresser le cap et rediriger l’appareil en cas d’incident ou de tempête, celui de gestion permet de faire une synthèse ponctuelle, rapide et régulière de l’activité et aide à la décision pour le maintien de l’exercice vers les objectifs de l’entreprise.

En ce qui concerne ces derniers, la méthode Smart (objectifs spécifiques et significatifs, mesurables et motivants, acceptables et ambitieux, réalistes et raisonnables, temporisés) donne des critères de choix pertinents et qui ont déjà fait leur preuve. Outre le fait que le tableau de bord est un outil de suivi, il devient rapidement aussi un moyen de communication, notamment lorsqu’il s’agit de discuter d’investissement, tant en ressources humaines qu’en matériels. D’ailleurs, la définition de Wikipédia se termine ainsi : « Il est le plus souvent situé face au conducteur ou pilote, mais dans certains cas, les afficheurs sont situés au milieu de la planche de bord. » Il s’agit de partager pour mieux apprendre et de mieux communiquer pour avancer.

Un tableau de bord, comment faire ?

Aux bons ouvriers les bons outils ! Chaque tableau de bord est unique et doit correspondre à la structure qu’il étudie. Tout comme le commandant de bord dans son avion, le plan de vol est déterminant et le voyage dépend du type d’appareil à piloter, de la météo, du savoir-faire et des préférences du pilote. C’est la même chose en entreprise : les points de départ et les objectifs dépendent de chacune des structures concernées et le plan de vol doit tenir compte du copilote, du type de clientèle, des partenaires, du matériel et surtout des membres du personnel.

L’élaboration d’un tableau de bord est donc personnelle, tient compte de la sélection des axes de progrès et de la détermination des points d’intervention sur lesquels il convient d’agir. Cependant, la base reste quasi identique dans chaque structure équine. Le choix des indicateurs est alors primordial, car « trop d’information tue l’information ». Le bon indicateur est celui qui fait Face (fiable, actualisé, clair et efficace).

Une fois les indicateurs choisis, il est important de les mettre en relation avec l’activité, la trésorerie et les objectifs. Le temps qui passe laisse des traces et l’analyse de l’historique des indicateurs est nécessaire pour une bonne compréhension de l’exercice examiné. Ainsi, les notions de cumul mensuel ou de cumul mobile sur douze mois sont intéressantes à prendre en considération. De même, les ratios de productivité (chiffre d’affaires, marge brute, valeur ajoutée, excédent brut d’exploitation/équivalent temps plein) permettent une bonne vision de la réalité de l’activité.

En outre, un bon tableau de bord doit permettre “de voir venir”. Grâce à cet outil, il est plus facile de construire un prévisionnel plus juste… et peut-être de se mettre à l’abri en cas d’avis de tempête.

A vos tableaux de bord !

En résumé, le tableau de bord est du “sur mesure”. Il doit être construit pour être compris, utile, utilisable et surtout utilisé, depuis le décollage jusqu’à l’atterrissage, tout en permettant d’éviter les turbulences au cours du voyage. Les changements de cap sont autorisés s’ils servent à contourner les trous d’air…

Le tableau de bord est un processus d’organisation de la contribution de tous à l’effort de solutions nouvelles. C’est pourquoi il doit prendre en compte les quatre axes principaux de la performance de l’entreprise : l’axe financier, l’axe clients, l’axe des processus internes, l’axe de l’apprentissage de l’organisation. Cela s’appelle un levier managérial.

Mais avant tout, il doit être orienté “action”. Bienvenus à bord !

• Voir aussi le hors série au n° 1403 de La Semaine Vétérinaire du 30/4/2010 sur les outils pour piloter l’entreprise vétérinaire.