Apprenez à devenir un serial cost killer et générez de sérieuses économies - La Semaine Vétérinaire n° 1393 du 19/02/2010
La Semaine Vétérinaire n° 1393 du 19/02/2010

Frais généraux

Gestion

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Auteur(s) : Marie Hitz

En regardant de plus près les dépenses nécessaires à l’exploitation de la clinique ou du cabinet, vous allez sans doute déceler quelques bizarreries. Tour d’horizon.

Il n’y a pas de petites économies. Si votre situation financière vous permettait de faire l’impasse sur l’étude approfondie de vos postes de dépenses il n’y a pas si longtemps, l’effritement de la rentabilité de la clinique vous pousse peut-être désormais à voir les choses d’un autre œil. Un mal pour un bien. Profitez de la situation pour adopter les bons réflexes et tordre le coût des frais généraux. Programme en huit points…

Le petit matériel

Blocs, stylos, gommes, papier, imprimantes et ordinateurs… Généralement, les frais de petit matériel peuvent être facilement revus à la baisse. Tout d’abord, n’hésitez pas à sensibiliser le personnel. Appelez chacun à limiter le recours à l’imprimante. Systématisez l’impression recto verso. Si votre matériel ne le permet pas, invitez vos collaborateurs à recycler les feuilles imprimées inutilisées comme brouillon. Votre budget de consommables s’en sentira beaucoup mieux.

Du côté des petites fournitures de bureau, le recours aux comparatifs et aux commandes sur l’Internet peut générer de sérieuses économies. Destinées aux petites et moyennes entreprises, ces sociétés, véritables centrales d’achats, proposent des conditions commerciales particulièrement favorables. De plus, pour éviter les évaporations saisonnières de type “rentrée des classes”, si votre équipe est nombreuse, faites en sorte de limiter l’accès aux stocks.

La maintenance

Lors de l’acquisition de gros matériel, il est possible de souscrire des contrats de maintenance qui se révèlent parfois inutiles. Peut-être y a-t-il là matière à réaliser quelques économies. Mais prenez garde à ne pas agir dans la précipitation. Avant de décrocher votre téléphone ou de rédiger votre lettre recommandée, décortiquez attentivement vos contrats pour vérifier leur caractère facultatif. Dans certains cas, il est préférable de se faire accompagner par un professionnel pour dénoncer correctement les options inutilisées.

Les loyers

Qu’il s’agisse de biens mobiliers ou immobiliers, il est impossible, ou presque, d’agir lorsque les contrats de crédit-bail ou de bail commercial sont en cours d’exécution. Il faut donc relever soigneusement leurs dates d’échéance. Quelques mois avant, consultez le niveau du marché pour pouvoir prétendre à une meilleure offre ou renégocier les conditions de votre bail.

Cependant, si le loyer des locaux asphyxie vraiment votre performance, peut-être faut-il songer au déménagement. Mais cette décision demande une réflexion approfondie. Il est alors impératif de se faire accompagner par des spécialistes.

L’énergie

Armez-vous de patience et épluchez vos factures. Il est parfois utile de vérifier que vos prestataires ne se trompent pas dans leurs mesures et que les tarifs dont vous bénéficiez sont bien pris en compte.

N’oubliez pas que, désormais, vous pouvez faire jouer la concurrence. Pour étudier sereinement la situation, consultez l’espace “énergie-info” destiné aux professionnels sur le site de la Commission de régulation de l’énergie (www.cre.fr).

La téléphonie

Soyez IP ! Ce n’est pas une nouvelle tendance venue d’outre-Atlantique, mais les initiales d’Internet Protocol. Peut-être avez-vous franchi le pas pour vos consommations personnelles, comme 40 % des Français. Alors pourquoi ne pas en faire autant pour la clinique ? En faisant transiter les coups de fil par le réseau informatique, vous pourrez passer des appels en illimité.

Si vous n’êtes pas prêt à quitter votre opérateur historique, étudiez bien les tarifs qui vous sont proposés. Il est peut-être temps de renégocier. Face à la concurrence, France Télécom a revu ses offres à la baisse.

Quel que soit votre choix,? sachez qu’il n’y a pas de solution optimale objective. Seule l’analyse des consommations et une simulation personnalisée peuvent réellement vous éclairer. Attention, n’oubliez pas d’intégrer dans vos calculs les frais de résiliation et les contraintes de transfert.

Les assurances

Vous pouvez aussi récupérer quelques euros sur vos contrats d’assurance. Encore faut-il prendre le temps de les lire correctement et d’évaluer vos besoins.

Avant de dénoncer un contrat, vérifiez attentivement les conditions de résiliation. Il n’est pas question de partir les yeux fermés vers la compagnie qui vous proposera la cotisation la moins élevée. Il faut soigneusement vérifier que le contrat proposé contient toutes les clauses obligatoires à votre exercice. Ensuite, il suffit de choisir la limite où placer le curseur entre le coût et la couverture des risques, pour ne pas être pris au dépourvu quand la crise survient.

Les frais bancaires

La crise et les associations de consommateurs aidant, nous savons tous aujourd’hui que notre banque peut nous coûter cher. Votre attention doit se porter sur deux points essentiels : les frais de tenue de compte et les taux d’intérêts pratiqués sur les emprunts à long terme. Pour les premiers, vous devez avoir à votre disposition le livret des tarifs des principaux services et opérations de votre banque. De plus, chaque fin d’année au minimum, cette dernière est tenue de dresser un récapitulatif des frais générés par la gestion de votre compte, quelle que soit l’opération. Concernant les emprunts à long terme, la fluctuation des taux d’intérêt doit inviter à rester vigilant. En résumé, si les taux sont à la baisse et que vous pouvez bénéficier d’une gestion à moindre coût et tout aussi souple ailleurs, vous pouvez choisir de quitter votre banque ou renégocier de meilleures conditions auprès de votre propre établissement. Quoi qu’il en soit, n’oubliez à aucun moment qu’il s’agit avant tout de votre argent et que vous êtes le client.

Les services de spécialistes

Le tour d’horizon du cost killer que vous êtes devenu doit aussi passer par les honoraires du cabinet d’expertise comptable qui s’occupe de votre clinique. Vous pouvez, là aussi, jouer la carte de l’économie. Si vous songez à réduire ses interventions, vous devrez mettre dans la balance la qualité de son travail, le prix et l’étendue de sa mission avant de prendre une décision. Vous devrez également étudier précisément chacune des étapes de sa mission (tenue de la comptabilité, révision des comptes, suivi social, suivi déclaratif, conseil juridique et fiscal). Plutôt que d’agir sur le champ d’action de votre cabinet d’expertise, pour diminuer les coûts, vous pouvez choisir l’option plus économique du comptable multi-employeurs. Considéré comme un membre du personnel, il est rémunéré, à ce titre, sous forme de salaire.

  • (1) Jean-Marc Lorach, Comment faire des économies avec l’écologie, éditions du Puits Fleuri.

Mettre du vert dans sa gestion

Il est possible de concilier les gestes pour la planète et pour la santé économique de la clinique. Tout d’abord, ceux auxquels tout le monde pense :

– revoir le mode de chauffage : un gestionnaire d’énergie automatique permettra de différencier le niveau de température selon les pièces et les moments de la journée ;

– étudier le mode d’isolation des locaux : si vous venez de refaire les peintures, attendez un peu, mais si vous avez décidé de rafraîchir les locaux, la question vaut d’être envisagée ;

– changer l’éclairage : une idée lumineuse à en croire le poids qu’il pèse sur la facture d’électricité (jusqu’à 75 % des dépenses). Ce poste peut être divisé par trois ou quatre en remplaçant les ampoules à incandescence par des ampoules fluorescentes compactes. Jean-Marc Lorach(1) a fait un calcul intéressant. Eclairer une pièce pendant 15 000 heures avec des ampoules classiques coûte 15 € (15 ampoules classiques à 1 €) plus 108 € de facture d’électricité, soit 123 €. Une ampoule fluo-compacte à basse consommation qui dure 16 000 heures coûte 15 € à l’achat et seulement 21 € d’électricité, soit un total de 36 €. L’économie réalisée est de 87 € !

A cela s’ajoutent les petits gestes moins évidents, surtout dans une structure professionnelle :

– penser aux toilettes ! L’adoption d’un mécanisme de chasse d’eau à double réservoir permet de diviser la facture de moitié pour une mise initiale de quelques dizaines d’euros. Côté éclairage, opter pour un détecteur de mouvement est aussi synonyme d’économies ;

– collecter les eaux de pluie. Vous pourrez toujours les utiliser pour les séances de lessivage du sol.

M. H.

Mobiliser ses troupes

N’hésitez pas à rappeler à votre équipe qu’il est nécessaire de générer du chiffre d’affaires et que certains à-côtés participent aussi à l’équilibre comme :

– le respect des procédures de caisse, pour éviter les erreurs comptables et les risques de non-encaissement ;

– la gestion des sacs en plastique (contribue à la limitation du coût des consommables);

– la chasse au gaspillage en matière d’électricité et de produits d’entretien ;

– la lutte contre la démarque inconnue ;

– la vérification des commandes (cela évite de payer des produits qui n’ont pas été livrés);

– la limitation de la casse ou de la détérioration lors du stockage.

M. H.
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