Le secret pour mieux gérer sa vie et son temps : établir des fiches - La Semaine Vétérinaire n° 1355 du 10/04/2009
La Semaine Vétérinaire n° 1355 du 10/04/2009

Organisation du travail

Gestion

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Auteur(s) : Philippe Zeltman

Les Américains sont connus pour écrire des livres qui permettent d'apprendre tout sur tout, tant au plan personnel que professionnel. La gestion du temps n'échappe pas à la règle. Dans son best-seller Getting things done(1), David Allen, considéré comme un « théoricien de la productivité et de l'efficacité professionnelle », propose une méthode simple, performante et originale qui a suscité un véritable engouement aux Etats-Unis.

En termes de gestion du temps, de nombreux auteurs conseillent de dresser la liste de tout ce qu'il faut faire dans la journée, soit la veille, soit tôt le matin : téléphoner à Mme Michu, acheter du pain, présenter le nouveau médicament aux auxiliaires, déposer Sébastien au tennis, etc. Au final, cela donne un méli-mélo de tâches juxtaposées, sans ordre particulier. D'autres proposent d'indiquer ce qui est urgent à l'aide de lettres apposées à côté de chaque tâche (A = urgent, B = moyen, C = pas urgent). Ainsi, s'inscrire à un séminaire de chirurgie est urgent si la date limite approche, mais pas si elle est dans six mois. En revanche, oublier Stéphanie à l'école risque d'être problématique…

David Allen pousse le raisonnement plus loin et suggère d'établir une liste par “domaines”. En simplifiant à l'extrême, cela peut consister à séparer les activités professionnelles (téléphoner à Mme Michu, s'inscrire au cours de chirurgie, racheter des vaccins, repeindre le chenil, etc.) des tâches personnelles (acheter des œufs, prendre rendez-vous avec le plombier, choisir un cadeau pour belle-maman, etc.). A partir de ce principe, chacun peut dresser des listes qui correspondent à son profil. Des sous-listes peuvent aussi être prévues pour les activités sportives ou culturelles.

Au-delà des listes, David Allen développe une vision spatiale de la gestion du temps. Il estime ainsi qu'il est plus efficace de consacrer quinze ou trente minutes à téléphoner, puis quinze ou trente autres à travailler sur son ordinateur, plutôt que de “papillonner” d'une activité à l'autre. Plus qu'une longue liste parsemée de tâches qui ne peuvent être accomplies que devant un ordinateur (envoyer un e-mail, étudier une société cotée en bourse, rédiger une lettre), il juge plus utile de les cataloguer sur une fiche intitulée « à l'ordinateur », et de procéder de la même façon pour les autres tâches, en adaptant ces fiches à sa façon de vivre et de travailler (par exemple, “à l'ordinateur”, “clinique”, “maison”, “famille”, “téléphoner”, “courses”, “en attente”, “grands projets”, “vacances”).

Il est aussi important d'avoir une liste séparée pour y inscrire ses idées en vrac, ses nouvelles tâches, ses rendez-vous, au gré de leur prise de conscience. Il restera à les organiser plus tard.

Pour la mise en pratique… tout est permis, du cahier au bristol en passant par le PDA.

Répertorier tous ses projets pour libérer l'esprit de soucis annexes

Avant de créer les sous-listes, David Allen conseille de “se poser” pour répertorier l'ensemble de ses projets, noir sur blanc. C'est là que réside, selon lui, le secret pour atteindre une certaine sérénité. En effet, avoir l'impression d'oublier quelque chose d'important est une source de stress facile à éliminer. Tout coucher sur le papier permet de faire disparaître ce malaise lancinant.

Cette étape est clairement la plus laborieuse. Vider « tout ce que vous avez en tête », selon les propos de l'auteur, est une tâche quelque peu intimidante, mais qui permet de s'organiser une fois pour toutes. L'effort en vaut la chandelle. L'esprit, soudain débarrassé d'une multitude de soucis, de nombreuses “choses à faire, à ne surtout pas oublier, etc.”, peut enfin se consacrer à un travail plus efficace.

Une partie importante de la méthode de David Allen concerne par ailleurs la façon d'organiser son bureau et de classer les documents importants, un bureau parfaitement rangé étant le reflet d'un esprit serein. Ceux qui veulent approfondir cet aspect, et bien d'autres, peuvent se plonger dans son ouvrage qui, au final, propose une méthode simple et flexible, mais redoutablement efficace pour gérer son temps. Le seul regret est la traduction française, en raison de la difficulté à retranscrire certaines expressions américaines. Les praticiens anglophiles auront donc un léger avantage pour reprendre le contrôle de leur vie personnelle et professionnelle.

  • (1) Getting things done (méthode GTD), David Allen et Michel Edéry, 2008.

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