La chasse aux gaspilleurs de temps peut faire gagner trois heures par jour

Avez-vous tendance à procrastiner (terme savant qui signifie remettre à demain ce qui peut être fait le jour même) ? Ce penchant, qui devient vite une habitude, conduit à subir les assauts du temps, à crouler sous le travail “non-stop”… et l’insatisfaction. La santé et la vie professionnelle et familiale en pâtissent. L’enjeu est donc de subir ou de choisir. Plusieurs règles ont fait leurs preuves pour apprivoiser le temps. Les mettre en pratique permet d’accroître son efficacité, de se rendre plus disponible pour autrui et soi-même.

La première étape consiste à se munir d’un support à garder avec soi en permanence, une fiche papier ou un PDA (assistant personnel). Il s’agit de se fixer des objectifs, de les planifier, de fuir tout ce qui vole du temps, ce qui revient à simplifier. La deuxième étape nécessite de séparer le support en quatre familles ou tâches (pour les PDA il s’agit du répertoire “To do”). L’intitulé de la première famille est “important et urgent”, celui de la deuxième “peu important mais urgent”, celui de la troisième “peu urgent mais important” et celui de la quatrième “peu urgent et peu important”. Dans la première famille figureront le paiement des factures ou encore les rendez-vous clés. Dans la deuxième famille est consigné ce qui relève de l’opportunité, comme un achat en raison d’une promotion. Si l’enjeu a des conséquences qui permettront de faciliter la vie ultérieurement, par exemple l’achat d’un micro-ordinateur, il faut accomplir cette tâche, après avoir réalisé les objectifs de la première famille. Dans le cas contraire, il est inutile de s’y attarder. La troisième famille comprend les actions qui auront une importance sur la vie professionnelle et/ou familiale (réduction de coûts, planification d’un voyage, etc.). Si l’un ou plusieurs de ces objectifs ne sont pas atteints dans la journée, ils seront reportés sur la fiche du lendemain. En effet, il ne faut pas les abandonner, mais les reprendre après avoir réalisé les objectifs des deux premières familles. La quatrième famille est un garde-fou. Il s’agit de relever les habitudes qui font perdre du temps, de les consigner pour les limiter (naviguer sur Internet, par exemple). Il est possible de passer des heures ou quelques minutes à réaliser ces tâches, tout est affaire de méthode et de maîtrise du temps. Il faut noter l’heure à laquelle elles débutent, celle à laquelle elles s’arrêtent, puis rectifier au fur et à mesure en diminuant le temps qui leur est inutilement consacré.

La troisième démarche consiste à inscrire des numéros, c’est-à-dire des ordres de priorité, en face de chacune des tâches de chaque famille. Chaque matin, il convient de consacrer dix minutes à remplir la fiche. Au fur et à mesure de l’accomplissement des tâches, elles sont biffées. Un point est réalisé chaque soir. Ce qui n’a pas été fait est reporté, en y ajoutant ce qui doit être fait le lendemain, toujours selon la même méthode. Cet examen, qui ne doit pas excéder dix minutes, peut être l’occasion de déplacer les actions non accomplies d’une famille à l’autre. Cette méthode est simple à mettre en pratique et fait gagner énormément de temps, consacré aux loisirs et à la famille. Cela permet de tirer de nombreux enseignements sur soi et de progresser dans la maîtrise du temps, de son temps.

Il faut chasser toutes les actions qui volent du temps

Certains consultent leurs courriels cinq ou six fois par heure et répondent immédiatement. Une consultation deux fois par jour suffit, le matin et vingt minutes avant de quitter son lieu de travail pour ne pas perdre de temps et se préparer, éventuellement, à accomplir une nouvelle tâche. En cas d’interruption par un collègue ou un employé, il faut apprendre à être bref, indiquer son indisponibilité jusqu’à un moment précis, sans agressivité.

La gestion des appels téléphoniques permet aussi de gagner du temps. Ils ne doivent pas casser le rythme de travail. Une assistante capable de juger de leur urgence, la mise en place d’un répondeur téléphonique ou encore l’enregistrement d’un message clair sur le téléphone portable en laissant au maximum une minute de temps de réponse sont autant de façons d’y parvenir.

Appliquer la méthode des quatre familles et fuir ce qui fait perdre du temps permet de gagner environ trois heures par jour ! De quoi faire du tennis, aller au restaurant ou au théâtre, écrire un livre ou envisager d’autres moyens complémentaires pour gagner davantage de temps…