Se consacrer aux activités importantes et non urgentes permet une vie plus épanouie

Devenir efficace consiste à se concentrer sur les tâches importantes, mais non urgentes⁽¹⁾ : prendre soin de sa santé, faire de nouvelles rencontres, planifier, réfléchir, se reposer, etc. Il s’agit d’activités du cadran 2 dans la répartition du temps selon Stephen Covey, auteur de The Seven habits of highly effective people⁽²⁾. Dans le domaine professionnel, cela peut consister à rédiger un compte rendu chirurgical ou encore à lire un article de formation. En raison de leur caractère important, mais non urgent, ces activités sont les plus faciles à délaisser. Kathy Ruby, psychologue et conseillère à l’école vétérinaire de l’état de Washington (Etats-Unis) livre quelques astuces pour éviter cet écueil.

La Semaine Vétérinaire : Alors que les praticiens prévoient difficilement le déroulement de leur journée, comment peuvent-ils travailler plus souvent dans le “cadran 2” ?

Kathy Ruby : Il y a plusieurs façons d’y parvenir. Mais il faut d’abord qu’ils décident clairement de le faire et qu’ils s’en donnent les moyens. En effet, il n’est jamais possible de travailler dans le cadran 2 si le temps nécessaire, précieux, n’est pas prévu et protégé.

Dans le domaine professionnel, les tâches importantes, mais non urgentes, incluent les réunions du personnel, la réflexion sur la stratégie ou un nouveau service, la formation des employés, etc. Sans planification, ces tâches ont tendance à être reléguées “à plus tard”. Par exemple, le praticien peut décider de fermer la clinique à l’heure du déjeuner une ou deux fois par semaine et se consacrer alors à ces activités. Passer plus de temps dans le cadran 2 mène inévitablement à de meilleures relations entre les employés.

Les mêmes règles s’appliquent dans le domaine personnel. Passer du temps en famille et s’occuper de sa santé sont deux exemples classiques d’activités négligées, souvent pour cause d’emploi du temps professionnel trop chargé. Fermer la structure un peu plus tôt un ou deux soirs par semaine, ou référer les urgences au-delà d’une certaine heure sont des solutions envisageables. Ce temps libre doit alors être strictement consacré à la famille ou à une activité physique. Cela requiert une certaine discipline personnelle.

La vie paraît plus accomplie lorsque les périodes consacrées au “cadran 2” s’accroissent. Celui qui y parvient a l’impression de gérer sa vie et son temps au lieu d’être sans cesse à la merci d’événements imprévisibles.

S. V. : A l’inverse, comment passer moins de temps dans les cadrans 1, 3 et 4 ?

K. R. : Les tâches non importantes et non urgentes (cadran 4), non importantes et urgentes (cadran 3) et importantes et urgentes (cadran 1) doivent progressivement être réduites. Au début de chaque journée, le praticien pourrait regarder son agenda et réfléchir aux moyens de la rendre plus efficace. Des changements sont-ils envisageables ? Une réunion impromptue autour d’une pizza peut-elle être organisée ? Si les rendez-vous se succèdent, une auxiliaire peut l’aider à respecter les horaires. A la fin de la journée, il est judicieux de critiquer de manière constructive la façon dont elle s’est déroulée pour chercher à améliorer les choses.

S. V. : Est-il concevable d’éliminer totalement les tâches des cadrans 3 et 4, c’est-à-dire non importantes ?

K. R. : Hélas, non. Le but n’est pas de les supprimer, mais de les réduire au minimum. Par exemple, une auxiliaire efficace apprendra peu à peu à trier les appels téléphoniques. Moyennant une bonne formation, elle saura lesquels prendre en charge et lesquels rediriger.

De même, dans la vie personnelle, il existera toujours des moments où chacun cède à la tentation de regarder une émission stupide à la télévision. Loin d’être une catastrophe, cela peut être l’occasion de chercher, à l’avenir, à réduire le stress et la fatigue plutôt que d’en être la victime.

S. V. : Comment les auxiliaires et les étudiants vétérinaires peuvent-ils passer plus de temps dans le cadran 2 ?

K. R. : Les mêmes principes s’appliquent. Un employé peut faire des suggestions constructives afin d’améliorer l’efficacité du travail, d’une tâche particulière ou des soins aux animaux. Une personne ambitieuse pourrait même expliquer l’intérêt de travailler dans le cadran 2 lors d’une réunion du personnel, puis être responsable des tâches à accomplir pour y parvenir.

Pour les étudiants également, il est essentiel de planifier. Une fois l’emploi du temps connu, ils peuvent réfléchir à des activités importantes, mais non urgentes (faire du sport, déjeuner avec un ami, lire un roman), puis les intégrer dans leur planning : prévoir de se lever une heure plus tôt pour aller à la piscine, commencer à organiser un week-end en famille, etc. S’ils ne passent pas du temps dans le cadran 2, les étudiants, comme les praticiens, finiront par être épuisés, physiquement et mentalement.

S. V. : Comment travailler dans le cadran 2 quand la journée est chargée de consultations, d’interventions, de cours magistraux, etc. N’est-ce pas perdre le contrôle ?

K. R. : Il est facile de se sentir victime des événements extérieurs, de se laisser guider d’une “urgence” à l’autre, mais une telle attitude mène vite à l’épuisement. Pourtant, en mettant à profit les conseils donnés, il est possible de consacrer du temps à la planification, à la réflexion, à la stratégie. C’est la seule façon de vivre une vie épanouie et équilibrée.

Si la vie était une voiture, le cadran 2 en serait l’essence. Faire le plein est important, mais non urgent. Ne pas le faire, c’est prendre le risque de tomber en panne au pire moment.

• (1) Voir La Semaine Vétérinaire n° 1308 du 28/3/2008 en page 50.

• (2) Les sept habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent, Steven Covey, 2005, éditions First.