L’entretien annuel d’évaluation doit être un moment gagnant-gagnant - La Semaine Vétérinaire n° 1310 du 11/04/2008
La Semaine Vétérinaire n° 1310 du 11/04/2008

Gestion managériale

Gestion

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Auteur(s) : Marine Neveux

Selon les capacités relationnelles du manager, les membres de son équipe redoutent ou, au contraire, apprécient le moment où se profile l’entretien d’évaluation annuel. Bien mené, il peut en effet faire des merveilles sur le moral et la motivation “des troupes”. Mais l’effet d’un entretien raté est pire que son absence. Peut-être est-ce la raison pour laquelle un certain nombre de dirigeants, conscients des enjeux, cherchent à éviter ce rendez-vous…

Pourtant, certains principes peuvent les aider à faire de cette rencontre un moment gagnant-gagnant. Le but est de parvenir à instaurer une discussion bilatérale motivante, ciblée, qui encourage l’amélioration de la performance, bénéficie à l’évaluateur comme à l’évalué, et dont les effets se répercutent positivement sur la pratique. Le jeu en vaut la chandelle, car cette entrevue permet à l’évaluateur d’identifier et d’envisager les solutions pour lever les freins au développement de son activité, de procéder à un retour d’information sur les compétences de son salarié, mais également d’en avoir un sur ses propres capacités managériales. En résumé, de “mettre à plat” les différents éléments de la relation de travail. Pour l’évalué, cette rencontre est l’occasion de voir ses efforts reconnus, d’obtenir une ligne directrice claire des actions à mener, une clarification de ses objectifs et une critique constructive de son travail. L’entretien est également l’occasion d’évoquer les besoins en formation.

La réussite passe d’abord par une préparation adéquate. Il faut en premier lieu vérifier “l’histoire” du salarié dans l’entreprise et s’adresser, le cas échéant, aux autres managers chargés de superviser son travail. Il faut ensuite définir, d’un commun accord, la date du rendez-vous. Par exemple, choisir la fin d’après-midi n’est pas idéal lorsque l’évalué est un parent qui doit récupérer son enfant chez la nourrice à 18 h.

Il convient également de choisir une pièce adaptée. Une salle bien éclairée et aérée, à l’écart des allées et venues. Il faut en outre privilégier des sièges côte à côte plutôt que la position face à face, qui peut être intimidante.

Lors d’utilisation d’un document de préparation formel, il convient de s’assurer que le salarié a bénéficié d’un temps suffisant pour compléter sa partie, que le manager pourra lire et annoter avant l’entretien.

La communication doit se faire dans les deux sens

Il est nécessaire d’aborder l’entretien dans un état émotionnellement neutre, afin d’être objectif et juste, surtout en l’absence d’atomes crochus, voire en cas d’inimitié entre les deux parties.

Il faut ensuite indiquer clairement à la personne évaluée que l’entrevue concerne ses performances et que la communication se fera dans les deux sens. Le manager doit donc encourager l’évalué à être ouvert et honnête, et s’appliquer la même règle. Les questions posées seront ouvertes et les réponses écoutées avec attention. Il convient en outre de veiller à la communication non verbale (attitude du corps, ton employé, vocabulaire choisi, etc.), qui est parfois aussi importante, voire plus que l’échange verbal.

Un certain nombre de questions, préparées à l’avance par l’évaluateur, reviennent systématiquement, quel que soit le domaine d’activité de l’entreprise : quel aspect de votre travail préférez-vous ? Estimez-vous que certaines de vos compétences sont inexploitées ? Si oui, lesquelles ? Si c’était possible, qu’aimeriez-vous changer dans l’année qui vient de s’écouler ?, etc. Il y en a bien d’autres… Le manager ne doit jamais présumer des réponses qui, parfois, peuvent le surprendre de façon inattendue. Il lui faut également éviter de n’entendre que ce qu’il souhaite.

Quand la parole revient à l’évaluateur, ses remarques doivent se fonder sur des exemples factuels. S’il estime que l’attitude de son salarié doit changer, il lui faut étayer son discours de façon claire, en expliquant ses attentes et les bénéfices concrets qui en découleront.

L’ensemble des points abordés et des actions à mener est ensuite synthétisé, avant de clore l’entretien sur une note aussi positive que possible.

  • Source : Ali Chadwick, The Veterinary Business Journal, février/mars 2008.

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