Pour accroître la productivité des réunions, passez au I-power

Si les employés traînent les pieds lorsque l’heure des réunions arrive, y font preuve d’une participation minimale, s’y ennuient et attendent avec impatience la fin, il est peut-être utile d’essayer le concept du I-power (I pour idées, imagination ou encore innovation), développé par Peter Drucker, le gourou du management américain. Le principe de base est simple : chaque employé doit développer au moins deux idées en rapport avec le sujet de la réunion. Celui-ci peut être d’améliorer le service à la clientèle, d’offrir un nouveau service, de mieux gérer l’inventaire, d’avoir une image cohérente, etc. Cette façon de procéder implique davantage le personnel dans le succès de la clinique et valorise les employés. Ce système permet en outre de se concentrer sur les solutions plutôt que sur les difficultés, et accroît la productivité des réunions.

Le principe repose sur la récompense des idées proposées par les employés

Pour générer des idées créatives, le secret est de n’en critiquer aucune pendant ou après la réunion. Elles ne sont pas toutes bonnes ou utilisables, mais il convient que chacune fasse l’objet d’une récompense (lettre de remerciement, chèque cadeau, etc.) dont la générosité augmente avec le nombre de changements, d’économies ou de retombées financières générés. Les sociétés américaines qui utilisent le I-power offrent souvent 2 $ pour une “bonne” idée et 10 $ pour une “excellente”.

Ce principe se rapproche du Kaizen, système japonais qui peut se traduire par “amélioration continue”. Ce dernier est utilisé avec succès chez Toyota et, au-delà, serait responsable de la bonne santé économique japonaise, selon certains analystes.

Martin Edelston, fondateur de Boardroom, un groupe de presse américain, a adopté la technique du I-power. Il lui attribue l’augmentation de ses ventes (pour un montant de 100 millions de dollars) durant les cinq dernières années. Outre les gains de productivité, le turnover de son personnel est désormais nul, le taux d’absentéisme a chuté rapidement et le moral des employés est au plus haut.

La technique du I-power est utilisée avec succès par des centaines de groupes comme IBM, Lancôme ou Federal Express. A moindre échelle, elle a créé une mini révolution dans la culture d’entreprise développée par des PME américaines aussi diverses que Master teacher, maison d’édition de produits scolaires, Ivanohe braodcast news, qui produit des émissions de télévision, Garden state brickface, windows and siding, une société de construction, ou encore la Savings bank of Rockville, une caisse d’épargne. Toutes ont introduit le principe dans leurs réunions et obtiennent ainsi des centaines, voire des milliers d’idées par an ! Leurs responsables affirment que le I-power et l’esprit créatif de leurs employés sont à l’origine du succès renouvelé de leur compagnie. Garden state était au bord de la faillite quand ses dirigeants ont lancé des réunions selon ce système.

Il est possible d’appliquer ce concept à une société de la taille d’une clinique vétérinaire. Les employés qui y travaillent viennent de divers horizons, peut-être même de différentes structures. Il faut les faire parler, exploiter leurs connaissances, leur faire partager les expériences vécues chez les employeurs précédents : quels étaient le protocole préanesthesique, la stratégie pour créer un plan complet de réduction de l’embonpoint des animaux, quelles promotions saisonnières étaient offertes, etc. ? A partir d’une ou deux idées simples, une session de I-power peut aboutir à une nouvelle stratégie, directement applicable dans le cadre de la clinique.

• Article librement inspiré de David Deutsch : « Ideas for success : how better ideas turned Boardroom Inc. into a publishing powerhouse », Early to rise, 17/8/2006.