Comment sont gérées la comptabilité et la gestion au sein de votre cabinet ?

Nous déléguons toute notre comptabilité

Tant que j’étais au régime des bénéfices non commerciaux (BNC), je me chargeais de toute la comptabilité de ma clinique avec le logiciel Ciel®. Cela me prenait au minimum une après-midi par mois, quand tous les comptes tombaient juste… Chaque année, l’ensemble de la comptabilité était contrôlé par l’ARAPL⁽¹⁾ de Midi-Pyrénées. Personnellement, j’ai suivi une formation fiscale et comptable pendant mes études à la faculté de droit.

Depuis notre passage en Société d’exercice libéral (SEL), nous déléguons toute la comptabilité à un cabinet comptable local. Je me contente dorénavant de rentrer les recettes sur le logiciel Bourgelat® et, en fin de mois, je leur en communique le récapitulatif, ainsi que la totalité des factures. A eux ensuite de gérer les déclarations fiscales (TVA, taxe professionnelle) et sociales (bulletins de paie, déclaration annuelle des salaires, calcul des cotisations). En cas de modification des termes d’un contrat de travail ou encore de la valeur du point des auxiliaires spécialisés vétérinaires, ce cabinet procède lui-même aux rectificatifs. Au final, cela me coûte mensuellement 160 €, plus 18 € par salarié, et je n’ai plus qu’à faire les chèques qu’ils me demandent. J’estime que cette dépense est largement amortie : plus de temps libre pour moi, moins de soucis et de paperasserie, économie des mises à jour du logiciel de gestion (soit entre 200 et 400 € par an). En outre, le cabinet s’occupe de la présentation des comptes annuels ainsi que de la rédaction du compte rendu de l’assemblée générale de la SEL.

Mon associé et moi nous répartissons le travail

Nous sommes deux associés au sein de la clinique et chacun participe à la gestion et à la comptabilité. Tous les jours, les recettes et les factures sont rentrées sur un logiciel spécialisé (Vétocom). Les rapprochements bancaires, la déclaration de TVA et la rédaction des bulletins de paye sont réalisés par l’un ou l’autre, selon l’emploi du temps de chacun, le plus souvent entre deux consultations. Je laisse à mon associée le soin des cotisations sociales trimestrielles ou annuelles (Urssaf, retraite, DADS) en raison de sa plus grande expérience en la matière. De mon côté, je me dévoue pour les visites de contrôle à l’association agréée. Nous nous tenons au courant des modifications sociales par le biais de la presse vétérinaire et par le Syndicat national des vétérinaires d’exercice libéral (SNVEL). Pour l’instant, tout semble aller correctement. Ce travail représente tout de même une corvée supplémentaire, surtout lorsque la clinique comprend des salariés, vétérinaires ou non. Je regrette le manque de clarté et la multiplicité des organismes sociaux (Urssaf, retraite cadre, retraite non cadre). Pour moi, tout semble fait pour qu’une erreur soit commise de bonne foi et fasse l’objet d’un redressement. Jusqu’à maintenant, les formations en matière de gestion auxquelles j’ai pu assister, au sein ou non de l’école, m’ont toujours semblé trop théoriques et pas assez pratiques. Je conviens néanmoins qu’il est difficile de proposer un cours qui corresponde à la situation de tout le monde, tant les structures vétérinaires sont différentes. Le recours à un cabinet comptable, au moins une année ou deux, pourrait être une solution pour quelqu’un qui s’installe ou qui engage un premier salarié. En outre, il ne faut pas négliger l’aide apportée par des amis confrères sur des questions auxquelles ils ont dû déjà répondre au sein de leur clinique.

Avoir recours à un cabinet comptable est un choix que nous avons fait dès notre installation

Chez nous, la comptabilité est réduite au strict minimum. Pour l’activité canine, nous rentrons au fur et à mesure les paiements dans un cahier de recettes journalières sur des feuilles pré-imprimées. Pour l’activité rurale, nous utilisons un logiciel “maison” qui nous permet d’éditer en fin de mois un relevé des différentes factures de chaque éleveur. Tout est ensuite envoyé à notre comptable, avec la pile de factures, tous les trois mois. Ce cabinet se charge également de toute la partie sociale de notre activité (Urssaf, Assedic, caisse de retraite, etc.) D’ailleurs, dernièrement, j’ai été contrôlé par l’Urssaf et tout s’est déroulé chez le comptable. Hormis quelques papiers manquants, je ne me suis occupé de rien et tout s’est bien passé. D’un point de vue pratique, je m’attelle chaque mois à la rédaction de la fiche de paye de notre auxiliaire, mais en cas de modification des cotisations, je demande de l’aide pour la première, puis je recopie d’un mois sur l’autre. Enfin, c’est le comptable qui se charge du contrôle par l’association agréée pour clore l’exercice annuel. Avoir recours à un cabinet comptable a été un choix dès le début de notre installation. Ce travail (pour ne pas utiliser le mot corvée) engendre bien trop de tracas, surtout pour ceux qui sont fâchés avec le classement des papiers… Quel qu’en soit le prix (je n’ai d’ailleurs aucune idée de ce que je paye actuellement), cela me retire une épine du pied et surtout me laisse du temps libre, ce qui est très précieux.

• (1) Association régionale agréée des professions libérales.