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Déclarations obligatoires
Gestion
QUESTIONS/RÉPONSES
Auteur(s) : François-Henri Médard
Pour aider les entrepreneurs à gérer leurs nombreuses obligations fiscales et sociales, les possibilités de déclarations via l’Internet se multiplient.
La déclaration annuelle des données sociales (DADS), disponible sur net-entreprises.fr, est une formalité obligatoire pour toutes les entreprises qui relèvent du régime général et des collectivités publiques. Un même interlocuteur est chargé du traitement et de la diffusion des données de la déclaration unique aux organismes destinataires, dont ceux de prévoyance et de retraite complémentaire. La DADSU doit être envoyée par EDI (voir encadré).
Elle regroupe les déclarations de cotisations d’Urssaf, des Assedic, de retraite complémentaire et de prévoyance. La déclaration peut être effectuée par l’employeur, l’expert-comptable ou un centre de gestion agréé. Le site net-entreprises propose une déclaration en ligne par formulaire électronique (EFI, voir encadré). La déclaration de cotisations Urssaf séparée est en outre disponible sur le site http ://www.declaration.urssaf.fr.
Elle permet, en une seule opération, de remplir sept formalités, dont la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), la déclaration de première embauche dans un établissement, la demande d’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale, la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage, la communication de la liste des salariés embauchés pour le préétablissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS). Les sites net-entreprises.fr et due.urssaf.fr proposent ce service (EDI, EFI).
Destinée à tous les employeurs dont les salariés dépendent du régime général de l’assurance maladie, cette déclaration peut être effectuée par l’employeur lui-même ou par son mandataire. Cette formalité est obligatoire pour tout arrêt de travail. Le service est proposé par net-entreprises.fr. Cette procédure informatisée, qui fonctionne en EFI, sélectionne automatiquement l’organisme dont dépend le salarié.
Cette attestation est à envoyer obligatoirement au salarié et aux Assedic en cas de rupture ou de fin du contrat de travail. Le service de net-entreprises.fr, réservé aux employeurs, propose un formulaire adapté au cas de figure (les réponses données par l’employeur dans les premières étapes de la procédure ont donc leur importance). Le document est ensuite automatiquement envoyé à ces deux destinataires (EFI).
Les professionnels libéraux doivent remplir une déclaration de revenus professionnels, soit directement, soit par l’intermédiaire de leur mandataire (expert-comptable, etc.). Elle permet le calcul des cotisations obligatoires dues aux organismes de protection sociale, ainsi que ceux de la CSG et de la CRDS. La DCR s’effectue par EFI. Cette année, une DCR envoyée via net-entreprises.fr doit être retournée au plus tard le 14 mai à minuit. Le professionnel bénéficie ainsi d’un délai supplémentaire de deux semaines.
Le service TéléTVA (http ://tva.dgi.minefi. gouv.fr) est disponible après le retrait d’un dossier de souscription au service des impôts des entreprises. Pour l’EFI, il suffit ensuite d’acquérir un certificat numérique. Pour l’EDI, un logiciel ayant obtenu une attestation de conformité aux messages EDIFACT est nécessaire et un partenaire EDI doit être mandaté.
Le premier est la simplicité : une fois l’inscription effectuée, de nombreuses données sont prérenseignées. Certains calculs sont effectués automatiquement. Le déclarant est aussi plus tranquille, car l’utilisation de moyens électroniques pour les déclarations en ligne permet la mise en place de contrôles de validité des champs obligatoires et de cohérence des formulaires, diminuant ainsi les risques d’erreur. La souplesse est également accrue, puisque certaines déclarations en ligne peuvent être rectifiées après leur envoi (avant une date limite). En outre, des délais supplémentaires sont parfois octroyés aux télédéclarants. Par ailleurs, en matière de traçabilité, déclaration électronique n’est pas synonyme d’absence de preuve. En effet, les dossiers consultables en ligne comprennent notamment un historique des déclarations précédentes. Et les accusés de réception imprimables fournissent la preuve matérielle du bon déroulement de la transaction. Les didacticiels et les démonstrateurs en ligne fournissent, eux, une aide simple et synthétique. Enfin, le dernier atout est la gratuité, car la plupart des services des sites de référence sont fournis gracieusement.
• L’EFI (échange de formulaires informatisé) permet au déclarant de renseigner un formulaire sur son navigateur Internet et de le transmettre aux autorités concernées. Simple d’utilisation et sécurisée, la méthode EFI emporte la préférence des petites et moyennes entreprises.
• L’EDI (échange de données informatisé), largement employé par les grandes entreprises, consiste à envoyer les données sous la forme de fichiers préformatés depuis le logiciel de paie ou de gestion. Avantage certain, l’EDI évite même les saisies de chiffres, toutes les données se trouvant déjà dans le logiciel de gestion. Plus lourd à mettre en œuvre, ce mode de transmission nécessite l’emploi d’un logiciel ayant reçu un agrément.
Ces deux formules mémorisent les données pour la fois suivante et fournissent un accusé de réception.
F.-H. M.Veiller à sa configuration matérielle et logicielle. Les services de déclarations en ligne se satisfont en général de configurations peu puissantes, et fonctionnent avec les mêmes outils. Cependant, l’emploi du PC est recommandé, même avec la procédure EFI. Les principaux paramètres logiciels à adapter concernent le navigateur, plus particulièrement en termes de sécurité : autorisations pour les cookies , contrôles ActiveX (par exemple pour la déclaration téléTVA), utilisation d’un navigateur compatible avec le chiffrage 128 bits, capable de gérer les protocoles https et http.
Assurer la sécurité. La signature électronique a une valeur identique à la signature papier. En outre, identification (qui est le télédéclarant ?) et authentification (preuve de son identité) sont indissociables. Pour parvenir à ce résultat, la déclaration en ligne nécessite en premier lieu la vérification de l’identité du télédéclarant. L’authentification par nom d’utilisateur et mot de passe représente le niveau de sécurité minimal. Le certificat électronique, pour sa part, se présente sous forme logicielle (disque dur) ou, pour plus de sécurité, sur une carte à puce ou une clé USB. Il est obtenu auprès d’une autorité de certification. Un même certificat référencé par le ministère des Finances peut être utilisé pour net-entreprises.fr (données sociales) et impots.gouv.fr (données fiscales). Dans un deuxième temps, il convient d’empêcher la lecture ou la modification des données envoyées par des indésirables (garantie de l’intégrité des données). Le cryptage par protocole SSL (Secure Socket Layer) permet d’assurer cette étape.
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