Microsoft Office 2007 System apporte enfin de l’innovation !

Après plus de trois ans d’existence et deux services packs, la suite Microsoft Office 2003 voit arriver son successeur : Microsoft Office 2007 System. De plus en plus attaqué par les produits libres, comme OpenOffice, et en manque d’innovations véritables, le fleuron de Microsoft se devait de réagir. Pari réussi ?

Les concepteurs ont commencé par consulter les utilisateurs pour innover

La conception d’Office 2007 a nécessité un travail de fond dans les communautés d’utilisateurs pour évaluer les besoins d’évolutions. Le constat a été étonnant. Plus de 87 % des demandes d’évolution concernaient des fonctions déjà disponibles dans les éléments de la suite, faisant apparaître un déficit de formation et une accessibilité des fonctions pour le moins difficile.

Une réflexion poussée sur l’amélioration de l’accessibilité a débouché sur l’interface à rubans assortie d’un système d’onglets.

Les menus déroulants, devenus tentaculaires depuis Office 3, dissimulant une multitude de fonctions, ont laissé la place à des onglets explicites, chacun possédant sa propre barre d’outils, le Ruban. Un seul menu “vertical” demeure, le menu Fichier. La ressemblance avec les anciennes versions de Word s’arrête là, car c’est dans ce menu que se trouvent désormais les options générales du logiciel, en plus des classiques Nouveau, Ouvrir, Fermer, Imprimer, etc.

Un nouveau menu contextuel et un aperçu en temps réel

Lors de la sélection d’un texte dans Word, d’une cellule dans Excel ou d’une partie de document dans PowerPoint, les options importantes d’un onglet sont résumées au-dessus du menu contextuel appelé d’un clic droit sur une portion de texte. Il est donc possible d’interagir sans passer par la barre d’outils.

L’aperçu en temps réel apporte également sa contribution à cette nouvelle ergonomie orientée vers le résultat. Lorsqu’une portion de texte a été placée en surbrillance, il suffit de survoler un outil de la galerie pour obtenir un aperçu de la modification. Une fois l’utilisateur satisfait, la validation s’effectue d’un clic de souris. Dans le cas contraire, il poursuit la visite de la galerie.

De nouveaux formats de documents et d’exportation sont ajoutés

Microsoft, pressé par des besoins d’interopérabilité et d’exploitation des différentes briques du système d’information de l’entreprise, est enfin passé au format XML. L’initiative OpenXML de Microsoft, en ouvrant les spécifications du format, permet de concevoir des restitutions de bases de données (reporting ou autre) directement au format natif de la suite bureautique. L’intégrité des données est garantie et la modification de la mise en forme facilitée. Le format XML mêle, en deux couches distinctes, contenant et contenu, et facilite leur exploitation. L’extension est maintenant .docx ou .xlsx, les fichiers sont plus légers. Compatibilité ascendante oblige, Office 2007 gère toujours les anciens formats pour assurer la compatibilité d’un document avec les versions antérieures de la suite bureautique. A l’inverse, ces dernières (Office 2000, Office XP, Office 2003) pourront exploiter les nouveaux formats grâce à un pack de compatibilité gratuit.

Microsoft a aussi proposé l’intégration de l’exportation directement au format Adobe PDF. La société Adobe a immédiatement demandé le retrait de cette fonction ou sa transformation en service optionnel et payant. Pour la version finalisée de la suite, un module d’extention sera proposé gratuitement, permettant normalement cette exportation. A côté du PDF, les utilisateurs retrouveront le format XPS, une alternative au PDF développée par Microsoft, aux spécifications libres. Le lecteur de ce nouveau format est d’ores et déjà Internet Explorer 7.0.

L’accessibilité et la rapidité d’action ont été privilégiées

Le nouveau système de ruban diminue considérablement le nombre de clics nécessaires. Mais pour une utilisation intensive du traitement de texte, les raccourcis clavier restent la méthode la plus efficace. Si les raccourcis traditionnels restent actifs, les KeyTips font une entrée remarquée avec Word 2007.

En appuyant sur la touche Alt, des lettres apparaissent au-dessus de chaque onglet du ruban, de chaque galerie et de la plupart des fonctions affichées. Une pression sur la lettre correspondante sélectionne l’onglet, la galerie ou la fonction, et affiche de nouvelles lettres permettant de dérouler les sous-fonctions disponibles. Toutes les fonctions du logiciel deviennent facilement accessibles au clavier, ce qui n’était pas le cas avec les raccourcis clavier.

La nouvelle suite propose une refonte profonde de chaque application

Les améliorations générales précédemment évoquées profitent à tous les produits. De plus, chacun est amélioré indépendamment des autres et de façon importante dans ses propres fonctions. Par exemple, les feuilles d’Excel 2007 peuvent désormais comporter 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes, les feuilles de calcul actuelles étant limitées à 65 536 lignes et 256 colonnes.

Les graphiques permettant de traduire des données chiffrées en visuels plus explicites sont remis au goût du jour. L’utilisation plus poussée de la 3D et des effets de transparence augmentent l’impact visuel. Les mises en forme conditionnelles (modification du style d’affichage d’une cellule selon son contenu), déjà présentes dans les anciennes versions d’Excel, deviennent désormais simplissimes à utiliser, permettant une analyse efficace des informations. D’une prise en main assez complexe jusqu’à présent, les tableaux croisés dynamiques sont désormais générés en deux clics.

Tout comme Excel, les autres outils de la suite ont subi des améliorations notables. Si Word, Excel et Outlook, respectivement pour le traitement de texte, le calcul et la messagerie, représentent le versant grand public de la suite bureautique, de nombreux logiciels plus professionnels l’enrichissent.

OneNote, spécifiquement adapté à l’organisation des données et à la prise de notes, apparu en 2003, est reconduit en 2007 avec une nouvelle version complètement refondue. Ce logiciel est souvent offert aux étudiants et dans la configuration de base de la suite.

Quatre applications sont davantage destinées au monde de l’entreprise. Il s’agit de l’outil de base de données Access, de PowerPoint pour la création de présentations dynamiques, de Publisher pour éditer des supports ou des plaquettes et enfin d’Infopath, apparu en 2003, qui permet de renseigner plus facilement des bases de données. Au-delà de ces applications, d’autres outils plus axés sur le travail collaboratif en entreprise font leur apparition, avec notamment Microsoft Groove (issu d’un rachat en 2004), client de communication et de travail de groupe utilisant des technologies poste à poste (peer-to-peer). Pour pouvoir gérer plus efficacement les portails et l’intranet d’entreprise, Microsoft Office SharePoint services 2007 et Sharepoint designer 2007 permettent d’aller plus loin dans la construction d’applications métiers et dans le partage d’informations entre utilisateurs.

Huit formules d’achat permettent de choisir des combinaisons différentes des applications d’Office 2007 : Basique, Famille et étudiant, Standart, PME, Professionnel, Professionnel Plus, Entreprise et Ultimate.

D’une manière générale, Office 2007 System fait la part belle à la collaboration entre utilisateurs, le but étant justement d’essayer de désenclaver les collaborateurs et les îlots d’information existant dans l’entreprise. Ces nouveaux outils mis en place ont également pour objectif de permettre à des personnes qui, historiquement, ne partageaient pas de contenu, de rendre accessible leur savoir sans pour autant leur ajouter des contraintes.

Quelle configuration matérielle pour Microsoft office 2007 ?

Microsoft a d’ores et déjà prévenu que, spécialement optimisé pour le futur Windows Vista, Office 2007 fonctionnerait également avec Windows XP SP2 et Windows Server 2003. Windows 2000, pourtant peu éloigné de Windows XP, mais également Windows 9x et Me, ne sont plus d’actualité. Par ailleurs, un constat simple issu de l’utilisation des versions bêta indique que la résolution minimale de l’affichage est le XGA (1 024 x 768). L’affichage en 800 x 600 pixels, même si la nouvelle interface ruban s’adapte bien à ce type d’affichage, n’est pas confortable d’utilisation.

Du côté de la configuration matérielle pure, le moteur graphique utilisé pour Office 2007 est le même que celui de Vista. Il permet, entre autres possibilités, de régler précisément la taille de la page affichée grâce à un zoom piloté par un curseur placé en bas de la fenêtre. Par défaut, l’affichage des polices de caractères est lissé, en utilisant la technologie ClearType. Pour cela, un processeur récent (au moins à 600 MHz) et au moins 512 Mo de Ram seront nécessaires.

Disponible depuis le 30 novembre 2006 pour les entreprises et officiellement lancé le 7 décembre dernier par Microsoft France, la suite Office 2007 sera mise à la disposition du grand public à compter du 30 janvier prochain, ce qui correspond à un lancement totalement synchronisé avec Windows Vista.

Les prix de l’achat complet et des mises à jour ne sont toujours pas connus. Néanmoins, les personnes qui ont acheté Office 2003 entre le 26 octobre 2006 et le 15 mars 2007, que ce soit de façon intégrée avec un ordinateur ou directement, pourront bénéficier d’une évolution gratuite vers l’une des suites Office 2007 System de mêmes fonctionnalités.

La suite Office 2007 pour ordinateur Macintosh Mac OS X est, quant à elle, prévue pour la fin du second semestre 2007.

• www.microsoft.com/France/Office/