Les frais professionnels des salariés auxiliaires

Les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de l’employeur. Ce sont des frais essentiellement de repas et de transport et, éventuellement, d’hébergement. Leur remboursement aux salariés peut avoir une incidence sur le calcul des cotisations sociales. Si l’employeur rembourse à l’employé des dépenses qui ne sont pas directement liées à son travail, il s’agit alors d’avantages en nature qui constituent des éléments de rémunération soumis à charges sociales.

Des limites au remboursement des frais de repas

Un salarié peut être amené à exposer des frais pour les besoins de son travail et dans l’intérêt de l’entreprise. L’employeur est alors tenu de les lui rembourser. Pour le personnel auxiliaire, il s’agit principalement des repas et du transport.

Pour les repas, si l’employeur participe à titre volontaire aux dépenses engagées par ses employés, il s’agit d’un avantage en nature qui doit être soumis à cotisations sociales et apparaître sur le bulletin de paie, au même titre que le salaire. En revanche, lorsque le salarié engage des frais de repas dans le cadre de ses déplacements professionnels, ou parce qu’il n’a pas d’autre choix que de manger sur place, ces sommes peuvent être remboursées au titre des frais professionnels et sont alors exonérées de cotisations sociales dans certaines limites. Si le salarié est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail en raison d’horaires décalés (travail de nuit), la participation de l’employeur aux frais est exonérée de cotisations sociales jusqu’à concurrence de 6,50 €. Au-delà, le complément est soumis à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.

Le cas du salarié en déplacement professionnel qui doit prendre son repas hors de la clinique sans pour autant rentrer chez lui est exceptionnel pour le personnel auxiliaire. Un barème est établi par l’Urssaf¹. Pour 2018, le repas pris hors de son lieu de travail est indemnisé sur la base de 9,10 € hors restaurant et sur celle de 18,60 € au restaurant.

Venir et repartir de la clinique

Deux modalités de prise en charge des frais de transport entre le domicile et le lieu de travail sont possibles. L’une est obligatoire : il s’agit de la prise en charge par l’employeur des frais d’abonnement aux transports collectifs. L’autre est facultative, pour l’utilisation du véhicule personnel.

Les salariés qui empruntent les transports collectifs (train, métro, bus, location de vélo, etc.) pour se rendre sur leur lieu de travail bénéficient obligatoirement du remboursement partiel de ces frais. Seules les cartes d’abonnement sont prises en charge par l’employeur. La prise en charge s’effectue à hauteur de 50 % du titre de transport sur la base d’un tarif de deuxième classe et du trajet le plus court. Cette prise en charge concerne les salariés à plein temps et ceux à temps partiel effectuant un mi-temps ou plus. Le remboursement effectué par l’employeur s’effectue mensuellement (y compris pour les abonnements annuels), au plus tard à la fin du mois suivant celui de la validation (hors abonnement annuel dont le remboursement est réparti mensuellement) et sur justificatif du salarié (remise ou présentation du titre). Dans tous les cas, les délais de remboursement ne doivent pas excéder un mois. Les remboursements partiels du prix des titres d’abonnement sont exonérés d’impôt sur le revenu.

En ce qui concerne les transports personnels (voiture, deux-roues), la prise en charge des frais de transport pour se rendre sur son lieu de travail est facultative. Mais si l’employeur la met en place, elle doit profiter à l’ensemble des salariés dans les mêmes conditions. Le remboursement des frais de transport personnel n’est possible que si la résidence habituelle, ou le lieu de travail, est située en dehors de la région Île-de-France et d’un périmètre de transports urbains. Il est conditionné par l’utilisation d’un véhicule personnel indispensable en raison des horaires de travail. Tous les salariés sont concernés, y compris ceux à temps partiel. Le salarié devra fournir les pièces demandées par l’employeur, justifiant les conditions de la prise en charge. Les remboursements de frais de carburant ou d’alimentation électrique sont exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu, dans la limite de 200 € par an.

Un barème fiscal pour les déplacements professionnels

Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles (accompagner le vétérinaire en visite, effectuer des soins à domicile, par exemple), le remboursement peut être effectué par l’employeur à partir du barème fiscal d’indemnités kilométriques (tableau) ou sur la base de justificatifs, en prouvant les kilométrages privés et professionnels. Cette seconde solution est plus lourde, mais moins sujette à contestation. Le barème kilométrique fiscal est fixé annuellement. Il couvre les véhicules de 3 à 7 CV et permet de bénéficier de l’exonération fiscale.

L’indemnité kilométrique vélo est fixée à 0,25 € par kilomètre effectué. Cette indemnité est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200 € par an et par salarié.

Comment rembourser les frais professionnels ?

Pour les frais professionnels, l’employeur peut appliquer soit la méthode du remboursement des frais réels sur présentation des justificatifs de leurs dépenses (factures, tickets de caisse), soit la méthode de l’indemnisation forfaitaire. En cas de remboursement au réel, le salarié doit être en mesure de produire tous les justificatifs nécessaires. À défaut, il y a assujettissement aux cotisations sociales.

Pour l’indemnisation forfaitaire, les montants sont fixés par l’Urssaf. Les frais indemnisés sur la base forfaitaire ne sont pas soumis à cotisations sociales si leur montant est égal ou inférieur aux seuils fixés par l’Administration. La fraction excédant ces limites doit être réintégrée dans l’assiette des cotisations. Tel est le cas, par exemple, des indemnités de repas au restaurant lorsque le salarié est en déplacement professionnel et ne peut pas regagner sa résidence, et des indemnités de repas hors des locaux de l’entreprise.

Des déductions fiscales

Les frais professionnels sont déductibles fiscalement par le salarié. Le calcul de l’impôt sur le revenu tient compte de ces frais (transport, repas, stage de formation professionnelle, documentation, etc.). Tout salarié bénéficie d’une déduction forfaitaire de 10 % appliquée automatiquement. S’il estime avoir engagé davantage de dépenses, il peut choisir de déduire ses frais réels dans sa déclaration de revenus, à condition bien sûr qu’ils n’aient pas été remboursés par l’employeur (encadré page 10).

Les frais de repas peuvent ainsi être déduits si son activité professionnelle oblige le salarié à en prendre certains hors de son domicile en raison de l’éloignement. Il devra disposer des justificatifs (factures) lui permettant de déduire la différence entre le prix du repas effectivement payé et la valeur forfaitaire d’un repas pris à son foyer. Cette valeur est fixée chaque année par l’Administration : 4,80 € pour 2018. Si le salarié n’a pas de justificatif, les frais de nourriture peuvent être évalués au prix d’un repas pris à domicile (4,80 €). Si le salarié bénéficie de tickets repas (encadré ci-dessous), il devra soustraire de la somme obtenue le montant financé par l’employeur.

Les frais exposés pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail sont déductibles, mais pour un kilométrage limité. Lorsque la distance n’excède pas 40 km (soit 80 km aller-retour), le salarié peut prendre en compte l’intégralité du kilométrage dans le calcul de ses frais de transport. Sinon, seuls les premiers 40 km doivent être comptabilisés. Cependant, l’intégralité de la distance peut être prise en compte si cet éloignement est justifié par des circonstances liées notamment à l’emploi occupé ou à une situation familiale ou sociale spécifique, autre qu’une simple convenance personnelle. Dans ce cas, le salarié devra joindre une note explicative à sa déclaration de revenus, précisant les raisons de cet éloignement. Il ne peut être déduit qu’un seul aller-retour par jour, sauf à faire état de contraintes particulières.

Le salarié a le choix entre deux solutions : la déduction des frais réels sur justificatifs (plus compliquée) ou l’évaluation des frais forfaitaires selon un barème kilométrique publié annuellement par l’Administration (plus simple). Ce barème ne comprend pas les frais de stationnement et de péage qui peuvent être déduits en supplément, sous réserve de présenter les justificatifs. Dans les deux cas, le salarié doit pouvoir justifier de la réalité et du nombre de kilomètres parcourus, ainsi que de l’utilisation de son véhicule pour les besoins de l’activité professionnelle. Les frais réels déductibles autres que les frais de péage, de garage ou de parking et les intérêts afférents à l’achat à crédit de la voiture ne peuvent pas excéder le montant qui résulte de l’application du barème kilométrique publié par l’Administration.

Ce barème kilométrique fiscal sert à évaluer de façon forfaitaire le coût d’utilisation d’un véhicule par les contribuables. Il prend en compte l’ensemble des frais (amortissement du véhicule, assurance, réparations, carburant, etc.), à l’exception des intérêts d’emprunt si la voiture a été achetée à crédit, des frais de stationnement et des péages.
•

¹ Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales.