Logiciels de gestion de cabinet : nouveaux services, nouveaux acteurs

Si de nouveaux acteurs émergent, le marché des logiciels de gestion de cabinet vétérinaire reste dominé par le quatuor Vétocom, Bourgelat, Assistovet et Vet’Phi. De même, Vétocom conforte sa première place avec près de 40 % de parts de marché, selon l’étude Imago réalisée fin 2012. L’évolution récente du secteur est marquée par l’arrivée de nouvelles solutions technologiques orientées vers l’Internet et le Cloud, telles que Koudou (sortie début mai¹) et Manage Vet (sortie mi-avril), mais aussi des applications proposées par les centrales, comme GmVet (Centravet), Ubivet (Alcyon) ou encore myVet-Apps (Coveto)².

UNE TENDANCE MARQUEE VERS LE WEB ET LA MOBILITÉ

Si les vétérinaires sont de plus en plus nombreux à souhaiter un site internet pour présenter leur clinique et à franchir le pas, l’utilisation des tablettes et des smartphones à des fins professionnelles reste à développer. Les derniers arrivants, comme les “ténors” implantés de longue date, manifestent une volonté d’adaptation à l’évolution technologique actuelle et aux nombreuses possibilités qu’elle offre.

→ Adaptation à la pratique multisites : le développement des réseaux de cliniques s’appuie sur des solutions logicielles qui permettent l’exploitation de données centralisées.

→ Adaptation à la diversité des terminaux et à la mobilité, qui s’effectue à des degrés divers : accès ouvert à l’ensemble des données à distance, ou restreint à certains outils (ordonnances et facturation) ; synchronisation à la volée ou a posteriori. Les technologies mobiles sont de plus en plus utilisées, notamment en pratique mixte. Les derniers logiciels arrivés sur le marché s’orientent vers une technologie web, qui présente nativement une compatibilité sur tous les systèmes d’exploitation (PC, MacOS, Linux, iOS, Android), ainsi qu’une interface accessible directement depuis le navigateur.

→ Essor et amélioration d’autres services web et des techniques de communication associées : le site internet, directement interfacé avec la base de données du cabinet, est maintenant proposé par la plupart des éditeurs. Parmi la palette d’outils disponibles, sont proposés la présentation de la clinique et des services, l’accès au dossier médical, le carnet de santé, le paiement des factures en ligne, etc. L’envoi de SMS et de courriels, en série ou à l’unité (depuis la fiche client), est maintenant devenu un standard.

UN CHOIX SELON SON ACTIVITÉ ET SES BESOINS

Le choix du logiciel de gestion de cabinet tient compte de critères liés au cœur de métier (le logiciel lui-même) et aux services périphériques qui ont un impact indirect, mais réel, sur la productivité.

→ Les fonctions basiques comprennent le volet médical (historique, analyses, vaccins, etc.), la gestion des clients (salle d’attente, prise de rendez-vous), le management (agenda, planning des gardes, etc.), la comptabilité (factures et relances), la gestion du stock, et la communication (e-mailings et sms pour les relances de vaccins, etc.).

→ Le degré d’automatisation, pour chacun de ces éléments, est un critère important de productivité : interface avec des bases de données externes (Dictionnaire des médicaments vétérinaires, échanges automatisés de données d’analyses avec les laboratoires, liaison avec I-Cad, etc.), lecture automatique des codes Datamatrix, intégration automatisée des résultats d’analyses, interface avec le site internet, etc.

→ Côté modularité et caractère évolutif, il s’agit d’anticiper les besoins futurs du cabinet. Le choix du logiciel tient donc compte non seulement des éléments déjà utiles, mais également de ceux qui pourraient servir ultérieurement (support de systèmes mobiles, modules spécifiques, etc.). La réactivité de l’éditeur face aux évolutions de la législation et des nouvelles technologies est à évaluer. Le dynamisme de son site web, la présence de forums et d’une communauté d’utilisateurs active sont autant d’indicateurs objectifs.

→ L’ergonomie, à outils équivalents, est bonne si elle se traduit en pratique par un gain de temps à l’usage, une formation plus rapide et simple, mais aussi un plus faible pourcentage d’erreurs de saisie.

Tous les éditeurs proposent des démonstrations de leurs logiciels, sous la forme de versions bridées, limitées dans le temps, ou encore de présentations sur rendez-vous permettant de se faire une idée précise de l’adéquation du logiciel avec les besoins de la structure.

LES PRESTATIONS SUPPLÉMENTAIRES

D’autres services périphériques sont également à prendre en compte.

→ Le degré d’implication de l’éditeur dans le choix, l’installation et la configuration du parc informatique : un serveur préparamétré est parfois fourni (par exemple pour le logiciel Koudou) et certains proposent la mise en relation avec des partenaires ou une assistance à distance.

→ Les modalités de sauvegarde : la maîtrise des données doit être au cœur des préoccupations. Dans le cas de leur hébergement dans la structure, une sauvegarde quotidienne est indispensable, de préférence vers un serveur externalisé ou un support conservé ailleurs qu’au cabinet, associée à des rapports consultables. Des sauvegardes incrémentielles peuvent aussi être proposées, permettant alors de remonter, via l’historique, à une version précise de la base de données.

→ La formation et l’assistance : il s’agit de s’assurer de l’existence de supports destinés à une assimilation rapide de l’outil (vidéos sur le site de l’éditeur, fiches pratiques), de l’organisation de formations fréquentes par l’éditeur, de la mise en œuvre d’une aide contextuelle (téléphonique ou sur place) favorisant le dépannage en autodidacte . Les forums et la communauté d’utilisateurs peuvent également fournir un retour d’expérience appréciable. La formation ne doit pas être négligée, elle permet notamment d’éviter une sous-exploitation des fonctions du logiciel.

SAVOIR EVALUER LES COÛTS

L’évaluation du coût réel tient compte de nombreux facteurs.

→ Le logiciel lui-même : selon l’éditeur, le prix de base est modulé en fonction du nombre de licences, des modules associés, de la formule (abonnement mensuel ou fixe), des frais de mise en service ou de récupération des données depuis le logiciel précédent.

→ Les services annexes : il convient de prendre en compte le coût des formations et de l’assistance.

→ L’investissement matériel : un serveur dédié est parfois inutile, de par l’architecture même du logiciel (hébergement sur Internet) ou dans le cas de petits réseaux. Cet investissement est extrêmement faible dans le cadre de solutions qui reposent exclusivement sur le Web, sans aucun serveur installé sur place, et avec une application lancée depuis un navigateur.

→ Les offres spécifiques : des remises sont associées à une première installation et/ou un premier client, ainsi qu’au couplage avec des abonnements aux centrales d’achats.

Au final, le logiciel de gestion de cabinet représente un investissement à long terme. L’obligation légale faite aux éditeurs de pouvoir restituer ses données au client ne garantit pas que celles-ci seront facilement récupérables via n’importe quel autre logiciel. Certaines risquent ainsi de ne pas l’être du tout (de fait, des éditeurs s’engagent sur une durée maximale pour les tentatives de récupération, ou annoncent dès la commande l’impossibilité de récupérer certains modules). Mieux vaut donc choisir son logiciel avec soin, dès le départ.

• 1 Voir La Semaine Vétérinaire n° 1532 du 22/3/2013.

• 2 Voir La Semaine Vétérinaire n° 1520 du 14/12/2012.

• Voir aussi les informations plus détaillées (coordonnées, informations techniques et tarifs) sur le site WK-Vet.fr à l’adresse http://www.wk-vet.fr/mybdd/tout/215/logiciels-de-gestion-de-cabinet.html