Comment calculer et déclarer les avantages en nature

Les avantages en nature correspondent à la fourniture par l’employeur de prestations ou d’équipements pour l’usage privé du salarié. Ce dernier en bénéficie soit gratuitement, soit moyennant une participation inférieure à sa valeur réelle. Ces avantages constituent des éléments de rémunération.

Les avantages en nature sont, par principe, pris en compte dans l’assiette des cotisations sociales d’après leur valeur réelle. Néanmoins, des exceptions peuvent être signalées. Des évaluations forfaitaires sont notamment prévues en cas de mise à disposition de nourriture, d’un logement, d’un véhicule ou d’outils de communication tels qu’un téléphone ou un ordinateur. Cette évaluation forfaitaire vise tous les salariés, quel que soit le montant de leur rémunération.

LES AVANTAGES EN NATURE

Sont considérés comme avantages en nature :

– la mise à disposition d’un logement gracieusement ou moyennant un tarif réduit ;

– la fourniture de repas gratuits ou à tarif préférentiel ;

– l’attribution de Ticket Restaurant® ;

– l’usage à titre privé d’un téléphone portable ou d’un ordinateur ;

– la participation aux frais de transport.

Dans tous les cas, un avantage en nature est un “plus” accordé au salarié en contrepartie de son travail et de son investissement. Il s’ajoute au salaire mensuel perçu.

Il ne faut pas confondre avantages en nature et frais professionnels. Ces derniers ont une origine purement professionnelle et ne bénéficient aux salariés que dans le cadre de leur travail, ce qui exclut leur utilisation à titre privé.

RÉGIME SOCIAL ET FISCAL DES AVANTAGES EN NATURE

Un avantage en nature constitue un élément de salaire pour le régime fiscal et social. Son montant doit figurer sur le bulletin de salaire, dans la rubrique correspondant au salaire brut, puis être déduit du salaire net. Il est toutefois intégré au salaire net imposable.

La valeur de l’avantage en nature est assujettie à l’impôt sur le revenu (IR). Le montant doit être inclus dans le total des revenus d’activité. Concernant la déclaration de revenus, l’avantage en nature sera rattaché à la catégorie des traitements et salaires.

La valeur de l’avantage doit être intégrée à l’assiette des cotisations sociales. En effet, pour le calcul des cotisations des assurances sociales, des accidents du travail et des allocations familiales, sont considérées comme rémunérations toutes les sommes versées en contrepartie ou à l’occasion du travail, et les avantages en nature en font partie.

ÉVALUATION DES AVANTAGES EN NATURE

Des montants forfaitaires sont définis depuis le 1^er janvier 2015.

Les repas

Les repas peuvent faire l’objet d’une déclaration forfaitaire de 4,65 € par repas ou 9,30 € par jour.

Le logement

L’employeur a le choix entre une évaluation forfaitaire et un calcul d’après la valeur locative cadastrale servant de base à la taxe d’habitation (voir tableau ci-dessous).

Le véhicule

L’utilisation d’une voiture de fonction ne constitue pas un avantage en nature imposable lorsque cette utilisation se limite aux déplacements professionnels pour le compte de l’entreprise. Si le salarié se sert également du véhicule pour ses déplacements privés (week-ends ou vacances), cet usage est considéré comme un avantage en nature et est évalué sur la base des dépenses réellement engagées ou, sur option de l’employeur, sur la base d’un forfait annuel.

Les outils de communication

L’administration fiscale ne considère pas comme un avantage en nature l’utilisation quotidienne et raisonnable d’un téléphone portable ou d’un ordinateur appartenant à l’entreprise, lorsque cette utilisation se justifie par les besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale. C’est le cas pour des appels téléphoniques de courte durée au domicile privé ou pour de brèves consultations de sites sur Internet. Mais l’utilisation à titre exclusivement privé par le salarié d’un téléphone mobile ou d’un ordinateur mis à sa disposition par l’employeur peut être évaluée sur la base des dépenses réellement engagées ou, sur option de l’employeur, sur la base d’un forfait égal à 10 % du coût d’achat de ces outils ou, le cas échéant, 10 % de l’abonnement, toutes taxes comprises.