De quelle façon déléguez-vous à votre équipe ?

Une délégation forte, mais contrôlée

Frédéric Lars, praticien mixte à Pleyben (Finistère).

Au sein de notre clinique, la délégation est multiforme. Entre associés, elle est totale ou nulle. Nous intervenons dans de nombreuses activités (canine, rurale, filière porc, aviculture, équine) et personne n’est omniscient. Par conséquent, chacun des six associés en pilote une. De fait, chaque demande trouve son interlocuteur privilégié. Cela ne nous empêche pas de travailler en équipe, quitte à mettre parfois de côté nos ego respectifs. La pression de la clientèle, avec l’obligation de lui rendre un service optimal, nous a conduits à nous organiser collectivement de la manière la plus pertinente. C’est un sujet tellement central que nous avons sollicité un audit d’organisation et de communication au sein de l’entreprise, dont nous sommes en train de mettre en place les recommandations. Cela passe assurément par une délégation forte mais contrôlée à nos salariés, afin de ne pas tomber dans le travers du laisser-aller, que nous avons déjà eu à regretter une fois naguère. Nous nous réunissons régulièrement, toutes les deux semaines, avec l’ensemble de nos salariés, cinq ASV et, depuis peu, un vétérinaire. Ce sont de véritables réunions de travail, avec des échanges que nous voulons constructifs et qui font l’objet de comptes rendus écrits. Il en résulte l’établissement en commun de cahiers de procédures propres à structurer le fonctionnement de l’équipe. Notre entreprise est trop diversifiée pour que nous nous exonérions de ce type d’organisation.

Bien définir le travail que nous voulons confier

Sophie Lanniel, praticienne équine à Chasseneuil-sur-Bonnieure (Charente).

Nous déléguons beaucoup à notre ASV, notamment en ce qui concerne le volet administratif de notre activité : factures, relances, comptabilité, etc. Cette organisation fonctionne bien, dans la mesure où nous avons tiré les leçons du passé en veillant à ce que chaque tâche soit bien cadrée. Nous avons, en effet, essuyé quelques déconvenues en n’étant pas suffisamment vigilants, par exemple, sur des retards qui s’accumulaient.

Pour les soins aux chevaux, nous nous attachons, chaque année, les services d’un vétérinaire pendant la saison de monte, entre mars et fin août. Il s’agit généralement de jeunes praticiens, avec peu d’expérience. Comme nous manquons de temps pour les accompagner, nous mettons en place des fiches de poste qui récapitulent les tâches à réaliser. L’objectif est de guider leur activité, de les rassurer, de leur offrir une certaine discipline, tout en facilitant le contrôle que nous en faisons. Par ailleurs, nous souhaitons installer de manière systématique, dans notre emploi du temps, de petites réunions hebdomadaires pour fixer ensemble le travail et les objectifs de chacun pour la semaine. La délégation ne peut être efficace que si nous sommes d’abord nous-mêmes au clair sur ses contours. Cela n’empêche pas les erreurs. Il s’agira alors, lors du débriefing de la semaine suivante, de procéder aux ajustements qui feront évoluer notre fonctionnement collectif.

C’est valorisant et responsabilisant

Florence Dabenoc, praticienne canine à Sainte-Marie-aux-Chênes (Moselle).

La délégation me semble indispensable à toute gestion managériale. Cependant, c’est une pratique qui s’apprend. Pour moi, elle s’est imposée avec la maturité personnelle et professionnelle. Déléguer suppose d’avoir défini auparavant ses priorités, d’avoir fait des choix et de les assumer. Sur ces bases, nous avons construit notre équipe en commençant par embaucher un confrère à temps partiel, afin d’être plus présents auprès de nos enfants. Nous en employons aujourd’hui quatre, ce qui nous permet de partir plus souvent en vacances en famille. Nous échangeons beaucoup et leur laissons une grande autonomie, sans hiérarchie dans le domaine médical. Lorsque nous partons, c’est en toute confiance.

Chacune des six ASV, outre sa fiche de poste, a également une délégation nominative, selon ses centres d’intérêt et ses motivations. L’une s’occupe des relances d’impayés, une autre des offres promotionnelles sur les aliments, une troisième de l’organisation des réunions, etc. Cela me permet de me recentrer et d’être plus efficace sur les tâches prioritaires : management de l’équipe, gestion de la clinique, etc. De plus, c’est valorisant et responsabilisant pour les membres de l’équipe. Pour cela, il faut lâcher prise et accepter que les choses soient faites par d’autres, différemment, ce qui ne signifie pas qu’elles seront mal faites. La délégation est un transfert de confiance. Tout le monde y gagne.