Bien négocier les achats de sa clinique - La Semaine Vétérinaire n° 1584 du 10/05/2014
La Semaine Vétérinaire n° 1584 du 10/05/2014

Entreprise

Auteur(s) : Jacques Nadel

La négociation avec ses fournisseurs ressemble parfois à une épreuve de force. Une bonne connaissance des offres et une maîtrise des règles commerciales sont indispensables pour bien la mener.

En affaires, il convient de procéder avec méthode pour négocier ses achats (prix, volume, conditions de vente, délais de livraison, etc.). Dix points clés sont à retenir.

PRÉPARER LE RENDEZ-VOUS

L’entretien avec le délégué commercial, qui sert de lien entre le fournisseur et le chef d’entreprise, ne s’improvise pas. Sa préparation est essentielle pour rester maître de sa commande. Une bonne négociation commerciale repose avant tout sur la connaissance du marché, de l’environnement concurrentiel, des tarifs pratiqués, des ventes réalisées et des marges dégagées, des rotations, etc. Pour bien négocier, il convient de :

→ bien connaître le laboratoire, ses produits et sa place sur le marché national ;

→ avoir une idée précise de l’état des stocks de la structure en termes d’antiparasitaires, de pet food, d’accessoires, etc. et du nombre de produits vendus issus de ce laboratoire à partir des ressources informatiques (éditer une liste qui énumère les résultats par ordre décroissant) ;

→ analyser les performances réalisées sur la dernière période : évolutions des ventes en quantité et en valeur, marge dégagée.

Fort de ce travail préalable, qui sera consigné dans une fiche de renseignements par le fournisseur, le vétérinaire déterminera plus facilement ses besoins et se livrera à des prévisions de volumes d’achats… Il gagnera ainsi en réactivité vis-à-vis de son interlocuteur.

ÊTRE SÉLECTIF

Pour bénéficier de conditions d’achat intéressantes, il est nécessaire de faire des choix en termes de référencement. La concentration des acquisitions sur un nombre limité de marques et de références qui ont un impact sur la clientèle constitue un gage de remises quantitatives plus importantes.

ÉVALUER LES BESOINS

Deux règles sont à respecter :

→ écouler idéalement le stock avant l’échéance de règlement ;

→ travailler avec un volume de commandes adapté à celui des ventes, quitte à accepter des conditions de remise moins attractives.

Attention aux nouveautés, aux clauses de réassortiment (réassort en raccourci) et aux promotions qui ne correspondent pas forcément aux besoins de la clinique. Le praticien doit donc avoir un œil critique lors du lancement d’une gamme de pet food, sans pour autant passer à côté d’un nouveau marché à fort potentiel.

STRUCTURER L’ENTRETIEN

Le praticien doit :

→  recevoir le délégué commercial uniquement sur rendez-vous dans son bureau (ou dans un autre lieu de confidentialité où il est possible de disposer d’un ordinateur pour avoir accès aux données de vente) ;

→ décider du contenu de l’échange, ne pas laisser au représentant toute latitude pour diriger celui-ci ;

→  prévoir un temps pour chaque point. Ceux-ci peuvent se diviser comme suit : analyse de l’historique des ventes ; présentation des conditions commerciales, des nouveautés, du plan média ; commande ; reprise des périmés et des invendus ; mise à disposition par le laboratoire de moyens promotionnels, d’échantillons, de publicité sur le lieu de vente, de leaflets pour les clients, d’actions de formation, etc.

RESTER VIGILANT

Acheter implique de négocier un prix d’achat net afin d’établir un tarif compétitif tout en préservant ses marges. Par conséquent, accepter des remises séduisantes sur des produits qui ne se vendent pas est un non-sens. Il faut garder en tête les pratiques, bien entendu, exceptionnelles, de certains représentants qui n’hésitent pas à transformer des unités en douzaines. Disposer d’un double du bon de commande et le relire attentivement se révèle utile. L’envoi massif de marchandises non désirées est un procédé rarement pratiqué, mais n’est pas seulement un cas d’école.

La prudence est également de mise concernant les quantités à commander si le délégué annonce que la direction repositionne une gamme et s’il reste évasif en répondant à la question : « Ces nouvelles croquettes pour chats se vendent-elles bien ? » Il est possible d’accepter de référencer des nouveautés mais en quantités minimales… pour tester.

Enfin, il faut savoir raison garder face à des avantages en trompe-l’œil (ne pas procéder, par exemple, à une commande démesurée de pet food avec, en contrepartie, un présentoir sans intérêt).

ÉCOUTER PUIS NÉGOCIER

Après avoir entendu la présentation du commercial, il convient de recouper ses informations et ses données avec celles de la structure, de négocier sans toutefois se focaliser d’emblée sur la remise, en fixant son attention sur les prix nets et la marge dégagée.

La négociation commence toujours par une épreuve de force, car les intérêts des deux parties divergent (le commercial cherche à écouler un maximum de marchandise, tandis que le vétérinaire ne veut que les quantités nécessaires et suffisantes au meilleur prix). L’objectif est d’arriver à un accord “gagnant-gagnant” en passant par une étape intermédiaire, qui est celle du compromis et des concessions (marchandage, obtention d’un consensus, entente sur une coopération et des intérêts convergents : développer les ventes, par exemple). Une règle d’or à suivre : plus les volumes à négocier sont importants, plus il est possible de se montrer exigeant sur les conditions commerciales.

Si l’entretien achoppe et se solde par un « non » ferme et définitif du délégué, il faut manœuvrer avec tact et mesure pour éviter d’emblée la rupture. Soucieux de maintenir un bon relationnel avec le client, le commercial ne prendra pas le risque de refuser toutes ses demandes en bloc. Il est utile d’identifier quatre ou cinq objectifs à négocier, tels qu’un niveau de remises identique pour des commandes de volume inférieur, l’application d’un tarif réduit en dehors des périodes de promotion du fournisseur par rapport à une action ponctuelle de la clinique vétérinaire, l’octroi de remises de fin d’année, des conditions particulières de réassortiment, la fourniture de doses d’essai, etc. Le but est de laisser au commercial la possibilité de ne pas satisfaire certaines demandes et d’obtenir gain de cause sur d’autres points.

ÊTRE FERME EN AFFAIRES

La négociation est un rapport économique et financier. Chacun cherche à préserver ses marges et à réaliser des profits. Pendant cette phase, il importe de mettre de côté ses sentiments (pas d’empathie pour l’interlocuteur : il y a un temps pour la camaraderie et un autre pour le business) et faire preuve de fermeté.

NE PAS SE FOCALISER SUR LA NÉGOCIATION DES REMISES

Il convient de penser aussi à négocier les délais de paiement, les avantages liés au règlement (escompte pour paiement comptant), les conditions de réassort et de reprises en cas d’invendus (avec quelle décote ? en échange d’un nouvel ordre de commande ?). Le vétérinaire ne doit pas oublier de réclamer des unités gratuites pour l’usage personnel de ses collaborateurs propriétaires d’animaux de compagnie. Sans esprit d’équipe, rien n’est possible. Enfin, il convient de demander quand la commande sera livrée.

TOUT ÉCRIRE

Tous les avantages obtenus et les points d’accord sont à noter et à récapituler sur le bon de commande (dont le vétérinaire conserve le double). Il est également nécessaire de synthétiser sur la fiche du laboratoire l’ensemble des informations retirées lors de l’entretien, en particulier le nombre d’unités acquises, le prix d’achat net de chaque produit, les avantages octroyés, les conditions de réassort, les délais de règlement, le plan de formation des collaborateurs, la publicité sur le lieu de vente, la reprise des articles périmés et invendus, les doses d’essai, etc.

Entre deux visites du représentant, il est conseillé de porter sur la fiche du laboratoire les questions à poser à celui-ci ou les demandes à formuler lors du prochain rendez-vous, dont la date est fixée au préalable.

BRIEFER LES COLLABORATEURS

Il est capital d’informer l’équipe sur les quantités commandées, les nouveautés référencées, les produits qui ne le sont plus, les actions à mettre en place dans la salle d’attente, etc. Vos choix doivent être justifiés, afin que vos collaborateurs relayent au mieux votre logique d’achat et vos solutions auprès de la clientèle (mise en place et en avant, conseil associé, prix, promotions, challenge, etc.).

DES CALCULS UTILES

Lors de l’entretien commercial, il ne faut pas hésiter à utiliser une calculatrice et à vérifier les taux et les marges :

→ marge = prix de vente hors taxe (HT) - prix d’achat net remisé HT ;

→ taux de marque % = (prix de vente HT - prix d’achat net remisé HT)/prix de vente HT ;

→ prix d’achat HT = prix de vente HT x (1 - taux de marque %).

Formations e-Learning

Nouveau : Découvrez le premier module
e-Learning du PointVétérinaire.fr sur le thème « L’Épanchement thoracique dans tous ses états »

En savoir plus

Boutique

L’ouvrage ECG du chien et du chat - Diagnostic des arythmies s’engage à fournir à l’étudiant débutant ou au spécialiste en cardiologie une approche pratique du diagnostic électrocardiographique, ainsi que des connaissances approfondies, afin de leur permettre un réel apprentissage dans ce domaine qui a intrigué les praticiens pendant plus d’un siècle. L’association des différentes expériences des auteurs donne de la consistance à l’abord de l’interprétation des tracés ECG effectués chez le chien et le chat.

En savoir plus sur cette nouveauté
Découvrir la boutique du Point Vétérinaire

Agenda des formations

Calendrier des formations pour les vétérinaires et auxiliaires vétérinaires

Retrouvez les différentes formations, évènements, congrès qui seront organisés dans les mois à venir. Vous pouvez cibler votre recherche par date, domaine d'activité, ou situation géographique.

En savoir plus


Inscrivez-vous gratuitement à nos Newsletters

Recevez tous les jours nos actualités, comme plus de 170 000 acteurs du monde vétérinaire.

Vidéo : Comment s'inscrire aux lettres d'informations du Point Vétérinaire

Retrouvez-nous sur
Abonné à La Semaine Vétérinaire, retrouvez
votre revue dans l'application Le Point Vétérinaire.fr