Documents commerciaux : les pièges à éviter

Tout fournisseur ou prestataire de services est tenu de communiquer à tout client qui en formule la demande son barème de prix et ses conditions générales de vente (CGV). Celles-ci constituent le “socle” de la négociation commerciale. Ne pas les indiquer n’est plus assorti de sanction pénale. En revanche, un refus engage la responsabilité civile de son auteur et peut conduire à une condamnation au paiement de dommages et intérêts.

Dans ses CGV, le fournisseur précise le barème des prix unitaires, les réductions tarifaires, ainsi que les conditions de vente et de règlement. Ces dernières indiquent obligatoirement le taux des pénalités applicable en cas de retard de paiement (trois fois le taux de l’intérêt légal en général et au minimum) ainsi que, depuis le 1^er janvier 2013, l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Et lorsque les frais engagés par le créancier sont supérieurs à cette somme, une indemnisation complémentaire est due de plein droit, sur justificatif.

LE BON DE COMMANDE

Le vétérinaire doit prendre con­nais­sance des CGV de son fournisseur, car les signer signifie qu’il en accepte le contenu. Ce paraphe est recueilli avant toute passation de commande. Le bon mentionne distinctement les CGV, généralement au verso, en termes clairs et avec des caractères lisibles. Dès lors, le bon de commande est doublement signé (recto et verso) par l’acheteur. Au-dessus de l’emplacement réservé à son paraphe, le fournisseur est susceptible de prévoir une clause du type : « Le client déclare avoir pris connaissance et accepter les termes et les conditions imprimés sur les deux faces du présent document. »

L’acheteur est en mesure de refuser certaines clauses, qu’il exclut en les rayant et en paraphant en marge. Si le vendeur accepte la commande, il n’aura pas la possibilité d’imposer au client les conditions ainsi écartées.

La facture, quant à elle, ne mentionne en principe pas les CGV, puisqu’elle est éditée postérieurement à la commande (voir encadré). Toutefois, cette règle admet certains assouplissements, par exemple lorsque le vendeur est déjà en relation d’affaires avec l’acheteur (les factures comportent les CGV).

DES CLAUSES PARTICULIÈRES

La jurisprudence exige que les clauses importantes (transfert ou réserve de propriété, litiges, etc.) soient spécifiées de manière apparente.

Les parties ont, en outre, la possibilité de convenir que la propriété des produits est réservée jusqu’au paiement intégral du prix. Des incoterms (termes de commerce nationaux et internationaux édités par la chambre de commerce internationale) mentionnés sur le bon de comman­de peuvent également prévoir le lieu de livraison et le moment du transfert des risques inhérents au transport des produits.

La liberté contractuelle des parties relatives aux effets de la vente est large : détermination de la date du transfert de propriété, de l’endroit et des délais de livraison, des modalités de réception, du moment du transfert de ris­ques, de la partie qui supporte le coût du transport, etc.

En cas de litige à la réception, tous les défauts apparents (produits endommagés, manquants, etc.) sont à mentionner sur le bon de livraison. Après la vérification de la commande, les réserves sont à dater, rédiger avec précision et porter, en cas d’intervention d’un transporteur, sur tous les exemplaires du document de transport. Le défaut de conformité (différence de qualité, de quantité ou de nature de la chose livrée par rapport à celle commandée) peut être facilement prévenu lors d’une passation de commande par une description des caractéristiques du produit et par rapport auxquelles s’appréciera une non-conformité. Dans ce cas, l’acheteur peut demander la résolution de la vente ou son exécution forcée, ainsi que d’éventuels dommages et intérêts s’il est en mesure de prouver que cette non-conformité lui a causé un préjudice.

LES PÉNALITÉS

En cas de vice caché, l’acheteur dispose de deux ans, à compter de sa découverte, pour introduire une action en justice contre le vendeur. Il a la possibilité de demander l’annulation de la transaction ou une diminution du prix de vente.

Une autre clause fréquente concerne les délais de livraison. Le défaut de délivrance dans les temps prévus autorise l’acheteur à demander la résolution de la vente. Il peut aussi réclamer des dommages et intérêts au vendeur si le retard lui cause un préjudice. En cas de désaccord persistant sur le règlement du litige, la saisine d’un juge est nécessaire. Contractuellement, les parties ont aussi la possibilité de prévoir que le retard de livraison donnera lieu à des pénalités de retard, applicables sans l’intervention d’un juge.

La clause de paiement du prix des produits livrés doit être scrupu­leusement respectée par l’acheteur, en particulier les délais de paiement. En effet, un retard ou un défaut de règlement est susceptible d’exposer l’acheteur à un durcissement des conditions de paiement, si la clause le prévoit comme, par exemple, une exigence de paiement comptant ou d’un acompte substantiel à la commande ou une interruption des livraisons et des ventes, en cas d’encours important de l’acheteur chez le vendeur.

Enfin, les parties peuvent passer un engagement relatif à la reprise des invendus de la part du vendeur passé un certain délai. À défaut d’accord, la reprise des invendus ne s’impose pas au vendeur. Ce dernier et l’acheteur sont libres d’en définir le principe et les modalités (délai et conditions, notamment concernant l’état des produits).

Obligatoire, la facture est à établir en deux exemplaires. Le premier est pour le vendeur, le second pour l’acheteur. Elle comporte un certain nombre de mentions. Sur le plan fiscal, elle est indispensable pour toute livraison d’un bien et toute prestation de services réalisée par un assujetti à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) au profit soit d’un autre assujetti à la TVA, soit d’une personne morale, même non assujettie. Les factures peuvent, sous réserve de l’acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique. Elles se conservent pendant cinq ans au minimum afin de pouvoir les communiquer aux juges en cas de contentieux. Sur le plan des obligations comptables, le délai de conservation des factures est de dix ans.