Les documents d’entreprise : ce qu’il faut garder

Chaque fin d’année, la même interrogation revient pour les structures vétérinaires : quels sont les documents à archiver et pendant combien de temps ? Sous quelle forme ? Et où les conserver ? En la matière, les règles diffèrent selon les documents et le conservatisme a du bon. En tout cas, les archives nécessitent de la place, de l’organisation et elles prennent du temps. Pourtant, elles sont un passage obligé pour toute entreprise, dont les professions libérales, car toutes les structures sont logées à la même enseigne. Mais si tout le monde doit se plier aux mêmes règles, ces dernières varient suivant qu’il s’agit de conserver un bulletin de paie ou un grand livre de comptes. En règle générale, les pièces comptables doivent être conservées durant dix ans. Les documents fiscaux sont, dans leur majorité, exigibles durant trois ans. Quant aux pièces relatives au social, cinq ans est la durée de conservation imposée pour la quasi-totalité d’entre elles. Cela étant, il est préférable de s’affranchir des minima et d’opter pour des temps d’archivage à rallonge. En effet, en cas de contrôle fiscal ou social, il est souvent utile de pouvoir remonter dans le temps, bien au-delà des limites imposées par la loi.

GARDER AU-DELÀ DES CONTRAINTES

En effet, lorsqu’il s’agit d’archivage de documents d’entreprise, le bon sens pousse à allonger les délais. « Un contrôle Urssaf comme un contrôle fiscal remonte sur trois ans, donc en théorie les contrôleurs n’exigeront que les pièces justificatives des trois dernières années et de l’année en cours. En pratique, on a souvent besoin de remonter au-delà. En effet, si le contrôleur constate que l’activité est en perte, il est tenu de remonter à l’origine de la perte et parfois les dix ans d’archivage imposés ne suffisent pas. Autant dire qu’il est préférable de conserver les documents comptables et fiscaux bien plus longtemps que ne l’exigent les textes », conseille Axel Andrieu, responsable de dossiers au sein du cabinet d’expertise-comptable la Compagnie fiduciaire du Grésivaudan, à Pontcharra (Isère). Dans la même logique, il est fréquent que d’anciens salariés réclament une copie de leur bulletin de salaire, souvent au moment de faire valoir leurs droits à la retraite. D’où l’utilité de garder une copie des feuilles de paie à vie. Enfin, lorsque l’on souhaite revendre un équipement, il est toujours préférable de pouvoir montrer la facture à un acheteur potentiel. Et même si un salarié dispose d’un délai de six mois pour revenir sur son solde de tout compte et éventuellement le contester devant les prud’hommes, si la situation s’envenime, il est souvent profitable pour son employeur d’avoir une traçabilité de son dossier sur le long terme.

LES DONNÉES LES PLUS CONTRÔLÉES

La perte de documents n’entraîne pas de sanction, mais souvent un redressement. Reste que parfois, un déménagement, le manque de place ou simplement la négligence conduisent à en égarer quelques-uns. Rien ne sert toutefois de paniquer. « La perte de documents que l’on aurait dû conserver n’entraîne pas de sanction à proprement parler », rassure Axel Andrieu. En revanche, faute de pouvoir produire un document qui justifie telle ou telle écriture comptable ou un choix fiscal, le doute profitera certainement à l’administration. « En général, les contrôleurs Urssaf ou fiscaux font preuve de bon sens et ne cherchent pas la sanction à tout prix. Cela dit, si vous ne parvenez pas, par exemple, à fournir la facture qui correspond à un achat, ce montant a de grandes chances d’être annulé et réintégré au résultat fiscal. Par conséquent, l’impôt en sera augmenté », prévient le responsable de dossiers. Parmi les documents sensibles qu’il vaut mieux avoir à portée de main, sous peine de s’attirer les foudres de l’administration, les frais de déplacement arrivent en tête. Les cotisations sociales déductibles (de type loi Madelin) suivent de près. Enfin, les factures sont aussi épluchées en détail, en cas de contrôle.

EXTERNALISER ET INTERNALISER LES ARCHIVAGES

Pour être certain de bien avoir tous les documents demandés en cas de contrôle, mais aussi parfois simplement pour un usage interne, il est préférable de les archiver au sein de la clinique d’une part, et d’autre part à l’extérieur. Aujourd’hui, l’immense majorité des experts-comptables conservent dans leur cabinet un double des documents comptables de leurs clients. La plupart des éditeurs de logiciels proposent également ce service, souvent appelé “coffre-fort”. Ces logiciels spécialisés ont l’avantage non seulement de permettre de scanner et de stocker les documents relatifs aux écritures comptables, mais aussi de présenter les documents de façon conforme aux exigences de l’administration. Un atout de taille en cette fin d’année, car au 1^er janvier 2014, en cas de contrôle fiscal, les entreprises devront fournir des fichiers d’écritures comptables selon une présentation imposée par l’administration. « Nos logiciels sont capables d’exporter des fichiers aux normes pour les fournir à l’administration fiscale. À défaut d’être en mesure de transmettre ces documents, à partir du 1^er janvier, les entreprises seront passibles de 1 500 € d’amende », précise Olivier Brunet, responsable marketing chez EBP, éditeur de logiciels de gestion. Évidemment, c’est désormais sous cette présentation que doivent être archivés les documents comptables. Reste que les plus réticents à l’idée d’externaliser pourront toujours miser sur un archivage papier et un archivage numérique sur support CD. Quel que soit le mode retenu, un grand principe est de mise : conserver les données le plus longtemps possible, même au-delà de la date imposée par l’administration, pour être certain de pouvoir faire face sans problème à un contrôle fiscal ou social.