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Entreprise
Auteur(s) : JEAN-PIERRE KIEFFER
Le remboursement de frais à des salariés peut avoir une incidence sur le calcul des cotisations sociales. Les frais professionnels correspondent à ceux engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur : il s’agit notamment de ses dépenses lors de déplacements avec sa voiture personnelle et de ses frais de repas, pris en dehors du domicile en raison de son travail.
Dans tous les cas, l’employeur est tenu de rembourser au salarié les frais engagés personnellement pour son activité professionnelle. Les modalités de ce remboursement peuvent varier selon la convention collective.
Pour rembourser, deux options s’offrent à l’employeur, qui peut appliquer soit la méthode des frais réels sur présentation des justificatifs des dépenses de ses employés (factures, tickets de caisse, etc.), soit celle de l’indemnisation forfaitaire.
Pour cette dernière, les montants sont fixés par l’Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales (Urssaf). Les frais indemnisés sur la base forfaitaire ne sont pas soumis aux cotisations sociales si leur montant est égal ou inférieur aux seuils fixés par l’administration. Sinon, ils sont exonérés de ces cotisations selon un barème revalorisé chaque année. Les valeurs des frais professionnels pour 2013 ont été publiées par l’Urssaf (voir tableau).
Lorsque l’employeur rembourse des frais qui ne sont pas directement liés au travail du salarié, il s’agit plutôt d’avantages en nature, qui constituent des éléments de rémunération soumis aux cotisations sociales1. Pour les salariés, il convient de noter que le calcul de l’impôt sur le revenu ne tient pas compte des frais professionnels du contribuable. Ce dernier a le choix entre une déduction forfaitaire de 10 % (applicable automatiquement à tous les salariés) et celle de ses frais pour leur montant réel (si le montant des dépenses est supérieur à la déduction forfaitaire).
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