Frais professionnels : comment les déduire des impôts

LA DÉDUCTION FORFAITAIRE DE 10 %

Appliquée automatiquement aux traitements et aux salaires, cette déduction forfaitaire simplifie la prise en compte des frais professionnels.

Elle couvre les dépenses professionnelles courantes liées à l’emploi ou à la fonction, comme les frais de déplacement du domicile jusqu’au lieu de travail, ceux de restauration sur le lieu de travail, l’achat de documentation personnelle (non fournie par l’employeur).

Chaque membre du foyer peut renoncer individuellement à cette déduction forfaitaire et demander, sous certaines conditions, la déduction de ses frais réels. Ces deux déductions ne peuvent évidemment jamais être appliquées en même temps.

Pour chaque salarié, le montant de la déduction de 10 % s’élève au minimum à 421 € (sauf si la rémunération déclarée est inférieure à cette somme) et au maximum à 14 157 €.

En cas d’inscription à Pôle Emploi depuis plus d’un an, le montant minimal est relevé à 924 €. Pour en bénéficier, il convient de cocher la case prévue à cet effet sur la déclaration de revenus.

Avec la déduction de 10 %, les allocations ou les remboursements pour frais d’emploi attribués par votre employeur ne sont pas imposables si ces dépenses ont un caractère professionnel, correspondent à des frais réels ou sont justifiées ou spécifiques, sans être déjà couvertes par cette déduction.

Les salariés de la région parisienne ne sont pas imposables sur la part des titres de transport en commun remboursée par l’employeur.

Les gérants et les associés de certaines sociétés bénéficient d’un régime d’imposition aligné sur celui des salariés. Leurs rémunérations sont imposées selon les mêmes règles que les traitements et les salaires. Ils bénéficient également de la déduction forfaitaire de 10 %. Il s’agit :

– des gérants majoritaires de sociétés à responsabilité limitée ou d’exploitations agricoles à responsabilité limitée (EARL) pluripersonnelles non familiales qui n’ont pas opté pour le régime fiscal des sociétés de personnes ;

– des gérants associés commandités des sociétés en commandite par actions ;

– des associés de sociétés de personnes et assimilées soumises à l’impôt sur les sociétés : en nom collectif, entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (Eurl), EARL à associé unique, EARL pluripersonnelles de famille, etc.

LA DÉDUCTION DES FRAIS RÉELS

Si vous avez engagé un montant de dépenses supérieur à celui de la déduction forfaitaire, vous pouvez choisir de déduire vos frais réels. Ceux-ci doivent répondre à des conditions de déduction particulières.

Pour être déductibles, vos dépenses doivent être effectuées dans le seul but d’acquérir ou de conserver vos revenus professionnels, ou sont nécessitées par l’exercice de votre activité salariée, ou encore payées au cours de l’année d’acquisition de vos revenus et justifiées. Vous devez donc conserver les justificatifs de vos frais pendant les trois années civiles qui suivent leur paiement, afin de pouvoir les présenter sur demande.

Sur votre déclaration de revenus, vous exprimez l’option pour la déduction des frais réels. Vous devez préciser leur nature et leur montant dans le cadre “autres renseignements” de la déclaration ou dans une note annexe.

Les cotisations versées aux organisations syndicales sont déductibles sans limitation. En contrepartie, vous ne pouvez pas bénéficier de la réduction d’impôt qui existe pour ces mêmes cotisations.

Il convient d’ajouter à vos salaires imposables la totalité des allocations et des remboursements pour frais d’emploi versés par votre employeur, y compris la mise à votre disposition d’une voiture pour vos déplacements professionnels.

Attention, le fait que le montant de la déduction de 10 % soit inférieur à celui de la déduction de vos frais réels ne veut pas forcément dire que cette dernière solution est plus avantageuse. En effet, l’obligation de déclarer les remboursements de frais reçus de votre employeur influe sur le résultat.

Par exemple, les frais exposés pour le trajet domicile-travail sont déductibles, mais pour un kilométrage limité. Si vous habitez à 40 km (ou moins) de votre lieu de travail, vous pouvez prendre en compte la totalité du kilométrage dans le calcul de vos frais de transport. Au-delà, l’intégralité de la distance peut être prise en compte si vous justifiez cet éloignement par des conditions spécifiques liées à l’emploi occupé ou à des circonstances familiales ou sociales particulières, comme la difficulté à trouver un nouveau poste à proximité de votre domicile, la précarité ou la mobilité de l’emploi que vous exercez, ou encore l’exercice d’une activité professionnelle par votre conjoint non loin du domicile commun… Un seul aller-retour par jour est déductible.

Quant aux frais de nourriture, il est possible de déduire les frais supplémentaires engagés par rapport au prix d’un repas pris à domicile.