Comment dépenser moins et mieux pour sa clinique

La maîtrise des frais généraux est une préoccupation permanente de tout chef d’entreprise. Si certaines dépenses sont difficilement compressibles, d’autres, en revanche, peuvent être facilement maîtrisées. L’objectif est d’augmenter son bénéfice annuel.

Normalement, les frais généraux suivent l’inflation. Malgré une relative inertie, ces charges fixes, non liées au chiffre d’affaires réalisé, sont difficiles à réduire. Certains postes de dépenses, comme le loyer, peuvent influer notablement sur le poids des charges externes et sur la valeur du ratio charges externes-chiffre d’affaires. S’y ajoutent aussi les primes d’assurances, les services bancaires, les frais postaux et de téléphone, toutes les consommations de matériels divers et de services nécessaires au bon fonctionnement de la clinique. Les autres dépenses importantes concernent le chauffage, le crédit-bail, la maintenance, etc. Ainsi, les frais généraux peuvent représenter entre 15 et 25 % du chiffre d’affaires d’une entreprise. Économiser jusqu’à 30 % de l’ensemble de ces frais est possible. Cela constitue environ 6 % de résultat supplémentaire pour une clinique ou un cabinet. Pour atteindre cet objectif, recenser et analyser les divers postes de dépenses est primordial.

TROIS TYPES DE DÉPENSES À SURVEILLER

L’optimisation (et non pas la minimisation) des frais généraux est un travail minutieux qui vise trois comptes précis.

Les dépenses externes

Elles concernent les loyers mobiliers et immobiliers. Les contrats de crédit-bail ou de bail sont difficiles à négocier en cours d’exécution. C’est pourquoi, quelques mois avant qu’ils n’arrivent à échéance, il peut être intéressant d’analyser le marché pour prétendre à une meilleure offre. Être informé au bon moment sur la valeur locative des biens est essentiel, lors de la renégociation du contrat.

→ Il est plus facile d’intervenir sur les frais de petit matériel et de location mobilière pour réduire notamment sa facture énergétique.

→ Concernant les dépenses de maintenance, une analyse régulière des contrats s’impose. Leur audit est utile pour repérer les options inutilisées.

→ En matière d’assurances, la qualité d’un bon contrat doit primer sur la minimisation des coûts.

Les services externes

Une réflexion peut être menée sur les dépenses de personnel extérieur. Par exemple, sur l’intérêt de l’intérim comme source d’économies.

Les frais bancaires sont à contrôler régulièrement afin de les contenir au minimum. Les analyses comparatives des offres de la concurrence peuvent amener périodiquement à renégocier au cas par cas certains tarifs quand les écarts sont démesurés, à services rendus comparables. Les autres services externes ne portent pas sur des montants importants, la marge de réduction est minime. Les frais postaux, par exemple, sont difficilement compressibles (sauf le tarif Ecopli ou la machine à affranchir).

Les impôts et les taxes

Après avoir recensé les charges (loyer et charges locatives, entretien, chauffage, factures du fournisseur d’électricité et de gaz, assurances) puis analysé et évalué les dépenses anormalement élevées, il convient de repérer où réduire ces frais. Ce n’est pas évident, car les hausses de consommation d’énergie ne sont pas forcément le fait de négligences, mais le reflet d’une augmentation de l’activité et des investissements. C’est pourquoi faire le point sur ses factures d’électricité, et comparer sa consommation sur au moins trois ans, n’est pas inutile. Quels événements ou quelles habitudes justifient une hausse des coûts ? Les dépenses sont liées à l’évolution de l’entreprise : les locaux sont plus vas­tes, le nombre de salariés a augmenté, ainsi que le matériel bureautique et les outils de production. La hausse des coûts est alors associée à celle des prix des fournisseurs et à celle de sa consommation.

DES MESURES D’ÉCONOMIE FACILES À RÉALISER

La stratégie de réduction des frais généraux doit être menée simultanément sur deux fronts : les équipements et le management. Car les deux sont liés. Parallèlement à l’investissement dans des produits économes en énergie, il convient d’inciter ses collaborateurs à un comportement écoresponsable et de recueillir l’implication de tous. Les efforts demandés ne sont pas forcément démesurés, la chasse au gaspillage est souvent une affaire de bon sens. Néanmoins, c’est un combat à garder tout le temps à l’esprit. Les principales mesures à prendre sont :

→ Investir dans du matériel et des équipements économes en énergie (par exemple, des ampoules basse consommation, la mise en veille automatique des écrans d’ordinateur, le partage d’imprimantes entre plusieurs postes, etc.). L’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie propose aux entreprises de réaliser un diagnostic énergétique et subventionne l’installation de machines moins gourmandes en énergie. Vérifiez la classe de consommation des appareils électriques avant tout achat (un matériel de classe A consomme moins qu’un matériel de classe B, et ainsi de suite jusqu’à F). Mieux vaut choisir un matériel bureautique doté d’un label Energy Star.

→ Remplacer l’éclairage permanent par des détecteurs de mouvement.

→ Réduire sa facture d’eau par l’installation de robinets à cellule infrarouge qui s’éteignent automatiquement dans les toilettes.

→ Faire jouer la concurrence entre les fournisseurs d’électricité et de gaz.

→ Acheter les fournitures de bureau sur le Web.

→ Choisir un opérateur global (télécommunication et Internet) afin de regrouper tous vos abonnements en un seul et bénéficier de tarifs avantageux. Il est recommandé de ne pas s’engager sur des contrats pluriannuels de manière à pouvoir renégocier plus librement les abonnements et les forfaits.

→ Repérer et comparer régulièrement les offres commerciales de votre opérateur et des concurrents.

→ Préférer une offre qui conserve vos numéros de téléphone afin d’économiser les frais de réimpression de tous vos documents commerciaux (cartes de visite, papier à en-tête, factures, etc.).

→ Saisir ses factures pour alléger le coût de prestations comptables externes.

→ Inciter ses collaborateurs à un comportement écoresponsable : éteindre les appareils durant la nuit et les lumières des pièces inutilisées, fermer les fenêtres quand la climatisation ou le chauffage est allumé, réduire le papier ou utiliser le verso des feuilles usagées.