Réunion : respectez le code de sa bonne conduite !

CHOISIR SON ASSISTANCE

Ce n’est pas parce que vous avez quelque chose à dire à votre équipe qu’il faut forcément fixer une réunion. « Tout sujet qui ne concerne que 2 personnes n’en réclame pas une, explique Sylvie Lainé, consultante et coach¹. En deçà de 3 participants, c’est plutôt un entretien. »

Avant de vous lancer, vérifiez la nécessité de votre réunion. Demandez-vous quel en est l’objectif. S’agit-il d’informer l’équipe, de prendre une décision, d’inciter à la réflexion Si vous ne savez pas répondre à cette question et que vous vous lancez tout de même dans l’exercice, la réunion a toutes les chances d’échouer. Une fois que le motif est identifié, vous devez vérifier s’il n’existe pas de moyen plus efficace de traiter le sujet. Si le dialogue est nécessaire ou si une décision doit être prise en commun à la suite d’une discussion collégiale, alors oui, la réunion est utile. « Attention, ajoute Sylvie Lainé, ne doivent y participer que ceux qui ont quelque chose à apporter au thème abordé ! »

SOIGNER L’INVITATION

S’il s’agit d’une réunion régulière de type “point d’étape” dans la réalisation d’un projet, établissez un planning sur le semestre, quitte à le modifier à la dernière minute en cas de nécessité. Sinon, informez clairement chaque interlocuteur, de préférence par écrit, de la date et de l’heure de début et de fin de la rencontre. Précisez le motif en donnant les sujets abordés. « Il est important d’inviter chacun à préparer des choses à dire, insiste René Moulinier, professeur et consultant². Sans quoi, tout le monde improvise et l’on perd du temps. Lorsque la question abordée est technique, il est possible aussi de demander à certains collaborateurs de rédiger une intervention. Ainsi centrée, la réunion sera plus utile. »

PRÉSIDER SANS MENER

Présider une réunion n’est pas forcément la mener. « Lorsque le sujet s’y prête, une animation tournante est tout à fait envisageable, explique Sylvie Lainé. Mais, même si le manager demande à quelqu’un de l’équipe d’animer la réunion, il en reste le président ! C’est à lui de la diriger et de la réguler, de veiller au respect d’un principe clé : la rigueur des procédures et la liberté d’expression. »

René Moulinier reconnaît que cette idée de présider sans mener peut surprendre : « Lors de la préparation de la réunion, il faut toujours s’interroger sur la personne la plus apte à la mener efficacement. » Pour être certain de garder le cap, il est important de prévoir un guide d’animation. Même succinct, ce fil conducteur doit comporter les questions qui lanceront la discussion, quelques lignes sur le ou les points de vue à défendre, et le temps à consacrer à chaque sujet.

RESPECTER LE CONTRAT

Pour que le traitement d’une question au cours d’une réunion soit efficace, il est capital de rappeler le “contrat” en début de séance. « Vous devez préciser de nouveau le thème qui vous rassemble, le temps consacré aux différents sujets, sans oublier de revenir sur les attitudes de chacun, explique René Moulinier. Proposez, par exemple, à ceux qui ne sont pas d’accord de formuler des contre-propositions. Et insistez sur le fait que tous les participants doivent écouter chaque intervenant. »

Sylvie Lainé met en garde contre la dynamique de groupe : « Un groupe n’est pas la somme des personnalités qui le composent, mais une nouvelle entité, une tribu prête à se rebeller, à chahuter. » Dans le cas où les esprits s’échauffent, elle conseille de « ne pas monter sur le ring. […] Le groupe se régule de lui-même. Au bout de 3 minutes, les choses commencent à se tasser et c’est à ce moment-là que le président doit intervenir en mettant fin à la polémique. Vous devez être capable de rester dans le silence le temps suffisant et d’intervenir en baissant la voix afin de favoriser le retour au calme ». Si vous constatez que la discussion sort du cadre prédéfini, exprimez votre constat et invitez les participants à revenir au cœur du sujet. Suivant la comparaison de René Moulinier, vous devez endosser le rôle d’un « dictateur démocrate ». Par exemple, vis-à-vis des grands bavards, empruntez la manière forte. Coupez-leur la parole. « N’oubliez pas que parler, c’est expirer. Il faut donc nécessairement inspirer. Aussi, quand la personne reprend son souffle, profitez-en pour glisser un “c’est intéressant, j’aimerais bien entendre vos collègues sur le sujet” afin de redistribuer la parole », conseille Sylvie Lainé.

Enfin, si l’auditoire décroche et que vous vous êtes tenu à inviter les seuls intervenants utiles, et donc intéressés, regardez votre montre. La capacité de mobilisation des esprits est de 90 minutes au maximum. Il est donc peut-être temps de faire une pause ou d’arrêter la réunion.

• 1 Sylvie Lainé est l’auteur du « Guide pratique d’entraînement à la conduite de réunion », éditions Démos.

• 2 René Moulinier est l’auteur de « Mener une réunion efficace, le dessous des cartes d’une réunion réussie », éditions Eyrolles.