Bien mener un entretien d’évaluation en quatre étapes

GARDER EN TÊTE LES OBJECTIFS DE L’ENTRETIEN

L’entretien professionnel d’évaluation permet avant tout d’apprécier les capacités du salarié et de vérifier qu’il remplit bien des fonctions adaptées à ses capacités et à ses compétences. L’employeur peut préparer cet entretien en communiquant à l’avance au salarié les grilles et les critères d’évaluation qu’il mettra en œuvre. Dans ce cadre, ces éléments doivent avoir pour seule finalité de constituer des outils destinés à apprécier les qualités et l’aptitude au poste du salarié. Toutefois, cet objectif affiché peut également permettre d’envisager une augmentation éventuelle du salarié et de déterminer des perspectives d’évolution de carrière. Enfin, il doit servir à identifier les formations professionnelles que pourrait effectuer le salarié.

L’entretien professionnel est un élément important du management et son compte rendu constitue un outil de référence. C’est pour cette raison que, au sein de la clinique ou du cabinet, il est préférable qu’il ait lieu à un moment privilégié au cours de l’année (en général au début) et qu’il soit renouvelé périodiquement (tous les ans, voire plusieurs fois dans l’année si la nature de l’activité exercée par le salarié le nécessite).

Préparer l’évaluation

L’employeur se doit de déterminer à l’avance les critères d’appréciation des aptitudes du salarié. Cette grille permettra d’évaluer, au cours de la période passée envisagée, les actions conduites, les résultats obtenus, les compétences mises en œuvre et toute autre qualité professionnelle du salarié lui permettant de bien exercer ses fonctions. L’entretien se prépare tout d’abord au regard de la “fiche de poste”. Il est important d’avoir en tête les fonctions assignées au salarié via ce document. En l’absence d’une telle fiche, il est possible de se référer au contrat de travail si celui-ci contient une description précise des fonctions du salarié. L’employeur doit également se référer au compte rendu de l’entretien professionnel précédemment mené. Ce document contient les objectifs de l’année évaluée. Il servira donc de base pour l’appréciation des qualités du salarié. Il est en outre recommandé de procéder aux évaluations sur un document établi à cet effet qui permettra de consigner, de façon structurée, les échanges tenus lors de l’entretien. Si le salarié dispose de ce document avant l’entretien, il pourra d’autant mieux s’y préparer et anticiper les réponses aux questions qui lui seront posées.

La fixation des objectifs rend l’évaluation et l’entretien d’autant plus pertinents. Il s’agit pour l’employeur de faire part au salarié de ses attentes pour la période à venir. Ces objectifs peuvent porter sur une mission précise, mais concerner également les qualités à mettre en œuvre dans certaines situations, notamment celles d’encadrement ou de réalisation d’un travail d’équipe, ainsi que sur des qualités plus techniques et opérationnelles du salarié (savoir-faire).

QUI ASSISTE À L’ENTRETIEN ?

L’entretien doit se dérouler en la seule présence du salarié et de son employeur. Du côté de ce dernier, il s’agit de la personne habilitée à faire passer l’entretien au sein de la structure : c’est souvent le supérieur hiérarchique direct, mais cela peut aussi être un responsable des ressources humaines, le directeur de la clinique ou du cabinet vétérinaire. Ce qui compte, c’est que celui qui fait passer l’entretien soit à même d’évaluer le travail du salarié qu’il dirige et dont il peut mesurer les éléments d’appréciation, eu égard aux objectifs fixés. Le salarié ne peut pas se faire assister lors de ce type d’entretien, même par un représentant du personnel.

DÉROULEMENT DE L’ENTRETIEN

L’entretien est une véritable opportunité de discussion entre l’employeur et son salarié. Ce dernier doit disposer de temps pour faire le bilan de ses activités et assurer une participation active à l’entretien. Au moment de l’évaluation des objectifs posés précédemment, l’employeur doit permettre au salarié d’expliquer les moyens qu’il a mis en œuvre pour exercer ses missions, les difficultés éventuelles qu’il aurait pu rencontrer et les moyens d’y faire face le cas échéant. Si le salarié fait état de difficultés, l’employeur peut lui proposer des solutions pour y remédier. Dans ce type d’exercice, il est important de se référer à des exemples précis et rapportés objectivement. Si l’employeur veut mettre en avant des défauts ou des qualités du salarié, il est préférable qu’il fonde ses arguments sur des faits concrets au cours desquels le salarié a mal réagi ou, au contraire, a su bien s’adapter à une situation donnée.

Lors de la fixation des objectifs pour la période à venir, l’employeur expose au salarié les missions qui lui sont assignées, les inscrit le cas échéant dans des objectifs qui dépassent le seul poste de travail du salarié (perspectives d’évolution de la clinique) et précise les moyens qui pourraient être mis à la disposition du salarié pour y parvenir. Celui-ci peut également suggérer des objectifs ou des moyens d’action.

L’entretien d’évaluation est enfin une occasion pour le salarié de faire part à son employeur de ses perspectives ou souhaits de carrière. L’employeur peut anticiper ces demandes en proposant des formations ou en exposant au salarié les évolutions de carrière auxquelles il peut prétendre.