Les clés d’un contrôle Urssaf bien préparé

Une chose est sûre, vous recevrez un jour ou l’autre, dans votre boîte aux lettres, un courrier estampillé de l’Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales (Urssaf) vous informant de la visite d’un inspecteur. Pas de panique pour autant, vous disposez d’un mois pour vous organiser avant le jour J. « La notification de contrôle s’accompagne systématiquement de la date à laquelle il aura lieu et des documents que souhaite consulter l’inspecteur », précise Bérangère Duval, responsable du service social au sein du cabinet d’expertise-comptable Lecoeur, Leduc & associés.

PRENDRE LES CHOSES AU SÉRIEUX

Même si rien ne presse, ce délai doit toutefois être mis à profit pour s’organiser. Car rien n’est pire pour mal débuter (et donc souvent mal finir…) avec le représentant de l’Urssaf que de se montrer brouillon et peu concerné par sa visite. Ses demandes doivent donc être satisfaites au document près, sauf si vous vous trouvez devant l’impossibilité justifiée de fournir une pièce parmi la liste désirée. Auquel cas, un délai supplémentaire vous sera facilement accordé. Non content de réunir les éléments souhaités par l’organisme, vous prendrez aussi soin de les classer. « Les contrôleurs apprécient toujours de constater que le contrôle a été pris au sérieux et préparé. Ils sont sensibles au fait d’avoir des dossiers classés et bien présentés, précise Bérangère Duval. Exit donc les éventuels brouillons raturés et les calculs manuscrits. Place à la clarté et aux supports informatiques. »

ACCEPTER DE SE FAIRE CONSEILLER

Il n’en demeure pas moins que la forme ne doit pas faire oublier que c’est le fond qui intéresse au premier plan l’agent de contrôle. Donc, il ne suffit pas d’avoir un joli dossier complet et bien présenté, encore faut-il savoir ce qu’il y a dedans. Et d’être en mesure de défendre les options choisies. Car le droit social laisse place à l’interprétation. Mieux vaut donc préparer le contrôle avec son expert-comptable. Son rôle sera double. D’abord, il saura vous conseiller sur le fond et argumenter vos réponses face aux questions du contrôleur. Ensuite, il pourra vous rassurer, car une telle expérience est toujours stressante.

D’ailleurs, si c’est lui qui établit l’ensemble des documents sociaux du cabinet, vous pouvez ne pas assister personnellement au contrôle. « Le vétérinaire n’a pas vocation à être un spécialiste du droit social. Les contrôleurs le savent et ce n’est pas leur faire offense que de laisser prendre la main au comptable  », assure Emmanuel Delaubert, expert-comptable au sein du même cabinet.

ÊTRE AU CLAIR SUR SON DOSSIER

Un autre élément incontournable : la transparence. « Si l’on ne devait donner qu’un seul conseil en amont d’un contrôle, ce serait de ne pas chercher à cacher des choses. Il faut être le plus transparent possible », insiste Emmanuel Delaubert. En marge de la transparence, la bonne foi paie également. Expliquer simplement et avec assurance pourquoi et comment on a retenu telle ou telle façon de faire est ainsi la base d’un contrôle qui se déroule dans un esprit de confiance mutuelle. Car en la matière, rien n’est pire que la défiance. « Un contrôle qui se déroule de façon cordiale est la porte ouverte vers la discussion en cas de redressement, si redressement il y a », affirme l’expert-comptable.

SAVOIR ARGUMENTER ET ÉCHANGER SEREINEMENT

Car un contrôle est avant tout un échange. « Le contrôleur a un rôle de vérificateur, mais il est aussi là pour conseiller. Souvent, les textes peuvent être interprétés de différentes manières, le contrôle est l’occasion de bien caler les façons de faire. Et si vous êtes transparent et clair dans vos explications, les contrôleurs peuvent comprendre que vous ayez fait une erreur. C’est pourquoi, un contrôle Urssaf doit être appréhendé davantage comme un accompagnement que comme un redressement », argumente Emmanuel Delaubert. D’ailleurs, il n’est pas rare qu’un contrôle se solde par un crédit, en cas de mauvaise interprétation d’une règle en défaveur du vétérinaire. À défaut de crédit, les redressements sont en général minimes. « Dès lors que l’on est de bonne foi, un contrôle Urssaf n’est pas à redouter  », conclut l’expert-comptable.

Reste toutefois une dernière recommandation à respecter à la lettre : les recommandations du contrôleur, justement ! Chaque contrôle qui fait l’objet de remarques est suivi d’un autre dans les trois ans et, si jamais les remarques n’ont pas été prises en compte, soyez certain que l’agent de l’Urssaf sera alors sans pitié sur le redressement.

CHOISIR LE LIEU LE PLUS APPROPRIÉ

En règle générale, un contrôle se déroule au cabinet. Mais si, comme beaucoup de vétérinaires, vous avez opté pour la sous-traitance de vos fiches de salaire et autres déclarations sociales auprès de votre comptable, mieux vaut inviter le contrôleur à se rendre directement chez votre expert-comptable. En effet, même si l’agent de l’Urssaf mentionne par écrit la liste des documents qu’il souhaite vérifier, il n’est pas rare qu’au cours du contrôle, il ait besoin de consulter des éléments supplémentaires. Autant être en mesure de les lui fournir de suite !