LES LOGICIELS DE GESTION DE CABINET À L’ÈRE DE L’INTERNET - La Semaine Vétérinaire n° 1407 du 28/05/2010
La Semaine Vétérinaire n° 1407 du 28/05/2010

À la une

Auteur(s) : François-Henri Médard

La plupart des logiciels de gestion de cabinet peuvent se prévaloir de dix à vingt ans d’expérience. L’offre du marché est donc complète et complexe, en continuelle adaptation aux besoins des utilisateurs et à la législation en vigueur, et s’appuie sur les nouvelles technologies. Tour d’horizon des perspectives offertes, à travers le prisme de l’Internet et des réseaux.

Le logiciel de gestion de cabinet se conçoit de moins en moins comme un programme installé sur une machine isolée, mais plutôt comme une structure dématérialisée, accessible depuis plusieurs machines, connectable en réseau à tout ce qui comporte de l’électronique au sein du cabinet. Répartie sur plusieurs sites dans certains cas, accessible à distance, la base de données peut maintenant être entièrement externalisée par un prestataire. Dans ce contexte, une bonne connaissance des possibilités techniques du logiciel, via une formation de qualité, garantit une productivité optimale.

Le logiciel de gestion accompagne le cabinet dans son activité au quotidien

Les fonctions proposées varient sur le fond et la forme d’un logiciel à l’autre, mais globalement, tous proposent un certain nombre d’outils applicables à l’ensemble des activités.

Dans le domaine administratif, elles couvrent par exemple la gestion des rendez-vous, de la salle d’attente, des rappels automatisés, des plannings d’hospitalisation des animaux. Les sites Internet des différents éditeurs regorgent de listes de fonctionnalités qui montrent bien que l’informatique a son mot à dire dans chaque aspect du quotidien d’une clinique. 95 % des cabinets qui ont répondu à notre récent sondage sur WK-Vet.fr déclarent être équipés d’un logiciel de gestion de cabinet. Même si l’outil informatique n’est pas indispensable, il augmente indéniablement la productivité de la clinique. Il remplace avantageusement le papier pour la gestion des dossiers et des archives, ne serait-ce qu’en volume, mais également via l’économie en temps. Une fois installé, il apporte sa plus forte valeur ajoutée dans toutes les tâches qui permettent le rapprochement des données et leur synthèse : les tableaux de bord, les statistiques et autres déclarations informatisées, ou encore l’accomplissement automatisé de démarches administratives comme les commandes aux centrales d’achat. Parmi les services proposés, citons notamment l’obtention, en quelques clics, de courbes d’évolution permettant une analyse dans le temps de l’activité de la clinique : suivi des espèces traitées, répartition des clients par villes (avec carte géographique à l’appui, comme chez Vétocom), classement des actes au cours de l’année, ventes au comptoir, etc.

Pour découvrir exhaustivement ces possibilités, rien ne vaut la présentation par les éditeurs eux-mêmes, qui proposent au choix des vidéos de présentation ou de formation, et pour la plupart des versions de démonstration. Au final, le choix, non du meilleur logiciel, mais de celui qui convient le mieux aux attentes spécifiques d’un cabinet, dépend d’une bonne appréhension des besoins. Pour cela, il convient de se demander quelles fonctions seront vraiment utilisées, et si la solution choisie à un instant donné reste toujours la plus pertinente face aux évolutions envisagées dans le fonctionnement du cabinet.

Les ressources informatiques dépassent les frontières de l’ordinateur

Avec la centralisation des données en client-serveur, plusieurs machines alimentent simultanément la même base.

Cependant, le logiciel de gestion s’intègre totalement au fonctionnement du cabinet quand les possibilités d’interface avec tout le reste du matériel et des données qui en sont issues sont pleinement utilisées. Ainsi, dans le sens de l’optimisation des saisies, les logiciels qui supportent la connexion avec un lecteur de codes 2D datamatrix (douchette) diminuent le temps de réalisation de l’ordonnance, de facturation, d’inventaire ou de commandes aux centrales. L’investissement initial peut rapidement être amorti, compte tenu du temps économisé à tous les échelons du processus de sélection des médicaments (le site de VetoPartner, par exemple, propose une simulation de l’économie réalisée). Tous les lecteurs ne sont pas nécessairement paramétrés par défaut pour l’usage d’un logiciel donné. Certains éditeurs, comme Bourgelat, permettent d’éviter cet écueil en proposant à la vente les lecteurs dont ils ont vérifié le bon fonctionnement et effectué les paramétrages. De même, l’utilisation du logiciel est optimisée par la fonction de lecture des puces électroniques (Vet’Phi, Assistovet, par exemple) ou la dictée vocale proposée notamment par Assistovet.

La récupération directe des données issues des analyseurs économise également un temps précieux de saisie des examens et centralise immédiatement les informations. Quand cette fonction est disponible, la liste des analyseurs compatibles dépend du logiciel. Elle peut être consultée sur les sites Internet ou obtenue auprès de chaque éditeur. Port série ou câble réseau, branchement direct ou par l’intermédiaire d’adaptateurs fournis par les fabricants, les modalités de connexion et de configuration diffèrent selon l’analyseur et le logiciel. De même, la gestion directe de formats images ou vidéos issus de radiographies numériques ou d’endoscopies, dans l’interface même du logiciel, simplifie la consultation des dossiers (par exemple chez Vétocom).

Accéder à la base hors du cabinet n’est plus un problème

L’informatisation du cabinet ne s’arrête pas aux frontières du réseau local. Avec le développement du nomadisme, ordinateurs portables et assistants personnels sont d’un usage courant. Ils offrent un accès permanent aux données et peuvent ainsi éviter la corvée de leur mise à jour une fois revenu au cabinet. Il suffit de saisir ses données sur l’assistant personnel (PDA, smartphone), le netbook ou le portable. Adaptés à cette évolution, la plupart des logiciels de gestion de cabinet proposent déjà soit une mise à jour directe, soit une synchronisation des données a posteriori, soit prévoient d’implémenter prochainement cette possibilité. Selon le logiciel, le degré de perfectionnement est variable : synchronisation partielle ou totale, accès en consultation seule ou en écriture(1).

Le logiciel de gestion de cabinet est une fenêtre ouverte sur l’Internet

La connexion directe du logiciel à l’Internet ouvre de nombreuses perspectives. Les solutions couplées logiciel/site Web proposées par Vétocom, ou plus récemment par Vetup Manager et Vetoto, gèrent l’intégration du logiciel avec le site Internet, par exemple pour la mise à jour automatique des dossiers ou des actualités. Autre application pratique : la connexion peut également être mise à contribution pour l’envoi automatisé de mails ou de sms selon des critères paramétrables, par exemple pour les rappels de vaccins, ce qui représente une économie substantielle de frais d’affranchissement.

Au quotidien, la connexion Internet permet de bénéficier d’une assistance à distance (prise de contrôle de la machine), de mises à jour et de correctifs automatisés ou téléchargeables, mais aussi d’interfacer le logiciel avec les centrales d’achat, soit pour les commandes, soit pour le téléchargement des tarifs.

Rester maître de ses données via les sauvegardes et les extractions

Plus la centralisation et la dématérialisation des données informatiques sont poussées, plus leur sécurité devient cruciale.

La protection contre les bugs passe par des mises à jour régulières et des sauvegardes. La seule présence d’un module de sauvegarde ne suffit pas ! Il convient ainsi de mettre en œuvre les mesures nécessaires pour vérifier périodiquement que la sauvegarde est toujours activée, et pas seulement que le fichier est bien généré, mais que la restauration fonctionne. Un deuxième aspect de la sécurité des données est la possibilité de récupération dans un format ouvert, c’est-à-dire dont les spécifications sont publiques. Celui-ci garantit qu’en cas de besoin (cessation d’activité, changement de logiciel), les données seront facilement exploitables par le nouveau logiciel.

La sécurité des données peut être compromise par des bugs, mais également via de fausses manipulations. Le paramétrage des droits d’accès, selon le profil des utilisateurs (administrateur, associé, assistant, auxiliaire, secrétaire, etc.), est donc un point critique à ne pas négliger. Il peut être entièrement personnalisable ou présenter des niveaux de sécurité prédéfinis.

Assistance et formation pour mieux exploiter le logiciel

Une bonne maîtrise du logiciel est nécessaire, non seulement pour minimiser le temps passé en saisie, mais aussi pour que les données soient saisies de la façon la plus pertinente possible.

Cet élément aura notamment une incidence sur la fiabilité des tableaux de bord (par exemple, la saisie des distances ou des codes postaux peut conditionner le calcul de frais kilométriques ou les analyses géolocalisées). Inutile d’acquérir une solution onéreuse et complexe si elle est sous-exploitée !

L’auto-formation et la formation du personnel sans déplacement sont de plus en plus facilitées par le multimédia et l’Internet. Ainsi, de nombreux éditeurs proposent désormais de la téléformation, de l’autoformation sur cédérom ou DVD, ou encore des vidéos en ligne.

Tester les différentes offres pour choisir le logiciel adéquat

Les possibilités offertes sont alléchantes, mais tous les logiciels ne les intègrent pas. Pour parer aux évolutions futures, les solutions les plus complètes sont à privilégier. Cependant, la notion de “meilleur logiciel de gestion de cabinet” est relative. D’une offre à l’autre, les fonctions ne sont pas exactement les mêmes, et surtout la meilleure solution dépend des besoins de l’utilisateur lui-même. Les versions de démonstration, proposées par la majorité des éditeurs, permettent de se rendre compte en conditions réelles d’un élément que les plaquettes de publicité ne peuvent que difficilement restituer : l’ergonomie. Des libellés explicites, des éléments actifs facilement identifiables dans l’interface, la possibilité de consulter d’autres rubriques sans quitter la fenêtre en cours, la multiplication des chemins qui permettent d’arriver à une même fonction, une aide contextuelle (touche F1) sont autant d’éléments qui améliorent l’ergonomie d’un logiciel. Les glisser-déposer, par exemple pour déplacer des rendez-vous, font gagner un temps précieux. Le clic droit, désormais entré dans les mœurs, provoque l’affichage d’un menu contextuel sur la plupart des objets critiques. Les versions de démonstration peuvent être limitées dans le temps ou bridées au niveau des fonctionnalités. Si la commande se concrétise, un système qui autorise de conserver les données saisies pendant la période d’essai sera appréciable.

De même, l’adaptation des logiciels à la législation en vigueur (et notamment leur réactivité) est un critère de choix important : registre de délivrance, registres rage et passeports, codes GTIN, etc.

Les modalités de maintenance ont en outre leur importance : pourquoi effectuer soi-même des manipulations complexes, quand un technicien peut le faire à votre place ? Les solutions de prise de main à distance, proposées par plusieurs éditeurs, accélèrent ainsi le dépannage. Les plages horaires de disponibilité sont cependant à vérifier. L’existence de forums dédiés sur le site Internet ou d’un club d’utilisateurs peut être d’une aide précieuse, quelle que soit l’heure.

L’investissement regroupe tout un ensemble d’éléments

Le coût du logiciel et son rapport qualité/prix sont les éléments les plus difficiles à évaluer, car ils ne se limitent pas à l’achat d’une licence isolée. Les autres dépenses qui entrent en ligne de compte sont l’éventuel coût de formation, de l’installation, des licences réseau supplémentaires, de récupération de données préexistantes. Dans le cas d’une installation en réseau, le serveur (ordinateur qui héberge la base de données) peut être l’une des machines clientes, mais il est généralement conseillé, voire obligatoire (selon les logiciels), d’utiliser une machine dédiée. En réseau, l’investissement pour des licences clients supplémentaires peut se présenter sous forme de forfait, être facturé à la machine ou à l’utilisateur en plus.

En outre, il convient de se renseigner sur le coût des modules supplémentaires dans l’éventualité d’évolutions futures, sur le fait que l’assistance et les mises à jour donnent lieu ou non à une facturation séparée, et sur l’inclusion des opérations de maintenance dans le forfait (migration vers un nouveau système, restauration de base corrompue, correction de bugs, évolutions du logiciel, mise aux normes, etc.). La maintenance, même si elle est facultative en théorie, se révèle nécessaire en pratique. Il est judicieux de l’inscrire d’officeau budget !

L’ergonomie du logiciel a également une incidence non négligeable sur le coût global, de par le temps économisé en saisie.

  • (1) Voir le tableau, en version plus détaillée, sur le site WK-Vet.fr, rubrique “Gestion”. Voir aussi le sondage WK-Vet, commenté dans La Semaine Vétérinaire n° 1404 du 7/5/2010 en page 10.

Une solution dématérialisée

Possibilité dans l’air du temps, Vetup propose, depuis 2005, Vetup Manager, un logiciel de gestion de cabinet entièrement en ligne. Seul le navigateur est nécessaire. Cette solution entièrement dématérialisée présente l’avantage d’être accessible avec n’importe quel système, n’importe quelle machine, sans installation préalable. Ce type de solution peut cependant rebuter les usagers qui ne souhaitent pas voir leur base de données sortir entièrement de l’enceinte du cabinet (pour la réalisation de sauvegardes personnelles, l’envoi d’une exportation périodique de la base de données sous un format ouvert est possible sur demande). Les échanges de données entre lenavigateur et le site sont cryptés.

F.-H. M.
Formations e-Learning

Nouveau : Découvrez le premier module
e-Learning du PointVétérinaire.fr sur le thème « L’Épanchement thoracique dans tous ses états »

En savoir plus

Boutique

L’ouvrage ECG du chien et du chat - Diagnostic des arythmies s’engage à fournir à l’étudiant débutant ou au spécialiste en cardiologie une approche pratique du diagnostic électrocardiographique, ainsi que des connaissances approfondies, afin de leur permettre un réel apprentissage dans ce domaine qui a intrigué les praticiens pendant plus d’un siècle. L’association des différentes expériences des auteurs donne de la consistance à l’abord de l’interprétation des tracés ECG effectués chez le chien et le chat.

En savoir plus sur cette nouveauté
Découvrir la boutique du Point Vétérinaire

Agenda des formations

Calendrier des formations pour les vétérinaires et auxiliaires vétérinaires

Retrouvez les différentes formations, évènements, congrès qui seront organisés dans les mois à venir. Vous pouvez cibler votre recherche par date, domaine d'activité, ou situation géographique.

En savoir plus


Inscrivez-vous gratuitement à nos Newsletters

Recevez tous les jours nos actualités, comme plus de 170 000 acteurs du monde vétérinaire.

Vidéo : Comment s'inscrire aux lettres d'informations du Point Vétérinaire

Retrouvez-nous sur
Abonné à La Semaine Vétérinaire, retrouvez
votre revue dans l'application Le Point Vétérinaire.fr