Le tableau de bord de gestion évite la sortie de route

Les actions pour redresser l’entreprise sont souvent décidées trop tard et dans la précipitation, faute d’anticipation. Mais comment obtenir l’information en amont ? S’interroger ainsi, c’est éviter d’avoir un jour à poser cette question : « Pardon, monsieur le banquier, pouvez-vous accepter mes traites pour mon fournisseur ? Je suis dans le rouge, mais cela va s’arranger. »

Instaurer un tableau de bord avec l’aide de son expert-comptable permet de se placer dans une position plus proactive. Cela établit un dialogue fondé sur l’anticipation, plutôt que tourné vers le passé, qui met le praticien devant le fait accompli. Les indicateurs de ce tableau de bord sont à choisir avec attention. Dans ce domaine, un certain nombre de pistes, qui relèvent d’une part du métier de vétérinaire, d’autre part de la structure d’exercice, doivent être explorées. Les clés du bon pilotage de la structure tournent autour de points qui peuvent nécessiter préalablement un audit stratégique.

Les principaux points à analyser sont :

– la formation de la marge brute ;

– le management des équipes ;

– la relation avec le client ;

– la relation avec le fournisseur ;

– la gestion du planning du personnel ;

– la gestion générale des ressources humaines.

Il faut pour cela :

– s’appuyer sur les qualités de l’équipe ;

– améliorer ses points faibles ;

– savoir qui fait quoi ;

– éviter les manques, les doublons ;

– favoriser la cohésion.

Prenons l’exemple du processus achat-vente et des facteurs à étudier pour garantir sa bonne gestion. Tout d’abord, le professionnel devra être vigilant vis-à-vis de sa politique d’achat. En effet, que dire d’une gestion qui, sous couvert de vouloir obtenir les meilleures remises, serait à l’origine d’un stock manifestement inadapté par rapport aux besoins du cabinet ? Ce stock trop élevé engendrerait une difficulté de trésorerie génératrice de frais d’agios et de périmés invendus.

La maîtrise du processus achat-vente sera donc à suivre sur les deux autres plans que sont la gestion du stock et la maîtrise de la marge. La dernière loi de modernisation de l’économie a changé la donne en matière de délai de paiement. Les fournisseurs du cabinet vétérinaire sont désormais tenus de respecter des délais de règlement de soixante jours au maximum. Il est donc important de créer une véritable expertise en matière d’achats et de négociation commerciale ou, pourquoi pas, de se regrouper avec des confrères.

L’offre devra aussi être adaptée aux attentes des clients, en allant par exemple vers le conseil en alimentation, soins et prophylaxie. Tout cela passe par le suivi de la rotation des stocks, des invendus et des périmés.

En résumé, il faut rechercher le meilleur prix d’achat pour les meilleures quantités.

La maîtrise de la marge brute est aussi un point à analyser.

Elle passe par un suivi mensuel en valeur absolue et un suivi de la contribution à la marge de chaque type de ventes.

Les cinq questions clés sont :

– qui est responsable de chaque laboratoire ?

– comment procéder pour mieux négocier face à un représentant ?

– comment éviter les commandes en doublon ?

– comment mieux gérer le stock de la clinique ?

– comment réussir à diminuer la valeur du stock de la clinique ?

Optimiser les ventes par le prix stratégique : il s’agit de trouver le bon équilibre entre le prix de vente et la quantité vendue. Pour cela, il faut d’abord savoir ce qui se vend le plus en quantité et connaître le prix appliqué par les concurrents sur ces produits. Par exemple, si le praticien baisse son prix, il doit vendre davantage, car il sera concurrentiel. Sur un produit à rotation rapide en stock, le prix doit être concurrentiel. En revanche, si la rotation est lente ou nulle, le prix doit être élevé.

Ce diagnostic étant posé, il reste la question du suivi régulier pour le dirigeant de la clinique vétérinaire. Il convient donc de mettre en place des indicateurs qui lui parlent :

– évolution du chiffre d’affaires ;

– évolution de la marge en euros ;

– évolution de la masse salariale ;

– prélèvements du dirigeant.

Ils mettent en exergue les dérapages par rapport au business plan (voir tableau ci-contre).

Le dernier enjeu est celui du management de l’équipe.

Le premier point est la motivation et la responsabilisation. Le vétérinaire ne doit pas hésiter à fixer des objectifs chiffrés au personnel. Une partie du tableau de bord mensuel pourra d’ailleurs être communiquée à toute l’équipe pour entretenir la motivation. Afin d’être efficaces, il convient en effet que ces objectifs soient mesurables et s’accompagnent, au besoin, de formations.

Les cinq questions en matière de ressources humaines se résument ainsi :

– quels sont les objectifs actuels ?

– quels sont les critères clés pour la fixation des objectifs (chiffre d’affaires, relation clients, relation fournisseurs, comportement, etc.) ?

– quels sont les objectifs collectifs ?

– quels sont les objectifs individuels selon la fonction exercée (vétérinaire, auxiliaire, etc.) ?

– quid de l’organisation d’un entretien annuel pour le suivi des objectifs et des missions de chaque collaborateur ?

Le second point est la rémunération (challenges, primes sur objectif, intéressement). Il s’agit, pourquoi pas, de mettre en place un système d’intéressement, faisant ainsi l’économie de charges sociales pour le cabinet et de l’impôt sur le revenu pour le salarié. Le partenariat sera alors gagnant-gagnant.

Pour réussir le management de son équipe, le dirigeant de la clinique devra également prendre en considération les attentes de ses employés.

Le plan d’action résultant du diagnostic précédent devra permettre de répondre aux questions suivantes :

– comment optimiser la marge brute par la politique d’achat ?

– comment optimiser la marge brute par la politique de vente ?

– comment optimiser les coûts de distribution par l’optimisation des charges de personnel (adaptée au flux de clientèle) ?

– comment développer, par l’accueil, la fidélisation, donc la motivation des ressources humaines ?

– comment gérer au mieux le niveau des stocks dans la structure ?

Etablir un bon diagnostic, choisir des outils de pilotage bien adaptés, réaliser un suivi régulier des performances de la structure et mettre en place un plan d’action efficace sont autant de gestes qui doivent permettre au confrère d’améliorer les résultats du cabinet vétérinaire.

Tel un GPS, le tableau de bord permet à la clinique vétérinaire de tracer sa route, et surtout de la suivre !