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Gestion administrative
Gestion
QUESTIONS/RÉPONSES
Auteur(s) : Sophie Czuwak
Relevés de compte, déclaration de revenus, bulletins de paye : le temps de conservation de chaque document est important, notamment dans le cadre d’une action en justice.
Ils varient selon les informations contenues dans les documents. Ces derniers ont une fonction de preuve, ce qui explique pourquoi la durée de conservation est généralement calquée sur les délais de prescription des actions en justice. En matière civile, depuis la loi du 17juin 2008, celles-ci doivent être exercées avant l’expiration des cinq années qui suivent la réalisation du dommage, ce délai commençant à courir à compter du jour où le titulaire a connu ou auraitdûconnaître son droit. La durée de conservation de nombreux documents est donc de cinq ans au moins. Les actions en matière fiscale sont prescrites par trois ans.
Tous les éléments relatifs à un prêt (à la consommation ou immobilier) doivent être conservés durant toute la durée de celui-ci et jusqu’à deux années après le versement de la dernière échéance de l’emprunt. Les relevés de comptes, de virements, de prélèvements, de remises de sommes effectuées au guichet d’une banque et les talons de chèques doivent être conservés cinq ans. S’ils portent sur une créance encoredueauxtermesdescinqans,ilest conseillé de les conserver au-delà.
Pour un contrat d’assurance habitation ou automobile en cours, il faut conserver pendant son temps d’application, puis durant les deux années qui suivent sa résiliation, d’une part tous les documents qui y ont trait (contrat et versement des sommes), d’autre part les factures d’achat et de réparation des biens couverts.
Les contrats d’assurance vie et d’assurance décès sont à conserver au-delà de dix ans après qu’ils ont pris fin, car le bénéficiaire d’une assurance vie dispose de dix ans pour faire valoir ses droits, délai qui ne commence à courir qu’à partir du jour où il a eu connaissance de cette assurance.
Les documents relatifs à l’impôt sur le revenu (déclarations, impositions) doivent être conservés plus de trois ans, c’est-à-dire jusqu’à la fin de la troisième année qui suit celle au titre de laquelle l’imposition est due (parexemple,les documents de la déclaration de revenus 2007 pourront être détruits au 31 décembre 2010). Les avis d’impôt locaux sont à garder jusqu’à la fin de l’année au titre de laquelle l’imposition est due. Pour les documents écrits qui servent à établir la preuve du paiement des impôts, le délai de conservation est de quatre ans.
Tous les employeurs doivent tenir à jour un registre unique du personnel, où figurent les entrées et les sorties de chaque salarié, ainsi que les mentions obligatoires le concernant (nom et prénom,qualification, emploi, condition et durée et contrat, etc.). Ces indications sont à conserver cinq ans à compter du départ du salarié.
L’employeur est tenu de garder le double des bulletins de paie pendant cinq ans. Depuis une loi de mai 2008, cette conservation peut être effectuée sous forme dématérialisée, ce qui permet également au chef d’entreprise de délivrer les fiches de paye sous forme électronique, à condition que le salarié soit d’accord.
Les documents de contrôle et de vérification, qui peuvent être rassemblés dans un registre de sécurité, au titre du respect des règles d’hygiène et de sécurité, doivent aussi être conservés cinq ans par l’employeur, sauf s’il existe des dispositions particulières.
De son côté, le salarié a intérêt à garder ses bulletins de paye, contrats de travail et tous les documents relatifs à son activité pendant trente ans. Ils seront utiles pour le calcul de sa retraite.
Pour tous les documents comptables, le délai est de dix ans. Sont concernés les résultats comptables, ainsi que les factures et les justificatifs. Il est également recommandé d’appliquer la même durée de conservation pour les documents relatifs à la gestion de l’entreprise.
La fiche client relative aux soins délivrés à un animal est à conserver tout au long de la vie de celui-ci, et cinq ans après sa mort, ce qui correspond au nouveau délai de droit commun de la prescription des actions en justice devant les juridictions civiles. Le délai pour les documents relatifs aux facturations est de deux ans à partir de la date de réalisation de l’acte.
Un vétérinaire sanitaire qui délivre un passeport doit enregistrer les informations, notamment celles relatives à l’animal, au propriétaire, ainsi que le numéro de passeport, sur un support papier ou électronique, et conserver ces éléments pendant quinze ans. Un vétérinaire qui pratique un vaccin antirabique est tenu de le mentionner sur le passeport de l’animal. Il doit conserver pendant une année le numéro du passeport, la date d’injection du vaccin et le numéro d’identité de l’animal.
• Concernant la famille. Tous les actes d’état civil, ainsi que le livret de famille, doivent être conservés indéfiniment. Il en va de même pour les actes de mariage, les jugements de divorce et les testaments et donations.
• Concernant la santé. Les documents de remboursement d’assurance maladie ou d’assurance maternité sont à conserver pendant deux ans. En revanche, ceux qui se rapportent à un accident du travail (remboursements, indemnités journalières, certificats et examens médicaux) doivent être gardés le plus longtemps possible, voire indéfiniment, car il peut être utile d’en faire état en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé, qui peut intervenir plusieurs années après l’accident du travail. D’une façon générale, tous les résultats des examens médicaux, les certificats, le carnet de vaccination (y compris le carnet de santé de l’enfant) doivent être conservés sans limitation de délai, car leur présentation au médecin ou à l’équipe médicale peut être utile.
• Concernant le logement. Pendant la durée du bail et les cinq ans qui suivent sa fin, le contrat de location doit être conservé, ainsi que tous les documents qui se rapportent à cette location : état des lieux, versement d’un dépôt de garantie, quittances des loyers. Pour les factures, le délai de conservation est moins long : un an pour les factures téléphoniques, deux ans pour celles de gaz et d’électricité. Pour les travaux importants (gros œuvre), elles sont à garder pendant trente ans, les travaux de moindre importance exigeant une conservation de tous les documents qui s’y rapportent pendant dix ans.
S. C.Les finalités attachées à la conservation des documents sont multiples. Tantôt elles bénéficient à celui qui en est l’objet. Par exemple, le salarié a intérêt à conserver ses fiches de paye et les conventions de travail conclues au cours de sa carrière pour le calcul de sa retraite. Pour sa part, l’employeur doit garder certains documents pour pouvoir les présenter en cas d’inspection (du travail ou des impôts). La conservation est également nécessaire parce que les documents constituent des éléments de preuve en cas de contentieux. Les délais de conservation de certains d’entre eux sont directement liés à la durée de prescription de certaines actions en justice. Il est donc important de les conserver, soit pour engager une action en justice, soit pour s’en servir en qualité de défendeur.
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