Savoir apprécier les charges de copropriété permet de les contrôler

Est-il possible de contrôler les comptes d’un syndic de copropriété La réponse est oui. Ce contrôle s’exerce à plusieurs niveaux. Tout d’abord, chaque copropriétaire peut contrôler les comptes une fois par an, pendant toute une journée, directement chez le syndic et évidemment consulter toutes les pièces justificatives des dépenses. Mais une fois par an ne veut pas dire à n’importe quel moment. Il doit le faire pendant le laps de temps qui sépare la convocation à l’assemblée générale des copropriétaires pour l’approbation annuelle des comptes et la tenue de ladite assemblée.

Ensuite, le conseil syndical exerce aussi son contrôle. Composé de quelques copropriétaires, il dispose d’un accès permanent aux comptes de la copropriété. Le syndic ne peut pas s’y opposer. Pour remplir cette mission, le conseil peut être assisté de toute personne de son choix, en particulier d’un architecte, d’un expert-comptable ou d’un avocat. Il est donc intéressant de saisir le conseil syndical de votre demande, car il pourra répondre à vos questions.

En outre, la tenue de l’assemblée générale de la copropriété est importante. Il convient d’y assister puisqu’il s’agit d’approuver ou non les comptes annuels. L’approbation se fait à la majorité des copropriétaires présents ou représentés. Ils peuvent soit approuver totalement les comptes, soit les approuver partiellement en émettant des réserves sur certaines dépenses, soit refuser l’approbation. Si l’assemblée approuve les comptes, cela ne signifie pas pour autant que cette approbation, qui est générale, s’applique aux comptes particuliers. Si une erreur est décelée dans votre décompte de charges, il est possible d’obtenir le remboursement du trop perçu.

Le syndic doit établir un budget prévisionnel soumis à l’assemblée et tenir une comptabilité séparée pour chacune des copropriétés. L’existence de ce compte séparé offre aussi un meilleur contrôle et permet de vérifier si les fonds de roulement ne sont pas trop importants. Cela évite, en outre, les confusions de dépenses et de recettes et les compensations entre copropriétés créditrices et débitrices, car le syndic est amené à détenir des fonds de la copropriété. L’existence d’un compte séparé au nom de la copropriété est une obligation. Cette ouverture de compte doit être effectuée par le syndic dans un délai de trois mois à compter de sa désignation. Si cela n’a pas été fait, le mandat du syndic est considéré comme nul. Par exception, il existe un cas où l’existence d’un compte séparé n’est pas requise, lorsque l’assemblée générale des copropriétaires donne au syndic l’autorisation de ne pas ouvrir un tel compte, pour une durée limitée dans le temps. Cette dispense peut être renouvelée, mais devient caduque en cas de changement de syndic. Par ailleurs, si le syndic est bénévole, l’ouverture d’un compte séparé est une règle impérative qui ne connaît aucune exception.

Le règlement de la copropriété établit la répartition des charges

Les copropriétaires ont l’obligation de participer aux charges à proportion de la valeur de leur lot ou de leurs tantièmes de copropriété. Les charges habituelles ou générales sont distinguées de celles engendrées par la demande de services particuliers ou d’équipements collectifs.

Parmi les charges habituelles figurent les honoraires du syndic, les frais de tenue des assemblées, ceux de personnel (concierge ou gardien, par exemple), l’entretien de l’immeuble et des espaces verts, les assurances de la copropriété, l’éclairage et la réfection du gros œuvre. Les autres charges correspondent à la mise en place et l’entretien d’un ascenseur, de l’antenne collective, du chauffage des parties communes, des interphones, etc.

La répartition des charges est établie par le règlement de la copropriété qu’il faut bien lire et relire si nécessaire. Si un copropriétaire estime que la quote-part de charges dépasse de 25 % celle qui devrait être la sienne, il peut engager une action en révision de répartition des charges devant le tribunal de grande instance.