Quelle est la procédure lors d’un contrôle de l’Urssaf ? - La Semaine Vétérinaire n° 1324 du 29/08/2008
La Semaine Vétérinaire n° 1324 du 29/08/2008

Cotisations sociales

Gestion

QUESTIONS/RÉPONSES

Auteur(s) : Sophie Czuwack

Tout travailleur indépendant ou employeur peut faire l’objet d’une vérification relative au respect des dispositions en matière de cotisations sociales et patronales.

L’Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales (Urssaf) a pour mission principale de collecter les cotisations sociales, patronales, la CSG et la CRDS, essentiellement pour financer les prestations du régime général de Sécurité sociale. Dans ce cadre, elle exerce des missions de contrôle de l’application de la réglementation. Elle est aussi compétente en matière de lutte contre le travail dissimulé.

1 QUEL EST L’OBJET DU CONTRÔLE PAR L’URSSAF ?

Dans la mesure où le versement des cotisations sociales est effectué à partir d’une déclaration de l’employeur aux organismes de Sécurité sociale, ces derniers, via l’Urssaf, disposent du pouvoir de vérifier la réalité de la déclaration, donc le respect des dispositions législatives et réglementaires qui fixent les règles et le montant des cotisations. Ce contrôle s’adresse à tout employeur, qu’il exerce à titre personnel ou sous la forme de société, ainsi qu’à l’ensemble des travailleurs indépendants.

2 COMMENT LA VÉRIFICATION EST-ELLE ANNONCÉE ?

Lorsqu’elle exerce son pouvoir de contrôle en matière de recouvrement des cotisations sociales, l’Urssaf doit prévenir l’employeur de ses intentions (la situation est différente dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé). Elle doit lui adresser un avis de contrôle, par lettre recommandée avec accusé de réception, qui doit parvenir quinze jours avant la date fixée pour la visite de l’inspecteur.

3 QUELS SONT LES DOCUMENTS À FOURNIR ?

Le contrôle est effectué à partir des pièces dont dispose l’employeur et qui se rapportent au versement des cotisations sociales, c’est-à-dire, plus largement, à l’application de la législation sociale. Les documents demandés et à présenter sont les bordereaux de cotisation, les avis de versement à l’assurance chômage, les déclarations de régularisation annuelle, les bulletins de salaires, les dossiers du personnel et les contrats de travail. Les documents comptables figurent aussi dans la liste des actes à fournir, au même titre que les liasses fiscales et les avis d’imposition. Les justificatifs au paiement des frais divers supportés par l’employeur sont à conserver et à présenter à l’inspecteur. En outre, il convient également de communiquer tout document qui permet de connaître la situation juridique de la société, qu’il s’agisse des statuts et des enregistrements ou des actes des juridictions faisant état d’un litige avec l’employeur (notamment les jugements des juridictions prud’homales).

4 QUELLES PEUVENT ÊTRE LES SUITES DE L’INSPECTION ?

A l’issue de la vérification des documents, l’inspecteur doit informer l’employeur des suites de l’inspection. Il peut l’avertir qu’il a bien respecté la législation, lui faire part d’observations ou encore l’informer que des régularisations sont à réaliser. Ces indications doivent figurer dans une lettre dite “lettre d’observations”. Si des régularisations sont annoncées, l’employeur dispose de trente jours pour faire parvenir ses observations à l’inspecteur. Ce dernier répond par écrit à l’ensemble des remarques. Cette formalité doit précéder une mise en demeure de régulariser le versement des cotisations.

CONSEILS PRATIQUES

• Conserver tous les documents. Le contrôle effectué par les inspecteurs de l’Urssaf vise à vérifier l’application des dispositions en matière de Sécurité sociale au cours des trois années civiles précédentes (2005, 2006 et 2007 pour un contrôle effectué en 2008). Toutefois, l’inspecteur peut demander la communication des documents afférant aux années antérieures. Il est donc nécessaire de conserver toutes les pièces susceptibles de lui être communiquées, même celles qui concernent les salariés qui ont quitté la société.

• Contester un redressement. Après la mise en demeure, l’employeur dispose d’un mois pour contester le redressement. Il doit alors saisir la commission de recours amiable (CRA) de l’Urssaf par un courrier recommandé avec accusé de réception adressé au président de la commission. Cette dernière a trente jours pour rendre sa décision et la notifier par une lettre simple ou recommandée. L’absence de réponse dans ce délai équivaut à un refus implicite d’accéder à la réclamation. La décision de rejet de la commission, explicite ou implicite, peut également être contestée auprès du tribunal des affaires de Sécurité sociale (TASS). La procédure est gratuite et le recours à un avocat est facultatif. Il suffit d’envoyer une requête au secrétariat de la juridiction via un formulaire disponible auprès du tribunal, par lettre recommandée avec accusé de réception, dans le délai de deux mois à compter de la date de la notification de la décision de la commission ou de l’expiration des trente jours en cas d’absence écrite de la commission.

Questions fréquentes

• Où et comment se déroule le contrôle ? La plupart du temps, le contrôle se fait sur pièces ou sur place. Dans le premier cas, la vérification a lieu sur le site de l’Urssaf. Dans le second, elle se déroule chez l’employeur, dans ses locaux professionnels, ce qui permet notamment à l’inspecteur de consulter les informations contenues dans un ordinateur. Dans l’une ou l’autre situation, seuls les inspecteurs de l’Urssaf peuvent réaliser le contrôle. Si des stagiaires ou d’autres personnes sont présentes, elles sont placées sous la responsabilité de l’inspecteur dont la présence est toujours requise.

• En quoi consiste le contrôle par échantillonnage ? Depuis le 1er septembre dernier, les inspecteurs de l’Urssaf peuvent utiliser des méthodes de vérification par échantillonnage ou extrapolation. Il s’agit d’extraire des données des fichiers informatiques pour, à partir de calculs de statistiques, établir des considérations générales sur l’application des dispositions légales ou réglementaires. Avant la mise en œuvre de cette méthode, l’inspecteur doit en informer l’employeur qui dispose d’un droit d’opposition, notifiée par écrit dans les quinze jours. Passé ce délai, le recours à cette méthode est considéré comme accepté.

• Quelles sont les informations mentionnées sur l’avis de contrôle ? Il doit indiquer la date et l’heure de la visite de l’inspecteur. L’identité de l’inspecteur et, le cas échéant, celle des personnes qui l’accompagnent sont aussi à mentionner. L’avis indique également la liste des documents que l’employeur devra mettre à la disposition de l’inspecteur. Il précise que l’employeur peut se faire assister par le conseil de son choix. En dernier lieu, il mentionne l’existence de la « charte du cotisant » qui sera remise à l’employeur avant tout contrôle. Elle explique le déroulement du contrôle et permet à l’employeur de connaître ses droits et obligations au moment et après la vérification.

S. C.
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